王德文
湖北汉十城际铁路有限责任公司
摘要：铁路建设项目档案管理，主要是结合相关项目档案组卷的规定，对铁路建设项目产生的相关文件材料进行系统地整理与归档。铁路建设项目档案管理工作渗透了从项目立项批复与竣工验收的全过程，包括项目进度、质量、安全与费用管理等。目前，铁路建设项目档案管理还存在一些问题。本文针对铁路建设档案管理中存在的问题及措施进行分析，以及进一步提高铁路工程建设项目档案的管理水平,从而为铁路的建设和发展提供更优质的服务。
关键词：铁路建设；档案管理；问题；措施
1.铁路建设项目档案管理特点
1.1成套性
项目档案来源于铁路建设项目从其立项、预可行性研究、可行性研究、初步设计、施工设计、施工竣工等全过程。在此过程中所产生的大量关于项目建设的文件资料，共同构成相互关联的建设项目档案，具有显著的成套性特点。
1.2专业性
项目档案根据《中国铁路总公司铁路建设项目档案管理办法》的相关规定，纳入建设项目档案收集、归档的文件资料全面、真实地记录、反映了铁路项目建设的专业技术内容。如铁路施工中的工艺、技术、专利、特殊机械设备，涉及到桥梁、轨道、编组站、信号，以及铁路建设施工的验收等产生的专业性文件资料。
1.3动态性
铁路建设项目在竣工完成后，为保证整个项目运营的安全性、可靠性，后期还需要进行大量的试运营，由此所开展的技术改造、线路维护、病害整治等等活动，在此过程中所产生的各种具有保存价值的文件资料均被纳入了收集归档范畴。
1.4周期长
与其他建设项目不同的是，铁路建设项目从其项目立项、预可行性研究、可行性研究，到后期的勘察、设计、施工、竣工验收等，所需时间短则数年，长则数十多年，并需接受项目档案国家验收。周期长的特点，给项目建设档案收集、整理、归档增添了难度。
2.铁路建设档案管理中存在的问题
2.1档案管理责任主体不明确
铁路建设工程现有体制，一般为投资主体多元化，共同合资建造铁路，这就容易使档案产权关系模糊，不能具体分清楚档案管理职责的归属。大多数铁路建设单位都会片面地认为项目档案管理应由上级档案部门负责，与自己无关；也有一些铁路建设单位认为，建设项目开工后，自己只负责建设、施工与监理工作，项目建设形成的文件应该在项目竣工时，由接管维护单位负责归档。这些错误观念的存在，导致部分铁路建设单位中没有或缺少专门的档案管理人员，缺乏相关的档案管理设备与设施，对档案文件随意处置，给档案管理留下许多安全隐患。
2.2档案信息化程度低
铁路建设项目档案目前仍以纸质档案为主，不仅库存空间占用量巨大，而且留存时间过久或使用频繁，使档案破损、风华变脆、字迹变淡、纸张发黄等现象时有发生。这就迫切的需要对铁路建设项目档案进行数字化建设和管理，利用数字档案取代纸质档案的部分使命，以保护档案原件的安全，扩大档案信息的利用范围。
2.3项目档案安全性问题
部分铁路建设单位内部没有设置专门的档案管理库房，或已设置档案管理库房，库房面积达不到档案存放需求，管控措施不够到位，档案装具没有达到相应的要求，档案库房、办公用地和档案阅览室没有相互独立开来。还有些铁路建设单位，在管理档案的时候没有设置专门的库房，项目档案也分散保存在公司的各个部门，针对分散的档案没有建立相应的台账进行管理，大大降低了项目档案的安全性。
2.4档案人员素质不高
铁路建设单位与参建单位因很少设专职档案管理人员，而兼职档案管理人员又缺乏专业水平，不了解归档文件资料的归档范围、组卷及归档要求，导致分类不清楚、组卷不合理、竣工图不齐全等不规范等现象。另外，铁路建设项目具有线路长、专业多等特点，且建设单位的人员存在较大的流动性，档案管理人员调动换岗的情况也较为频繁。大部分情况下，档案管理工作为兼职，人员流动时对档案工作的交接不够重视，常导致档案资料存况不明、流向不清，只有在铁路建设项目竣工验收时，才费劲补充或通过别人的回忆进行编撰，让档案的真实性和完整性因档案人员的失误而受到严重影响。
