内蒙古乌兰浩特市发展和改革委员会 内蒙古乌兰浩特 137400
摘要：在新形势下，由于科学技术的快速发展和互联网的广泛使用，事业单位档案的信息内容也随之增加，信息的内容越来越细分，变得越来越复杂和琐碎，现实的形势给当今的公文管理工作提出了新的挑战。事业单位应积极探索文献档案管理的最佳途径，解决目前存在的各种问题。
关键词：事业单位；文书档案管理；优化途径
1 事业单位文书档案管理工作中存在的问题
1.1 对文书档案管理工作的重视程度较低
目前许多事业单位都将主要的关注点放在了中心业务上，忽视了文书档案管理工作的重要性。事业单位的文书档案是用于事业单位的各项公务活动详细的记录，是事业单位内部管理工作中的重要环节，有利于维持事业单位内部秩序，并为规划事业单位的发展目标和发展战略提供关键依据。因此，忽视对文书档案管理工作不仅无法使事业单位顺应新形势的发展，还会导致工作人员在实际的工作过程中常常出现不规范、不严谨的问题，严重影响了事业单位的文书档案管理工作质量。
1.2 信息化程度较低
目前有一些事业单位在进行文书档案管理工作时，使用的是纸质档案和人工管理的方式。一方面，纸质文书档案不易保存，很容易在管理的过程中出现丢失、破损等问题，在进行数据信息查找时也十分困难，进而影响事业单位文书档案管理工作效率；另一方面，人工管理的方式通常会由于人为因素而造成误差，影响了文书档案信息的准确性，进而降低事业单位文书档案管理工作质量。
1.3 工作人员专业能力较差
首先，由于一些工作人员重视对文书档案管理工作，在实际的工作过程中不规范工作流程，降低了事业单位文书档案管理工作的水平。其次，在事业单位文书档案管理工作向现代化方向发展的过程中，许多工作人员信息化能力较低，无法熟练操作信息化设备，使得事业单位的文书档案管理工作停滞不前。
1.4 缺乏完善的管理制度
管理制度是开展文书档案管理工作的基础，缺乏完善的管理制度将会导致事业单位文书档案工作无法按照科学、规范的流程来进行。此外，缺乏完善的文书档案管理制度导致无法规范工作人员，造成工作人员工作态度不积极，工作流程不规范，严重影响了事业单位文书档案管理工作的质量，使其难以顺应新形势的发展要求。
1.5 文书档案管理环境较差
由于目前大部分事业单位使用的是纸质的文书档案，因此对于管理环境要求非常高。一方面，许多事业单位并不注重文书档案存放的地点和环境，选择了安全性较差的房间，很容易造成文书档案的丢失；另一方面，事业单位没有控制好房间内的温度和湿度，造成文书档案破损。
2 新形势下事业单位文书档案管理工作的优化途径
2.1 提升工作人员专业素质
对当前我国各事业单位的文书档案管理工作进行优化，应有目的地提升相关工作人员的素质，此举能在根本上保障其工作质量的提高，确保文书档案管理工作的科学性与合理性。因此，事业单位应加强对工作人员专业素质的培养，使其充分运用自身技能完成档案管理工作的各项事务。为了进一步提升文书档案管理水平，需做到如下几点：首先，要提高文书档案管理人员的专业水平。对于现有管理人员的岗位培训是当前急需加强的一项工作，鼓励他们参加单位组织的各项岗位培训，尤其是在电子档案的更新与管理方面，使自己的专业知识变得更加丰富。与此同时，要加强管理人员对于新技术的学习，更新自己的观念，使用档案管理的新方法，拓宽思路与扩大知识面，以适应新时期对于文书档案管理工作的新要求。
