四川公路桥梁建设集团有限公司大桥工程分公司 四川成都 610000
摘要：公章是企业管理中职权落实的主要凭证，庞大的公章数量、高频的使用现状、繁琐的流程，都对公章管理员提出了极高的要求。公章管理员的职责，主要是围绕公司公章使用是否符合规章制度，对公章使用人、使用文件、使用次数等信息的一致性给予审核、监督。
关键词：信息化时代；公章管理；问题
政府、事业单位、企业、业务拓展不断与时俱进，办公不断信息化、智能化，唯独公章使用与管理观念停滞不前，信息化低下；每一份文件的审批、盖章、归档都与政府、事业单位、企业的运营发展息息相关，规范内部的公章使用制度与规范，是绿色发展的第一步。公章智能化管理，用智能公章实现用印申请、审批、盖章、文件归档全程在线化操作，通过APP和系统实现用印闭环管控，让用印更安全、更有效率。
一、公章管理中存在的问题
1真实用印情况难收集，难形成使用数据。
传统公章管理模式下，用印情况通常是通过纸张进行登记，盖了什么文件、是谁盖的等信息难以准确记录。公章管理员在对上级部门、企业管理者汇报时，难有详实的数据作为依据，也难以形成可供参考的分析报表。工作成效难以直观体现。
2用章不规范、权责不分明，公章管理员成“背锅侠”。
实际工作中，因为审批流程较繁琐、领导不在公司等情况，员工有时不会按照制度办事。例如员工着急签合同，只有领导非书面授权就要求盖章，公章管理员也不得不盖。一旦冒出风险，没有书面证明，公章管理员就成了“背锅侠”。
3“人情章”、“领导章”埋下风险隐患。
企业内部一些员工、领导有时出于自身需求，不经过审批流程，靠人情或关系让公章管理员为其盖章。公章管理员碍于情面，难拒绝这些盖章要求。这就为企业埋下了风险隐患。一旦造成法律纠纷、经济损失，后果都要由公司承担。
4“盖章”基础性工作量大，影响“管章”工作的提升。
企业公章多、盖章量大，经常外带办事或者出差盖章，公章管理员花费较多时间与精力在“盖章”、“监章”这类基础工作上，影响“管章”工作的提升。公章管理员如能有效加强审核、监督等工作，有助于个人能力提升和企业稳健发展。
5.没有安排专人保管负责，责任不明确。公章一旦没有专人保管，将会产生一些列严重后果，如公章被他人盗用，被不法分子冒用以及被人随意外借等，一旦出现以上情况，都将会给企业造成无法估量的负面后果。严重者还将会为企业带来法律责任，最终遭受巨额经济赔偿损失。因此企业必须重视公章保管。
6.公章管理制度不完善。企业公章的使用，一般代表企业决策者的意见和立场，对外代表了整个企业的观点并承担相关法律责任。因此公章作为最终决策的标识性代表，文件一旦加盖公章后企业就需要承受相关法律责任。
而如果企业将公章交由某个人进行保管，但却缺乏相应的对保管人员的监督管理措施，只要是公章保管人员擅自私盖、偷盖公章或是因工作疏忽导致公章丢失、被人盗盖等，最终所造成的一切后果企业很可能要担负一定责任。因此在企业公章使用与管理上我们需要更加科学、先进的方式来进行和完善企业公章管理工作。
二、信息化为公章管理员带来的助力
针对企业传统公章管理难点珠海思格特智能服务开发团队研发推出了一款物联网线上公章智能管理系统，该系统由一款智能公章硬件设备以及手机APP/电脑端控制系统组成，企业通过应用思格特智能公章系统，便能实现对公章乃至企业公章的远程、在线的全天候监督管控模式。公司公章的一举一动都清晰、透明的展现在管理人员手机当中，同时企业公章的使用与管理由智能设备代替人员完成，有效的杜绝和避免人员违规用章引起的经济纠纷、法律风险，是当前企业规范、安全、高效公章管理的首选解决方案。
1，不授权无法用章，“加急章”、“人情章”不能盖。
审批不通过、流程没走完时，智能公章不能使用，杜绝了公章管理员被迫盖章的情况。
如果需要加急盖章，领导不在公司也能通过APP进行审批，流程很快就能走完。特殊情况，员工还可以申请“远程盖章”，领导可以远程实时确认是否盖章。
2，建立公章管理平台，实时掌握公章动态，便于工作汇报及追溯。
公章管理平台可以查看企业全部公章的动态信息，包括分子公司章、项目部章等。用印台账自动生成，同步记录每一次盖章的时间、地点、文件、人员、影像资料，确保反馈真实有效。公章管理员可以随时随地查看用印详情。平台提供的公章多维度统计报表便于工作汇报及问题追溯，为企业管理层提供重要的决策支持。
3，授权后可自助用章，减轻管理人员基础工作量。
目前，公章管理平台包括智能公章、用印工作台、智能公章柜，结合管理平台，适用于大多数用印场景。企业内部用章，可以打造公章服务中心，实现24小时无人值守自助用印。
授权后，员工可以自助用章。无论是在企业内部用章，还是外带用章，智能用印时全程监控、可随时追溯、责任到人。公章管理员不再“盖章”，而是“管章”，规范员工合规用章，也保护了自身的合法权益。
4，公章保管责权清晰
章管家对公章全生命周期进行管理，从公章的申请、刻制、保管、使用到销毁，确保责权清晰。分支机构的公章，总部也可以线上管理，监测异常情况，预防违规行为。
以往，因为部门调整或项目完结，旧的公章没有及时收回或销毁，而集团总部不知情。这些“流落在外”的公章仍然具备法律效率，存在风险隐患。
传统企业公章管理常见问题：
企业使用智能公章，建立智能公章管理系统，利于物联网技术公章智能信息化管理，通过全自动盖章、远程实时监控、数据归档、授权用印、文件比对防伪等核心功能技术智能一体化管理企业实体公章，降低公章管理风险，提升用印安全与用印效率。
现在，公章管理员可以在章管家的辅助下，全面掌握公章库存情况，减少这一类公章的遗失、乱用，降低经营风险。
三、结语
公章管理信息化，可以帮助企业改变管理模式。员工自助用印更便捷，公章管理员可以改进公章管理的手段和措施，帮助企业加强风险防控，有效降低业务风险，为企业创造更多价值。
参考文献
[1]普天东方通信集团有限公司傅红峰著《浅谈企业印章档案及其管理》
[2]江苏省徐卅中国矿业大学李植《印章管理》2010年第6期
[3]中国石油集团东北炼化工程有限公司魏兆兵魏梦雅《企业印章在管理中的法律风险范》[4]怡德亨律师事务所《公司印章使用管理制度》