石建明
平泉市市场监督管理局，河北 承德 067500
摘要：当前，中国经济发展迅速，中国特色社会主义市场经济将进入一个新时代。中国经济近年来多产业融合发展在促进国民经济发展中发挥了重要作用。公司档案是公司内部的宝贵财富，是一种保护公司合法权益的重要数据材料。但是，由于各种内部和外部因素的影响，我国大多数公司档案的价值没有得到有效利用。尽管一些大公司在档案管理方面做得很好，但是不可否认的是，大多数公司在档案管理方面仍然存在许多问题。本文主要探讨了新时代公司的档案管理效能问题，并进一步提出了提高档案管理效能的措施和建议[1]。
关键词：企业；档案管理；信息化
引言
档案信息化建设是档案管理的发展趋势。企业是否实施档案信息化建设很大程度上取决于档案信息化能否为企业产生价值。本文提出了企业实施档案信息化的三派观点，并围绕经济效益、人力成本和社会效益进行思考和分析，以期对尚未或计划开展企业信息化档案建设的企业提供参考和依据[2]。
1 企业档案信息化的必要性
1.1 企业档案信息化建设是企业文档一体化办公趋势加强的重要选择
由于网络信息化的不断发展，催生了电子文件，当前企业档案信息化发展的方向已经向着文档一体化的趋势发展，其不仅使得档案管理系统和企业的生产、经营、服务、文书处理等业务相融合，而且还进一步提高了工作的效率，降低了生产成本。然而，由于现阶段企业档案信息化程度较低，档案管理工作与实际的生产经营管理等业务融合较为困难，所以，在企业档案信息化管理逐渐发展的前提下，企业要想得以健康发展，就必须加快档案信息化建设。
1.2 企业档案信息化建设是增强企业市场竞争力的重要途径
随着信息时代的发展，给企业带来机遇的同时也带来新的挑战，每个企业都希望能够及时了解重要的市场信息和自身的优势与劣势。对于市场信息来说，其具有时效性、全面性和准确性，所以必须及时收集、存储有关信息，并将收集来的信息进行及时归档。只有全面分析、对比有关信息，并在最短的时间内得出分析结果，才有利于企业作出正确决策。为此，企业档案信息化建设对于企业的发展来说至关重要。
2 企业档案管理效能管理问题分析
2.1 企业档案管理体系不健全
根据一项调查，超过60%的企业现在存在不完整的公司档案管理系统的问题。随着行业改革的不断发展，档案管理系统也在发生变化。但是由于管理人员对档案管理的缺乏重视，大多数企业档案管理系统没有及时更新，导致企业档案管理系统不完整。企业档案管理系统不完善，运行档案管理位置设置不正确，人员职责不明确。档案管理缺乏评估和监督，管理是正式而广泛的管理，缺乏健全的档案问责制度，缺乏对违反档案管理的监督和惩罚。
2.2 档案管理人员素质不高，管理质量较差
档案管理人员素质低下是限制当前档案管理效能的关键因素之一。根据一项调查，67.54%的档案管理员工没有经过专门的培训，并且档案管理缺乏专业才。现有人员不熟悉档案管理过程和分类，尤其是收集、分类、归档、存储和咨询档案数据的企业过程。一些公司使用兼职人员来管理档案，这不是很有效。一些兼职员工在没有评估和监督的情况下无法组织、分类、归档或有效访问档案资源，从而导致个人数据不准确。
3 企业档案管理信息化建设优化措施
3.1 建立档案信息化管理系统
企业在档案管理信息化建设过程中，需要重点加强档案信息化管理系统，具体主要包括两方面内容：其一，提高档案管理效率：在档案管理过程中，档案信息化管理成为提高其管理的重要保障。
