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摘要：企业的档案管理工作也需要具备与时俱进的特点，而新时期信息技术在数据处理中的优势比较突出。基于此，在日常进行档案管理工作时，应当积极结合企业经营类型和工作需要，展开信息化建设工作。本文主要从计算机设备的引进、管理；网络信息安全及档案存储管理的制度；信息技术操作水平和内部各部门之间的联系性等方面，分析出档案信息化建设会遇到哪些阻碍。结合这些因素，展开优化研究工作，目的是合理解决档案管理工作的发展难题。
关键词：企业；档案管理；信息化建设；障碍；优化策略
档案管理工作当中涉及到企业发展建设各个环节所产生的数据信息进行记录，同时，还包括资产、资金及人力资源的档案管理。这表示，合理展开档案的管理及开发利用工作，可以推动企业的可持续发展。
1.信息化档案管理模式的发展难题
基于纸质档案在收集、整理、存储及取用等各个环节都存在一定的难题，实际工作过程需要使用的人力、物力资源较多。因此，在时代发展进程中，企业开始研究展开信息化建设的方法。不过，在具体工作环节还存在一些难题需要解决。
1.1设备问题
企业在运营管理工作中已经投入了不少的资金成本，为了避免后续出现资金周转不通的情况，必须要做好资金管控工作。因此，许多企业在档案管理的信息化建设中，为了节省资金，没有及时引进计算机设备。导致目前仍然存在基础设施建设不完全的情况，硬件设备无法为软件系统提供支撑，影响系统的稳定运行状态，制约了电子档案管理工作的有序开展情况。而且，大部分企业在日常使用计算机设备时，没有定期进行系统更新和设备维护等工作，容易引发设备故障，造成信息永久性丢失的问题。
1.2制度问题
传统的档案管理制度规定了纸质档案的归档、存储及取用等环节的工作流程，并明确了档案的存储格式和员工的基本工作职责。但是，基于信息化建设环节中电子档案的特殊形态。传统的管理制度存在管理不全面的问题，无法保障信息的安全性和真实性，给企业新时期的档案管理工作增加了不小的难题，还需要及时进行制度的优化和创新工作。
1.3技术问题
档案信息化建设需要由专业管理人员来完成，但是，现阶段的实际工作情况是：参与企业档案管理工作的员工，大多都年龄比较大，其工龄虽长，但无法掌握现代化技术的操作方法。仍然以陈旧的方式方法开展工作，无法实现信息化档案管理的效益最大化。导致内部档案管理工作缺少活力、缺乏创新，这些都是信息化建设环节的阻碍。
1.4其他问题
档案管理工作需要由内部各部门的员工共同配合，因为档案数据主要产生于日常工作的各个环节当中。如果基层员工在工作中没有及时记录相关数据，没有将数据真实、准确的传递给档案管理人员，就容易影响档案的时效性。尤其是对于一些财务管理信息以及人事变动的相关信息，都会直接对企业的经营状态产生一定的影响。这与企业内部各部门之间缺乏沟通交流有关、与员工没有意识到自身工作岗位与档案管理工作之间的关系有关，影响着现代化档案管理工作的稳步开展情况。
2.制定科学的档案管理信息化建设方案
决定在档案管理工作中展开信息化建设之后，应及时结合档案管理工作的基本内容、流程，分析出工作特点，了解档案管理方式转换的方向及侧重点。
并结合现存难题，有序展开优化研究工作。
2.1引进计算机设备
提高档案管理配套设施，升级办公设备，学习与档案管理信息化有关的操作技巧，是企业与时俱进的发展以及企业建立完备的档案管理信息化体系的重要因素。同时，企业应针对相关设施建设给予大力支持，尤其是资金方面的支持，使得工作人员在设施方面无后顾之忧，也能更好地专注于提升自身的专业水平，充分挖掘档案的有用信息，实现利用效率最大化。这需要进行档案管理重要性的宣传工作，以端正员工工作态度。
2.2信息化管理机制
在进行信息化管理工作时，应当完善内部的管理机制。首先，要结合网络环境的基本特点，展开信息安全管理工作。比较有效的方式就是引进安全防御软件，进行系统自动化的病毒拦截工作。然后，应对员工进行安全教育，通过建立规范化的计算机操作行为管理制度，有效约束员工。其次，应当建立奖惩制度，做到奖罚分明。一方面，可有效督促工作人员按时按量完成工作，提高其积极性；另一方面，对于有违法乱纪想法的工作人员也发挥着一定的警示作用，促使档案管理信息化体系的顺利建成。对于安全管理体系来说，企业应当加强档案管理力度，明确岗位负责制度，完善安全机制。例如，为档案室配备一系列防盗报警设施、消防设施、安保设施等，以防发生事故。除此之外，应对档案的归档时间、负责人信息，资料被查询的情况等进行详细的记录。可以利用信息技术自动记录员工的计算机操作痕迹，方便在出现信息安全问题时，能够及时找到问题的根源。
2.3组建专业管理团队
现代企业信息化建设的重中之重，是解决人才匮乏问题。因此，首先应加大对企业档案管理信息化建设人才的培养力度，为这样的人才提供卓越的条件，以达到扩大信息化人才规模的目的。其次，创建并完善专业人才培养方案，为其提供专业高效的信息化人才管理平台，更好地引导档案管理信息化人才，推动企业档案管理信息化的进一步发展。不断提升档案管理人才对电子文档以及电脑操作的熟练程度，强化管理人员的求知意识、学习意识，积极参与现代企业信息化教育培训，掌握网络安全防护知识，提高专业素养和工作效率等都是这一方案中必不可少的方面。
2.4内部组织结构建设
在展开信息化建设工作时，要考虑内部各部门的沟通交流情况。合理展开内部组织结构建设，做好各部门岗位的分工工作。这项工作可以通过构建内部网络工作平台来完成，在网络上便捷的发布工作任务，宣传工作理念。要求员工将每日工作产生的数据记录在平台上，由档案管理人员进行数据整合处理，可以构建一个数据库，完成数据的分类存储。通过这种方式，可以及时发现工作中存在的各种风险因素，也方便展开项目运行合理性的分析工作。另外，通过网络环境实现信息共享，还能解决各部门无法同时借阅档案资料的问题，真正发挥档案的使用价值，为工作提供数据支持。
结语：
制定档案管理的信息化建设方案时，应当完善计算机基础配套设施的建设，这需要在内部做好资金分配工作。企业需要根据内部现有管控方案的优缺点，合理结合网络环境的特点，制定信息安全管理制度，根据员工工作情况建立奖惩管理机制。并重点使用信息技术对员工的操作行为进行记录，最大化保障电子档案的存储安全。这需要组建一支专业的档案管理团队，提高人才的创新意识及对信息技术的操作能力。最后，企业需要完善组织结构建设，为员工之间建立互动交流的平台，为日常传递工作信息提供便利。
参考文献：
[1]张晓琴.企业档案信息化建设存在问题与优化策略研究[J].中国民商，2019，（10）：P266.
[2]吴颖婕.企业档案管理信息化建设问题分析及创新思路[J].城建档案，2020（6）：25-26.