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摘要：网络信息技术的发展为人们的生活和社会的发展带来了极大的便利，在大环境之下，传统的档案管理模式显然已经不能顺应时代的发展，出现了滞后的现象，要想在档案管理工作中起到更加高效的作用，利用网络信息化手段则能改变传统方式中的弊端，在一定程度上提高档案处理的效率，对于档案信息的整理和查阅更加方便，大大促进了档案的管理工作。
关键词：信息化技术；档案管理；应用价值
1档案信息化建设的意义与优势
档案信息化是在国家档案建设管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。档案管理模式从以档案实体保管和利用为重点，向以档案信息的数字化存储和提供利用为重心转变，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。档案信息化建设必须遵循三条基本原则，即文档一体化、双轨制和确保网络安全。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术武装档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的信息化水平。
档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境下档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。档案信息化建设对档案工作的提升增效起着积极意义：第一，档案管理工作专业性强、涉及面广、种类多、数量大、利用频繁，传统的档案检索方式需要通过人力去翻阅、查找，档案检索较繁琐、工作量较大，费时又费力。引入档案信息化技术来管理档案,可以实现快捷检索,提高效率。第二，档案管理工作的根本目的是提供利用,对纸质档案进行数字化加工，转化为数字档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，可以及时提供利用，实现资源共享。提高了传统档案信息服务的效率和档案价值的挖掘，还能避免因为自然或人为的灾害造成的损失，增强了对档案原件的保护。第三，积极推进档案信息化建设，将现代信息技术全面应用到档案工作中，能更大程度地满足利用者的需求，提升档案工作的效率和质量，从而推动档案事业发展战略转型。
2信息化技术在档案管理中的应用现状
2.1制度标准亟待规范
众所周知，各项工作的顺利开展都需要规范合理的制度标准来做保障，打基础。档案信息化建设工作也不例外，相关制度和标准的制定和执行也是档案信息化建设事业顺利进行的保障。在目前的档案信息化建设过程中，存在建设标准、管理制度、信息系统标准、数据库结构标准等方面没有一个统一的规范，这非常不利于档案信息化事业的发展。
2.2专业人才的缺乏
人才是档案信息化建设事业中最重要的建设资源,档案信息化建设是庞大的系统工程，各方面各层级都需要大量的信息化人才，引进档案信息化人才，人才兴档是档案事业发展战略转型的关键因素之一。现今很多档案工作者仍抱有传统的理念，自身综合素质偏低，未能掌握档案信息化建设技术，现有的技术能力、管理经验等难以适应档案信息化建设的发展需求，档案部门也受自身和社会地位限制，难以引进信息化人才，并且，档案部门现有的信息化人才还在逐渐流失,这样一来，就导致了档案信息化人才缺乏。另外,没有一个规范的档案信息化技术培训管理体系，也是造成档案信息化专业人才严重缺乏的原因之一。总之,档案管理工作存在人员结构不合理,信息化人才的配置严重不足,专业素质待提高等问题。这些都严重阻碍着档案信息化建设的发展，成为发展进程中最大瓶颈，从而一定程度上制约了档案事业发展战略转型。
2.3档案信息化技术不成熟
我国互联网在20世纪末逐渐兴起，随后信息化管理逐渐被重视。
档案信息化建设是一项网络系统工作，计算机系统和网络都有一定的安全隐患，对网络技术的要求也较高，由于技术不完善，互联网信息技术取代传统档案管理方式存在一定安全问题，网络病毒和黑客攻击等情况，使档案信息有泄露丢失风险。档案信息化建设中最重要一环就是将纸质档案转变为信息化存储。需要采用扫描仪将纸质档案的信息转化为电子文档，扫描的精度和准确度影响着最终成品的质量，扫描仪器质量参差不齐，扫描人员技术水平不一，会导致电子档案质量难以保证。档案信息化存储的技术不一定达标，存储系统的稳定有待进一步发展。目前档案信息化实践中，档案信息化的存储方式主要是用电子文件，电子文件存储有一定时间期限限制，无法完全满足档案管理信息化的存储要求。
3信息化技术在档案管理中的应用价值
3.1提升档案管理的安全性
传统的纸质管理方式很容易造成文件受潮和损坏，当档案文件累积到一定数量之后，查找起来相当困难。另外，档案存放场所不断被占据，在实际工作中出现诸多的不便。而利用信息化技术来开展档案管理工作，只需将有限的工作信息放进无限的网络空间，并且在智能化技术的帮助下，档案的管理会形成一套智能的体系，既能避免档案受到损坏，也能方便查找，有效解决了纸质档案出现的各种问题，提升档案管理的安全性和储存量。
3.2提升档案管理工作效率
在档案管理工作中，传统的方式会利用到大量的人力进行收集和整理，在增加了人力的同时，也浪费了大量的时间成本，形成效率低下的状态，还降低了工作人员的积极性。而在信息化发展的当下，将档案数据存放进电脑中，无须人工进行具体的分类和保存操作，在电脑上工作，极大节约了人力成本，也提升了档案管理的工作效率。
3.3提高档案的利用率
在社会的不断发展中，对于单位的档案管理工作已经有越来越高的要求，档案管理工作也需要跟上时代的步伐。利用信息化技术执行档案管理工作，只需一台电脑就能将数据信息记录在内，除了工作上便捷外，在对信息进行查阅和调取时也更加方便，档案被做成一个统一的文件，能够满足一键查找或是一键发送，大大提升了档案的传输速度和管理效率，也让档案管理工作的价值得到最大化利用。
3.4做到档案管理资源共享
信息化技术极大满足了当代社会的发展需求，在不同的行业中，实现资源共享的优势。对于档案管理工作来说，信息化技术将档案上传到专门的平台和媒介上，这些平台多是单位自己的系统平台，能够在上面与他人进行互动和信息共享，如有需要对外的文件签署、人员信息等，可以直接通过网络平台进行操作，让档案管理更加透明。同时，单位可以通过档案信息化管理实现行政信息的公开，利用网络技术与民众进行互动，实现信息的公开透明，同时实现资源共享，促进社会发展。
3.5提升档案管理人员的综合素质
在信息化时代发展中，要想达到单位和档案管理共同进步，需要提升档案管理人员的综合素质，在利用信息化技术开展档案管理工作时，必须要进行系统且专业的知识学习，掌握网络信息化的相关技术，更好地开展档案管理工作。同时，单位也需要注重人员的培养和学习，以专业化的标准要求档案管理人员，加强其整体素质和能力的提升，为管理工作提供保障。
结语
综上所述，在信息化时代背景下，行政档案管理工作也要顺应时代的发展，结合多功能的信息技术，提升单位的档案管理水平，借助信息化发展的优势，提升档案的综合管理能力。
参考文献
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