3.提高铁路建设项目档案管理水平的措施
3.1增强档案意识
铁路建设单位应对档案管理工作的重要性有充分地认识，要想正常开展铁路建设项目，就必须将档案管理工作落到实处。铁路建设单位应利用多种方式对各个铁路各参建单位予以约束，如合同规范、制度等，使之开展完善的档案管理工作。所以，首先要从制度上着手，在勘察设计、委托监理、施工承包合同协议中就档案工作做出明确要求，坚持“谁形成，谁立卷，谁归档”的原则，规范各个单位的档案管理工作，使设计、监理、施工各个环节都对自身的归档职责有清醒的认识。如，在制定勘察设计合同协议时，铁路建设单位应将档案相关文件的编制内容、深度，以及归档的数量、要求、交付时间等，在合同中约定，并明确考核要求。
3.2落实档案管理责任制
首先，按照“统一领导、集中管理”的方针，由专人负责将“纵向到底，横向到边”的建设项目档案管理网络建立起来，在档案人员岗位责任制中具体落实档案的收集、整理与归档任务。其次，基于铁路建设项目档案种类多、内容广、数量大、周期长等特点，对各参建单位提出具体要求，明确建设单位、设计单位、施工单位、监理单位分管档案工作的领导，明确负责档案管理工作的具体人员，明确业务部门兼职档案人员的具体职责，做到责任到人、分工协作并多方配合，以确保铁路建设项目档案的完整性、准确性、系统性。
3.3加快档案信息化设
档案信息化建设是档案事业发展的战略方向，是档案工作现代化的必经之路。要依据“存量数字化、增量电子化”的原则，在铁路建设项目立项后，在与各参建单位签订的协议、合同中，添加要同时移交纸质档案和电子档案的条款，从源头来推进档案信息化建设，并加大对存量档案信息化的投入力度，以及早实现铁路建设项目档案数字化的目标。
3.4加大投入，提高档案安全性
首先建立并完善档案管理制度，同时还要制定档案借阅和档案应急预案制度，选择专门的用房作为档案管理库房，档案管理库房、档案阅览室和办公用地必须相互独立，合理设计库房面积，确保库房面积可以满足未来档案数量增长。如果因为条件有限不能做到档案管理库房、档案阅览室和办公用地相互分开，档案管理库房和档案借阅地点也要尽量隔离开，提高档案管理的安全性。加大人力和物力的投入，并且配置必要的设备，完善库房方管控措施，定期对相应的运行设备进行检查，并且做好详细的记录，确实提高铁建项目档案资料的安全性。
3.5提升档案人员素质
为解决目前铁路建设项目档案管理人员普遍素质较低的情况，铁路档案管理部门需组织专业系统编制相关的档案管理制度和管理标准。同时，在建设项目开工之前和之后，要经常对于档案管理人员进行业务标准、业务技能与专业技术培训，并组织建设项目管理人员到其它单位参观学习，学习他们好的经验做法，以提高档案管理人员素质，促进档案管理业务指导工作的全面提升。
4.结语
近年来，铁路建设项目逐年增加，规模逐年扩大，新技术、新工艺、新设备不断出现，管好铁路建设项目档案成为一个不容忽视的课题。因此加强和规范铁路建设项目档案标准化、系统化、完整性、准确性的管理，对确保铁路建设项目优质高效地建成和运营，以及实现我国国民经济快速发展都有重要的意义。
参考文献
[1]浅谈铁路建设项目档案管理工作[J].史凤明.中小企业管理与科技(上旬刊).2019(10)
[2]规范铁路项目档案助力精品工程建设[J].崔红.中国档案.2019(07)