河北丰宁抽水蓄能有限公司 河北承德 068350
摘要：伴随着信息技术的发展，数字化转型成为企业变革的重要内容。企业的档案管理要结合数字化转型的新形势，发挥数字技术的驱动作用，明确档案管理的创新方向，实现企业档案工作的创新发展。本文首先对档案数字化做了概述，然后分析了企业档案管理存在的问题，最后详细阐述了数字化转型下企业档案管理创新策略。
关键词：数字化；企业；档案管理；创新；技术创新
一、档案数字化的概述
（一）对数字化的认识
数字化是一种较为先进的信息管理方式，数字化是在具体信息的基础上出现的，主要是针对一些比较复杂的信息，利用数字化技术把信息进行处理，使得信息可以被计算机理解和处理。相关资料中也提出了数字化是利用计算机技术将虚拟的信息转换为数字信息。数字化不仅可以处理书本上面的字，还可以处理一些口头语言等。数字化的产生为人们的生产生活带来了极大的便利，可以将各种复杂的信息资源进行整合和处理，并且信息的存储空间非常小，有助于信息的使用和查找。
（二）对档案数字化的认识
企业档案数字化主要是指企业在发展的过程中会对生产过程中的问题和管理方式进行记录和分析，这些资料对于企业和社会起到非常重要的作用，之前这些资料都是实际的纸质版文件，现在可以利用先进的技术，将各种资料以数字化的形式进行存储，利用计算机对所有资料进行统一的管理。由此可见企业档案数字化有以下两个特点：一是记录最初的信息，数字化档案是在生产管理过程中所产生的原始资料，原始性的资料是最具有参考价值的，因为原始资料是对信息最准确、最真实的记录。二是载体多种多样，数字化档案不仅可以将纸质版的档案数字化，还可以根据实际需要形成不同的载体文件，比如PDF、PNG和JPG等格式，另外还可以将信息存储成视频格式，比如MP3和MP4等。
二、企业档案管理存在的问题
（一）对档案信息化缺乏重视
随着企业的不断发展，需要用到的档案越来越多。但一些企业的相关部门对于资料归档并不重视，一些资料如果在形成、整理过程中没有被重视，后期可能会导致无法使用，甚至会被遗漏、缺失，最终影响整个工作的进程。尤其现在很多企业的形成的一手资料都是电子文档，对电子文档又没有专业的管理模式，导致整理档案时比较随意。当下的网络环境存在许多安全隐患，黑客经常会袭击某些企业的内部网络平台，导致内部网络平台瘫痪，企业员工和管理者都无法登录，这也给档案资料的安全保护带来了极大威胁。
（二）对档案信息人才缺乏培养
在当前科技时代，要想做好档案管理工作，管理人员必须具备一定的信息技术能力，才能在档案管理工作实践中充分利用信息手段来提升档案管理工作水平。而现有的档案管理人员普遍存在知识结构不完善，思想老化、缺乏现代化操作技能等特征，更为甚者对信息技术认知不足，缺乏强烈的学习意识，而导致其在具体的档案管理工作中只能按部就班，被动地处于接收状态，不利于档案管理工作的创新发展和档案的数字化建设。
（三）对档案数字化标准体系缺乏建设
对于企业的档案数字化管理工作而言，建立相应的管理制度是至关重要的。因为在档案实际的管理和使用过程中会存在各种问题，并且传统的管理制度已经不符合现在的需要，所以建立健全完善的管理规范体系是非常重要的。事实上，由于各种各样的原因，现阶段很多企业还没有制定出具体的档案数字化管理体系，这就会出现各种问题，档案管理者只能按照自己的方式进行管理工作，没有统一的管理标准。所以，在实际的工作中，档案管理人员无法明确自己的主要工作内容，甚至对于一些工作注意事项也不太清楚，这会对档案数字化管理工作造成直接的损失和严重的影响。
三、数字化转型下企业档案管理创新策略
（一）贯彻绿色管理理念，转变传统档案管理观念
