广西机电职业技术学院
摘要：本文提出了适合我国高校的采购管理模式，并基于产品结构开发了以订单为核心的采购管理系统。结合高校的信息管理现状，实现了一系列流程的标准化，例如申请采购、订购、采购检验、合格的产品仓储等。通过设计物料清单的开发设计，设计了采购物料清单，实现了物料需求计划的基本功能，从而提高了采购计划的效率和准确性。应用结果证明，所设计的采购管理系统具有良好的实际应用效果。
关键词：高校；采购管理系统；设计；实现
采购管理作为物流和资金流动的重要组成部分，在确保信息的正常流动和交货期限，降低成本等方面发挥着重要作用。采购计划的制定是一项费时费力的工作，由于对采购的不切实际的分析，采购部门的工作人员经常下错订单，对高校造成不必要的损失。一个有效的高校采购管理系统可以大大提高采购部门的工作效率，并降低成本。
一、采购计划和采购订单管理
采购订单可以分为三种：转移的采购计划，采购申请和临时采购，其中转移的采购计划不需要审核，而采购申请和临时采购需要审核。具体的管理如下：
1. 采购计划管理
采购计划分为原材料采购计划、标准组件、合作完成组件和合作空白组件购买计划，以及可委托的空白购买计划。标准组件、合作组件和合作空白的采购计划是从采购管理系统的采购计划中得出的，经采购人员核对后不能更改，变为审核状态；采购计划员根据库存，BOM和安全库存输入采购计划，将生产计划更改为物料需求计划（MRP），然后根据实际情况修改计划。经过高校采购人员确认，该计划最终成为正式的每月采购计划。从采购计划中得出附加购买计划，该计划可以反映在每月生产计划中，并在检查后执行。
2. 订购管理
采购申请清单的管理与高校的实际运作机制不同：设计新订单，买方、采购主管和采购人员的签名，将询价纳入采购货物信息管理，即采购申请清单与采购订单分开。购买前，买方应检查采购物料清单中是否有必要的购买信息，如果采购物料清单中不存在采购信息，则买方需要添加采购信息，供应商和询价记录，经高校采购人员检查。
由于高校经常出现到货数量大于要求数量的现象，因此需要建立临时采购订单来应对这种情况，临时采购订单可以是到货的附加采购订单。经采购管理人员签字后，可以将临时订单转换为正式订单。
3. 采购订单管理
可以随意修改未检查的订单，虽然不能修改已检查的订单，但是检查后可以修改带有浮动货物的订单，不能修改带有到达货物的已检查订单。可以删除未经检查的订单，放弃检查后可以删除带有浮动货物的已检查订单，并且不能删除带有到达货物的订单。
二、物流到达过程管理
必须检查到达的货物，货物到达时。生产申报单从订单转换而来。其中，申报的数量≤订货数量-到货数量，也就是说，无论是分批进货还是一次性进货，进货数量都不能超过总采购数量。续签或修改原始订单后，可以检查到货货物的超额度并进入仓库。
1. 特许权接受申请清单
高校有时会出现采购货物不合格的情况，但教学急需，通常，特许接受申请表可以用来处理这种情况。处理流程是：如果检查人员在检查到货时发现有不合格但急需的货物，检查人员应通知买方，最后检查合格后。如果任何一项质量检查都拒绝，则无法通过特许接受列表，经批准的特许权接受申请清单可以直接转换为特许权接受仓库的仓单。
2. 进入仓库管理
买方将完成的生产申报清单转换为采购输入仓库清单。采购录入仓库清单的生产数量取自生产申报清单的合格数量；不合格产品不能进入仓库，应直接退还给供应商。仓库输入表单的类型包括普通仓库输入表单，特许权接受仓库输入表单。常规仓库输入表格从产品声明清单转换而来，特许接受仓库输入清单从特许接受申请清单转换而来。
三、退货管理
当进行退货采购时，在采购部门，财务部门，库存和副部门检查了商品信用单后，购买者填写了商品信用单。经检查后，不能删除和修改商品信用单，而检查后可以修改或删除未检查的商品信用单。记录寄售加工零件和成品的存储情况，委托加工零件的采购计划是根据委托加工零件库存总量的情况制定的，在委托加工工厂的各个收纳库中制作委托加工。寄售加工释放单与其他释放单类似，首先由买方填写，经采购主管和副部长审核后，可移交给仓库管理员，由他们进行检查，然后再入库，财务部门应熟悉存储前的信息。
四、合同管理
