南水北调中线干线工程建设管理局 100038
摘要：随着我国经济、科技、文化、军事、民生等产业领域的不断深化发展，特别是在中国共产党建党一百年、“两个百年目标”加速推进的背景下，我国各领域都产生了大量的信息数据，而档案作为记录社会活动中具有保存价值的原始记录凭证，在这种情况下，我国各级档案馆面临着馆藏纸质资料海量递增的挑战。档案库房管理如何适应新时代新形势 的变化，是值得每一个档案人必须深思熟虑的问题。本文基于信息化技术不断丰富优化的情况下，对档案库房智能化建设和管理的情况进行深入探讨。
关键词：档案库房；智能化管理；信息化技术
一、前言
随着我国信息化技术更新速度以及对经济产业渗透率的不断提高，我国各产业领域都产生海量的信息资料，信息化技术的诞生和发展对于我国档案事业的现代化、智能化发展具有重要的促进推动作用。特别是在“互联网+”的时代背景下，大量纸质、电子档案的出现，对档案库房管理提出了新要求新挑战，在这种情况下，为更好地保证我国档案事业向高质量方向发展，我国档案库房必须进行精确化高效化管理，而档案库房与信息化技术之间的有机融合发展，是实现我国档案库房智能化管理的重要助力。
二、档案库房管理的概述
（一）档案库房的概念
档案库房就是专门对档案进行收藏的用房。档案实体管理的主要场地和形式就是档案库房。档案库房就是档案馆（室）为更好地对纸质档案、电子档案进行保护和存储而建造的建筑物[1]。对于档案库房的建造，必须要对其地址以及建造标准进行严格规定，保证档案库房远离火源、山洪多发地、地势低洼地等，同时档案库房还要符合防盗、防火、防水、防潮等方面的要求。只有保证档案库房的软硬件条件符合档案保管要求，才能实现档案馆（室）管理的有序化、规范化。
（二）档案库房管理
档案库房管理是档案馆（室）进行实体档案、电子档案保管的主体形式和载体。档案库房管理并不只是简单地对档案库房场所空间进行管理和维护，它包括库房中所有的保管工作，具体包括档案实体保护和秩序维护这个基本内容。也就是对已经入册并整理好的档案资料，完成库房存入、上架环节，并对档案进行日常的保护、利用和维护等管理工作。档案管理工作其中一个主要内容就是档案库房管理。由于档案库房馆藏着大量具有历史性、价值性的文献资料，而且库房作为保护和储藏档案的物理空间环境，它不但直接影响到档案资料的保管质量和安全，还对档案资料的高效利用起到重要促进作用。随着信息化技术更新换代速以及完善度的不断提高，档案库房管理在新时代下要实现高质量管理，必须要运用智能化管理技术。
档案库房智能化是基于档案库房前期建设的前提下，充分发挥现代信息化技术、智能终端设施和管理系统的优势，对实体档案进行全方次、多层次的自动化管理。档案库房智能具有三个方面的特点。一是库房智能化的的发展基础是库房前期的硬件建设。如库房的排水、电气、空间布局等建设基础条件。二是档案库房智能化的必要条件是现代化的设备和技术。如通信技术、计算机、物联网、空气净化器、加湿器等。这些现代化的设备和技术保证了档案库房自动管理和高效控制。三是实现档案库房智能化的手段是库房管理系统。档案馆（室）可以将档案管理的各个环节纳入到库房管理系统中，实现档案库房管理的可视化和智能化。
三、我国档案库房智能化管理过程中所存在的问题不足
档案开发利用和保护的基础是库房管理。随着党和国家对档案事业重视程度的不断提升，我国各级档案管理部门都投入大量资源来优化改善档案库房管理，促进档案库房管理的现代化和智能化。档案库房智能从诞生到现阶段只有短短十年时间，在实际管理过程中存在一些不足与瑕疵，其主要的问题表现在以下几个方面。
（一）档案库房智能化建设缺乏标准化
由于档案库房智能化管理建设涉及到多个方面的技术和设备应用，如通信技术、计算机、物联网、空气净化器、加湿器以及档案管理系统等。特别是一些信息化技术和物联网的应用。物联网、大数据、云计算等一些信息化技术更新周期短，各区域的档案馆（室）的发展基础和现状存在较大的差异，所以我国档案馆（室）未能在短时间内完全达互一体化库房智能化管理。只有根据档案馆的经济、馆藏资源等方面情况，分阶段分步骤地进行温湿度自动调整系统、监控系统、智能密集架系统和空调系统。而且在我国档案管理“双轨制”下，档案数字化和纸质化造成档案馆存在大量的非结构化档案数据，这些档案数据储存在文件夹中，未录入到库房管理系统的数据库中，纸质档案编目信息无法直接导入到库房管理系统，只能通过人工方式来完成编目数据的二次输入。系统各环节之间存在分割化管理，造成管理效率低下。尽管我国档案局制定了诸多标准，但是一些标准与标准之间存在结构性的冲突问题，造成一些档案库房管理系统的设计工程师对一些技术标准的理解存在偏差[2]。从而影响到档案库房智能化管理的统一性、规范性。