数字化转型背景下，数字化为档案管理创新创造了条件。绿色管理观念作为新兴主张，有利于实现档案管理的集约化，实现档案资源价值的最大化，可以适应管理创新生态化趋势，这也符合数字化转型下档案管理的现实需要。不同于传统的观念，绿色管理观念强调经济效益、社会效益、环境效益的共同作用。
企业贯彻绿色管理理念要实现绿色收集、保管与利用。例如从收集层面来讲，首要任务是强化档案收集，要保证档案收集手段、途径、内容等环节的绿色管理。企业档案管理可以借助在线收集、自动收集、智能收集等新型手段；利用大数据、云平台、数据共享等技术拓展收集途径，以提升利用效率，避免数字档案引发“信息泛滥”或者是“信息污染”。
（二）加快信息技术创新，转变传统档案管理方法
新兴信息技术的应用对档案管理产生了深远的影响，传统的档案管理方法已难以适应新时代档案管理的技术需要。技术创新实现了纯纸质档案管理向数据载体的转移，新兴技术成为数字化转型的推动力。比如区块链信息应用于档案管理可以保障档案信息的真实性，可以有效降低档案被篡改的风险，有利于保证档案的真实性，链条式的结构实现了区块链的“块块相扣”。在技术创新的应用中，企业要整合档案资源，基于用户需求，推进共建共享。数字档案资源针对共享性服务要依托网络技术，借助对用户的分析，并结合所处场景向其提供有针对性的档案资源服务。档案资源的利用方式要加以拓展，要紧跟时代发展，实现档案的利用与时代发展的结合。比如档案馆可借助高新技术对信息资源加以综合开发利用，推进档案资源的开发，实现电子技术、网络档案管理，在线归类、在线档案搜索、在线档案查阅技术的应用，以提升档案资源共享服务的效益，实行档案资源的数字化、网络化管理。
（三）推进信息系统研发，转变传统档案整编方式
档案管理也要实现流程创新。在纸质时代，档案管理流程局限于固定的环节和步骤，各档案业务被视作单一的串行节点，按照固定的顺序逐步操作。这种串行式流程依据分工将管理过程碎片化，前行工序直接影响后行工序，档案管理的效率与协调性受到影响。数字化时代，文档一体化流程对档案管理流程进行重组、再造。档案管理运用连续体理论与全生命周期理论实行全过程管理和前端控制，保证了管理的连续性、有效性、流畅性。企业可借助高新技术对信息资源加以综合开发利用，推进档案资源的开发，实现电子技术、网络档案管理，在线归类、在线档案搜索、在线档案查阅技术的应用，以提升档案资源服务的效益，实行档案资源的数字化、网络化管理。
（四）提高档案数字化的软件和硬件设施建设
在一个企业的档案数字化的建设过程中，要加强对于数字化的软件和硬件设施的管理工作，软件和硬件设施不仅是档案数字化建设的基础工作，还可以确保其后期运行工作的顺利开展。由此可见软件和硬件的建设对档案数字化建设发挥着至关重要的作用。因此，企业负责人应该加强对于软件和硬件设施的管理工作，根据企业的发展需要，购置先进的档案管理系统，并且根据档案管理系统的特点配置相应的电脑和打印机等专用设备。
结语
综上，在企业档案管理的过程中，要结合国家有关部门对档案行政管理的要求以及有关数字化的要求，有效管理、收集、保存档案的内容与信息，并将档案工作作为管理的依据，将档案管理学作为最新的理论指导，将档案资源作为企业管理的对象，增强企业档案的数字化水平，推动企业发展实现网络资源的共享，增强企业数字管理一体化的水平。
参考文献：
[1]王红琴，王毓慧.企业档案规范化管理解析——必要性及构成要素[J].机电兵船档案，2021（01）
[2]孙晓琳.浅谈国有企业档案管理的创新策略[J].科技视界，2021（03）
[3]谢薇娜.企业档案信息化建设的问题与对策[J].福建电脑，2020（11）