云南省保山市昌宁县珠街彝族乡社会保障服务中心 678114
摘要：近十年来，随着我国信息技术的不断发展，电子档案管理广泛应用到档案管理领域中，不仅能够有效提高档案管理的效率，同时也能够提升档案管理的准确性，但在实际电子档案管理过程中，容易出现各种各样的问题，对电子档案管理工作造成影响，急需相关部门进行解决。本文从电子档案管理的意义、电子档案管理中存在的问题、完善电子档案管理的具体措施等几个方面进行分析，如何提升电子档案管理的效果，促进我国电子档案管理的发展。
关键词：档案管理；电子档案；具体措施；存在的问题
引言
随着时代的发展，传统档案管理方式已经无法满足单位发展的需求，在收集、保存、管理的过程中耗费大量的人力物力资源，其效率相对缓慢，档案管理效果也会较差，因此，各行业单位逐渐重视电子档案管理的重要性，将电子档案管理模式应用到实际档案管理中，从而对单位档案进行全面管理，为单位发展做出贡献。
一、电子档案管理的意义
电子档案管理能够改变传统的档案管理方式，有效提高档案管理的效果，对现代化档案管理发展具有以下几方面意义：第一，提高档案管理的效率。电子档案管理是利用电子计算机技术进行档案储存、收集、管理，快速完成档案调取工作，大大提高档案管理的效率。第二，延长档案管理的时间。在传统的档案管理模式下，都会利用纸张进行档案存储，但由于纸张在长时间储存过程中会受到天气和外界环境的影响，造成破损、变色，不利于档案管理，从而导致档案管理的时间较短，但利用电子档案进行管理能够利用计算机对档案进行储存，大大延长档案管理的时间。第三，能够详细化进行档案管理，由于电子档案管理是利用计算机进行管理，能够对档案管理内容详细规划，当人们对档案进行搜寻时，通过关键词组、时间数据等内容进行快速查询，从而提高档案管理的精确化。
二、电子档案管理中存在的问题
（一）缺乏电子档案管理的人才
想要在单位中广泛应用电子档案管理，就需要相关的档案管理人员具有专业的素养，其中包括计算机技术、信息化办公技术、软件应用能力等方面技术，但在实际应用过程中，很多管理人员并不具有专业的电子档案管理能力，从而造成电子档案管理效果较差，不利于电子档案管理的发展。
（二）电子档案管理设备落后
电子档案管理设备也是档案管理发展的基础，良好的设备不仅能够提高档案管理的效率，同时也能够对档案进行详细分析，促进电子档案管理的发展。但很多单位对档案管理不够重视，档案管理设备不能够及时进行更新，从而影响档案的收集、储存、分析效率，甚至出现数据丢失，对单位档案管理造成影响。
（三）无法建立完善的数据管理平台
在电子档案管理过程中，很多档案内容都是通过大数据平台进行分析和管理的，从而实现档案数据的储存工作，并且更有利于查询工作。但由于我国电子档案管理技术应用时间较短，很难建立完善的数据管理平台，从而导致电子档案管理过程中，出现数据丢失、档案管理不完善、数据对比效果较差等情况，对档案管理工作造成影响。
（四）缺乏有效的防护措施
由于电子档案管理是利用计算机进行工作，从而导致档案管理过程中普遍存在网络安全隐患，需要相关部门加强档案管理防护措施，提高档案管理的安全性。但在实际档案管理过程中，很多单位的安全防护意识不足，无法建立有效的防护措施，从而造成档案丢失，影响单位的发展。
三、完善电子档案管理的具体措施
（一）建立专业的电子档案管理团队
优秀的管理人才是电子档案工作发展的基础，因此需要建立专业的电子档案管理团队。具体需要做到以下几个方面：第一，开展培训工作。相关单位要重视人才培训工作，对管理人才进行技术培训，提高管理人员的档案管理能力，促进电子档案管理的发展。第二，提高管理人员信息技术能力。确保管理人员能够掌握相关的电子信息技术，从而提高管理人员的计算机操作能力，将电子档案管理应用到实际工作中。第三，注重人才储备工作。在人才招聘时，要招聘具有高素质计算机技术的人才，同时也要具有创新意识，从而保障全新的电子档案管理技术能够应用实际工作中。
（二）为电子档案发展提供良好的设备基础
计算机硬件设备是电子档案发展的基础，因此，需要单位及时对计算机设备进行更新换代，确保计算机硬件设备能够满足电子档案管理的需求。在日常档案管理工作中，要制定相关的维护计划，对计算机硬件设备和软件系统进行检查，及时发现运行过程中存在的问题，从而对设备和软件系统进行改善，从而保障电子档案工作能够正常运行，提高档案数据的安全性，提高档案管理工作的质量。
（三）建立完善的数据管理平台
想要提高电子档案管理的实际效果，需要相关单位建立完善的数据管理平台，将档案管理数据上传到大数据平台中，从而实现档案长期管理的目的。另外，在整个过程中，也能够对数据进行分析，为未来单位档案查询、管理工作提供高效的通道，促进电子档案管理发展。
（四）建立有效的防护措施
在现代网络时代的背景下，网络信息安全性，是各行业十分关注的话题，缺乏有效的防护措施，不仅会影响电子档案管理的质量，同时也会给单位造成严重的经济损失。因此，需要在实际的档案管理过程中，建立有效的防护措施，对档案数据添加安全密码，防止档案信息丢失、泄漏等情况。同时也要树立档案安全管理制度，对相关的档案数据库进行备份，确保档案数据的完整性。另外，也要在电子档案网络中建立安全防护措施，提高网络的安全，防止犯罪分子对档案数据进行盗窃，确保电子档案管理能够平稳发展。
四、结束语
总而言之，在现代信息背景下，电子档案管理模式是未来档案管理工作发展的趋势，因此，需要在实际工作中建立完善的档案管理措施，提高档案管理的安全性，促进电子档案管理发展。
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