（二）档案库房智能化管理存在适用性问题
档案库房智能可以高效地解决档案管理人工管理效率低下，档案资料分析利用等问题。从而极大地提升了我国档案事业的整体管理水平和效率。但是在档案库房智能化建设的前期，首先要考虑到上线档案库房智能化的必要性。档案库房智能化建设的基础前期就是改变档案管理和工作内容重心，实现档案馆（室）由传统档案保管向档案服务方向发展。档案库房智能化建设，从硬件购买安装，再到软件的调试运用，整个资金投入高达百万元以上，所以对于档案库房智能化建设，要综合考虑到档案馆的投入与产出比之间的关系。同时，现阶段的档案使用者和需求者更愿意接受在线电子档案的应用。实体档案的整体需求量存在下降的趋势。特别是我国一些区域的档案馆（室）正在实施电子档案单轨制模式。单轨制下的档案管理，其资料文件从诞生到保存，都是以电子文件的形式存在。未来纸质档案的需求量以及数量将在大大减少。档案库房智能其中一个最大的优势价值就是它可以通过定位和识别RFID电子标签，从而帮助档案使用者更好地进行实体档案借阅。所以是否配备档案库房智能化系统必须要考虑适用性问题，但是从现阶段我国一些地区的档案库房管理情况来看，部分档案馆（室）出于政绩、管理等一些方面的考虑，缺乏档案管理的发展性和前瞻性，不计成本经济效益上线档案库房智能化建设项目，而档案库房智能化管理与档案馆实际业务之间并未形成适用性和融合性，从而造成浪费资源。
（三）重复低水平建设
为更方便档案管理机构进行档案事业的日常管理，相当多一部分档案领导选择将档案库房与馆（室）建设在综合办公楼上，整个档案馆（室）内部的建筑结构大体一致，水电、防火、防盗等基础设备也要求整齐划一。没有结合档案库房智能化具体的特殊的管理需求情况，根据档案库房智能化的要求，库房内部要具备温湿度自动调节功能，所以必须要针对库房电源线情况进行提前布置，保证其可以正常运转。同时加湿器也要设计单独的进水口，以此确保档案库房内部温湿度符合档案储存标准要求[3]。而且整栋办公楼的中央空调系统与库房内部的空调系统相互独立分离。另个，考虑到档案管理工作的保守性、封闭性和性，RFID技术具有较高的档案维护成本，所以一些档案馆采取二维码技术来进行档案编目信息的储存，采取电子档案方式，在虚拟库房位置对应实体档案库房的位置，不过二维码技术机理是通过光学扫描，容错率相对不高，而且必须对扫描清晰度要求较高，必须要清晰对准后才能识别。而且二维码技术在档案自动盘点功能上表现并不理想，不能有效地对档案实际位置进行实时追踪，容易出现错漏，这一技术在未来势必会被淘汰。那么档案馆未来又需要投入资金来更新技术和管理系统，那么档案馆会存在重复低水平建设问题。
四、提升档案库房智能化水平的对策和建议
随着我国信息化技术、智能终端管理硬件的不断发展进步，越来越多智能化技术应用到档案事业领域中。在“互联网+”时代发展的背景下，未来我国档案事业必须向智能化综合服务化的方向发展。所以对于档案库房智能化发展，针对其所存在的问题，从以下几个方面进行建议和考虑。
（一）制定标准建设要求，综合各种技术优势