企业要根据档案管理的需要，结合企业当前具体实际情况，深入分析具体业务流程，结合企业的行业特点，要有针对性地设计档案信息管理系统，将相关档案信息纳入档案信息管理系统当中，实现档案的信息化管理目标。其二，完善文件信息管理系统：实现藏纸质档案信息化，通过扫描、影像等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化档案，建立电子档案管理系统。针对当前这个系统而言，能够兼容不同文件格式的存在，兼容企业使用的各类软件。通过当前管理信息化建设，有助于提高企业档案管理水平，使得档案管理效率得到提升，促进企业的长足发展。
3.2 制定档案信息化建设的制度与方案，加强质量控制
对于档案信息化来说，其基础在于实现档案数据管理的标准化和规范化。如果没有统一的标准就不能整合与共享档案数据，实现档案信息建设。为此，企业在进行档案信息化建设的初期，就必须制定与之相关的标准和规范，才能真正从根本上解决档案数字化和信息化的缺陷。在制定档案信息化建设方案的过程中，必须严格遵守档案信息化建设的有关制度。制定好档案信息化建设方案，才能进一步推动企业档案信息化建设。
3.3 转变传统观念，培养积极服务企业和社会的思想
首先，企业的档案管理人员需要转变服务意识，变被动服务为主动服务，并树立开放意识，只有这样才能确保档案管理工作不局限于为有关人员提供查询服务，才能真正深层次挖掘档案信息资源。为此，对于企业档案部门来说，应当转变思想，充分认识到档案管理信息化的重要意义，并真正将档案信息化管理工作纳入企业重要的战略体系，使得企业的档案资源得以有效利用。同时，还应当加大对档案信息化建设的投入，进一步加快档案信息化建设，使其服务更加多元。
3.4 保证档案管理环境设施规范和达标
提高档案管理效能应与专业的高质量档案管理设施相匹配。档案的管理政策，保密性和专业要求应集中于归档管理职责，职位意识和培养政治素养。具体来说，应专注于对新员工的信息技术教育和培训，确保新员工提高他们的文档管理专业知识，提高他们的管理水平，并进一步实施完整的文档管理系统。应注意对工作场所员工进行的档案管理方面的持续教育和培训。随着国家和社会对企业档案管理安全性的更多关注，企业档案的安全性也有所提高。在大数据时代的背景下，在企业档案的保护和遗产保护中使用数字技术是一个重要的研究课题。信息化模式是人类赋予的一种特殊的文化形式。从档案概念突出发展到新时代，档案都是原始的和真实的记录器。
3.5 实现资源整合
对于企业来说，其发展服务的信息基础在于整合资源，收集社会中关于本行业的有关政策、制度和未来发展前景等信息，并加以整合研究，有利于促进企业的发展。为此，企业要根据自身的特点和行业特点来收集相关资料，并在档案管理系统中设立与之相关的版块，可以为专业人士提供便利。同时，要尽可能丰富企业相关信息资源，不仅要对企业所有的档案进行管理，还要收集很多优秀企业甚至是其他同类型企业相关信息。
3.6 健全企业档案管理体系
健全档案管理系统是改善档案管理的首要条件。建立公司的档案管理研究和评估机制，对档案管理人员进行绩效评估，并将评估标准纳入公司的人才管理流程，以实现标准化和标准化发展。从档案管理体系的角度看，要对违反档案管理规范的行为严格追责，形成档案管理系统化，从而提高档案管理的效能。
4 结语
总而言之，企业的档案信息化建设具有较强的整体性，需要制度、设备、人员等全方位的支持。企业在发展的过程中离不开档案信息化工作，为此，只有采取积极的应对措施，并提前做好准备，才能建设好企业的档案信息化，从而使其更加科学规范[3]。
参考文献：
[1]高华,严峰,阮虹.企业档案信息化建设的几点建议[J].天然气与石油,2018,036(003):120-122.
[2]李华.有关企业档案管理信息化建设的几点建议[J].中国科技投资,2016(23).
[3]胡潇潇.关于加强机关事业单位人事档案管理信息化建设的几点建议[J].卷宗,2018(3).