事业单位还应该不定期开展对于相关工作人员的教育培训活动，在培训中针对管理工作中的各项难点、要点进行重点培训。同时建立健全培训机制，让文书档案管理工作人员实实在在提高专业技能。在此基础上，促使其将在培训中所学到的各种技巧灵活地运用在工作当中。其次，事业单位在对工作人员进行专业技能培训的同时，还要加强其职业责任感，增强文书档案管理工作者对自身工作重要性的认知，培养其成为爱岗敬业的典型，积极投身到档案管理工作当中去。最后，事业单位应针对档案管理工作人员建立相应的考核机制，定期对其工作成果进行考核，鼓励其干事创业。
2.2 创新档案管理理念
除了提升工作人员的素质外，事业单位还应创新档案管理理念。为了实现科学规范的档案管理，档案管理员应转变传统的档案管理理念。事业单位应从领导层开始加强对文书档案管理工作的重视程度，并且严格落实相关规定要求，确保各项管理措施落到实处。领导应树立榜样作用，源清则流清，源浊则流浊，只有领导拥有正确的档案管理理念，员工才能从根本上转变思想。除此以外，事业单位还应加大对文书档案管理工作的扶持力度，在人力、物力资源方面给予足够的支持，为文书档案管理工作的开展打下坚实的基础。
2.3 改进档案管理方法
事业单位应加强计算机信息技术在文书档案管理中的应用，引入国内外的先进设备，建立起完善的信息化管理平台，促使文书档案信息在存储、管理、查询以及利用方面都能够平稳推进，促进档案管理的数字一体化发展。事业单位还应做好信息化管理设备的更新与维护工作，减少文书档案出现信息泄露等安全问题。
2.4 健全档案管理制度
健全的档案管理制度能够保障文书档案管理工作的正常开展，有利于事业单位档案管理的现代化进程。首先，事业单位应在制度的具体建设当中，注意从单位自身的实际情况出发，了解文书档案管理工作的重点难点，确定其制度能够与事业单位整体发展相符合，且能够充分满足相关人员对于档案查询与使用的需要，使文书档案能够发挥其应有的作用。其次，事业单位应将文书档案管理工作进行严格的落实，并建立相应的监督制度，全方位监督文书档案管理工作的过程，约束工作人员的行为。在这一过程中，需要特别增强档案管理者的责任意识，使得他们能够在实际工作当中履职到位，增强工作的规范性。
2.5 加快推进文书档案管理信息化和现代化建设
随着计算机技术与网络技术的迅猛发展，事业单位的文书档案管理工作也应朝着信息化与现代化的方向发展。将网络技术、计算机技术与文书档案各类信息资源的处理结合起来，从而促进文书档案管理工作的信息化。主要从以下两个方面入手：一是在文书档案的资料搜集、整理与资料录入过程当中，引入现代信息化手段，从而使档案资料实现信息化管理。二是要重视各种类型的纸质档案的数字化建设与信息数据库的建立工作，从而保障信息数字档案格式的规范与数据的安全性、可靠性，适应长期性的发展需要。虽然信息化建设已推进多年，但许多事业单位文书档案管理信息化建设依然存在分散化的问题。比如信息化管理平台只局限在档案室或少数几个部室间，未能实现整体布局、全面渗透。又如档案管理平台无法与其他管理子系统间无缝对接，或是由于接入标准不统一、存在信息壁垒等。要实现此目标，前提是构建系统化的信息化平台。这既需要使原始档案的数据化转换具备统一的标准，也要求打通过去分散存在的子系统间的信息壁垒。在此基础上，管理者还需充分发挥包括大数据、云计算、人工智能在内的前沿技术，深入挖掘文书档案潜藏的信息资源。唯有如此，才能促进事业单位档案管理整体水平全面提升。
结束语
综上所述，在新形势下，事业单位要更好地提高档案管理工作的质量，就必须重视档案管理工作的重要性，加强管理的专业能力，不断完善档案管理制度，加强信息化建设水平，也为文件档案管理提供良好的环境，让事业单位通过提高文件档案管理质量，加强内部管理水平。
参考文献
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