中标结果公示后，供应商就可以登录到系统中，选择相应的中标项目，系统会自动的填写供应商的相关信息。供应商应填写供货期、服务承诺等合同条款，并且提交给主观审核。采购主观应根据实际情况审核合同，供货商可在合同查询子模块中将审核结果导出。
五、高校采购管理系统数据库的设计
考虑到设计的采购管理模块主要是面向数据库的，它致力于处理数据之间的复杂关系，而对象模型和类的概念却很简单。设计了实体关系模型，并采用结构化设计方法来设计数据库。
1. 数据流程图设计
结构化分析的实质是采用分层数据流图和相应的数据字典作为系统模型，这是一种强烈依赖数据流图的自顶向下建模方法。数据流图（DFD）是一种描述信息流和信息变化过程的图形方法，其可以方便地描述通过数据流链接在一起的各种功能。数据字典定义了数据流程图中的数据，并具有对数据流程图的补偿功能，可以为实体，关系和属性的定义提供依据。使用Case Studio软件实现的采购管理系统第0层的数据流程图，体现了采购管理模块的一般数据流。
2. 高校采购管理系统关系图设计
实体关系模型（ERM）是一种从头到尾的数据库设计技术，通过标记重要数据（即实体）和数据之间的关系，建立了ERM，然后添加了详细信息，例如实体的属性。逻辑数据库的设计步骤如下：
2.1 检查需求和数据字典，定义实体、关系和相关属性，将设计分为简单和可管理的任务。此步骤的输出是部分逻辑模型。
2.2 将部分逻辑模型转换为一组表。通过标准化技术可以使逻辑模型规范化。
2.3 集成本地和逻辑数据模型以生成全局逻辑数据模型，仅当全局模型确保适当的结构并支持必要的事务时其才有效。
物理数据库的设计包括使用目标DBMS功能来完成基本表的设计和完整性约束，选择文件组织方式和基本表索引，设计安全措施以防止未经授权访问数据。逻辑数据的设计使用Power Designer软件，该软件可以使用图形模式在此面板上绘制实体和关系（ERD图），还可以设置物理属性、主键、候选键、备注和关系属性、约束和其他信息，可以直接得出数据库文档和SQL语句。
3. 供应商管理系统设计
1）未经检查的供应商：高校正在测试和检查其生产，并且采购数量很少，即该供应商没有经过高校负责人的检查。在建议的采购管理系统中，未经检查的供应商必须在与高校有业务联系时由领导者检查。
2）普通供应商：高校已经对其生产进行了实验，但由于未签订采购协议或价格不稳定的原因，高校没有大量订购。即使供应商通过了采购主管的检查，当与高校进行业务联系时，仍需要由相关经理进行检查。
3）供应商合同协议：高校与供应商签订了长期的供货协议，可以在一段时间内保持供货质量和价格的稳定。供应商由相关经理检查，并且与高校有业务联系时无需再次检查。供应商的类型应与用户权限紧密相关。上述三种供应商类型反映了买方的相应权限，采购主管和副采购经理，即买方可以对未检查的供应商信息进行添加，修改或删除等操作，但不能向其他两种类型的供应商进行操作。采购主管可以对非检查供应商和普通供应商进行操作，并且可以将非检查供应商更改为普通供应商，但不能对合同协议供应商执行操作。副采购经理可以修改任何类型的供应商信息，也可以将未经检查的供应商或普通供应商更改为合同协议供应商。供应商信息管理模块的功能主要包括：
1）供应商交货商品的价格管理；
2）与用户权限密切相关的供应商管理：买方可以添加，修改或删除未经检查的供应商及其所供应商品的信息。采购主管可以将未经检查的供应商更改为普通供应商。副采购经理可以将供应商更改为合同协议供应商。检查的供应商信息只能由采购主管修改；买家无法修改它。
3）供应商交货历史管理：可以查询所供应货物的订单清单情况和检查清单情况。
结语：
在对我国高校采购结构、高校状况和信息管理状况进行现状分析的基础上，对采购管理流程进行了改革，以进货为订购商品为采购模式，强调以订单为核心的采购管理系统，确保采购任务有目的地、有计划地进行。申请采购、订购、交货检验申报和进入仓库等一系列程序，采购流程是标准化的。另外，通过扩展设计物料清单，实现了采购物料清单，并实现了物料需求计划的基本功能，从而提高了设计采购计划的效率和准确性。设计的采购管理系统在实际应用中取得了良好的效果，证明了该设计的采购管理系统可以满足我国高校的需求。
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