我国档案管理部门要根据我国档案事业发展状况以及档案管理技术应用的发展，不断出台具有指导性和技术应用性的档案法律法规。对档案库房智能化建设进行标准化、规范化的要求。由于未来我国档案事业发展必然向综合服务化、智能化、自动化方向发展，而数据融合、信息共享是未来档案库房应用的发展趋势[4]。因此，在这种发展趋势下，我国档案库房应加大与各种技术、设备之间的融合，特别是物联网、大数据、云计算、AR技术等，通过强化档案库房智能化技术应用，例如物联网基础架构的建造。它包括应用层、网络层和感知层。应用层的作用价值在于其档案应用服务与智能处理进行有机融合，通过发挥中间智能技术的作用，对档案管理系统不中的硬件、系统数据端口不一致的问题进行处理，从而实现档案库房管理的动态化、实时化数据互联互通。同时在档案数据信息的互联互通的基础上，对于档案资料的归档、收集等活动，可以通过信息化智能技术来进行规范化、标准化的处理，通过档案管理系统对档案资料进行深度学习和分析，从而高效地对档案进行分类管理。并通过后台系统来提醒相关管理人员进行档案的后续管理。除此之外，还要根据档案馆实际档案管理情况，结合我国《档案库房技术管理暂行条例》、《档案馆温湿度管理暂行规定》、《档案馆建筑设计规范》等有关档案库房建设要求，综合考虑到现阶段信息化技术以及相关档案管理硬件设施的情况，从档案库房安全保护 “八防”原则出发，即防虫、防尘、防光、防霉菌、防火、防盗、防潮湿、防高温等方面要求，实现档案库房智能化软硬件的有机融合。
（二）丰富优化档案库房管理功能
对于档案库房智能化建设管理问题，各级档案管理部门首先考虑智能化管理相关技术及设备的适用性问题，要结合本区域档案管理以及服务的情况，平衡好档案事业发展与档案库房智能化管理之间的适用性关系。根据档案管理实情来上线或丰富档案库房管理功能。现阶段对于档案库房智能化功能的开发和利用，大多都是从纸质档案的管理和应用角度进行考虑，随着信息化互联网时代深度发展，信息数据电子化所形成的电子档案数量将会出现爆发性增长。所以对于档案管理，现阶段我国主要是通过“双轨制”来进行档案管理，即实现纸质档案与电子档案并行管理的模式。但是相比纸质档案，电子档案具有储存密度高、档案读取利用依靠一定载体介质、便于共享和复制等方面的特点[5]。但是电子档案的安全管理成本高、数据具有丢失性和篡改性。所以必须要丰富档案库存智能化管理功能，从档案的利用、统计、鉴定、保管、整理、收集等环节进行库房智能化系统的功能。结合档案管理各环节的标准进行系统设计，在保证系统各功能独立性的同时，还要从档案服务的总方面将各功能进行融合，提高档案资料的调取、查阅、分享等功能效率和质量。最后要重视档案库房智能化管理系统的安全性建设。由于档案库房智能化管理系统依靠互联网信息化技术，但是互联网信息化技术存在安全性、隐私性方面的管理风险。因此，档案馆管理人员要重视智能化系统的安全管理系统的建设，增强档案库房智能化管理系统的安全性和保密性。
（三）科学定位档案库房智能化功能，实现服务升级创新
档案库房智能化管理系统核心价值在于其服务和应用管理功能上。通过开展档案库房智能化建设，可以有效地将数字档案与实体档案管理进行有机融合，从而方便档案使用者的借阅以及档案资料的二次应用。对于档案库房智能化功能的应用发展，档案管理部门以及相关系统设计者要从档案的服务角度以及档案使用者的使用体验角度出发，通过技术应用以及服务体验升级来提升档案事业向高质量方向发展，例如上线AR技术，通过AR虚拟技术来实现档案资料应用的可视化。除此之外，丰富档案系统的服务应用功能，提高档案使用者的服务体验，如让档案使用者可以通过档案管理系统的搜索功能来查找到自己所需的档案资料，如通过档案题名、日期、责任者等关键词来探索特定档案，提高档案使用者的查找效率，同时可以通过管理系统来对档案资料进行全面的分析、挖掘，实现档案资料的二次应用。
五、结语
随着我国社会各领域产业的不断发展壮大，特别是在“互联网+”发展理念和技术的加持下，我国产生了大量的档案信息，在这种背景下，加强我国档案库房智能化管理具有重要的社会实践价值和意义。我国档案库房智能化建设必须要结合档案事业发展的实际，从建设规范化标准化、建设适用性以及功能应用等方面进行综合考虑。通过提升优化档案库房智能化管理水平来保证我国档案事业向高质量方向发展。
参考文献：
[1]林文兴、黄磊、方雨."档案库房智能化综合管理控制平台建设研究." 城建档案 No.251.08（2020）：96-97.
[2]刘明侠."智慧档案馆服务能力建设实践与思考." 档案与建设 No.375.03（2020）：56-57.
[3]樊春颖.建设智慧型档案馆 提升档案利用服务效能[J].城建档案，2020，No.247（04）：15-16.
[4]杨冬权.智慧档案馆（室）——我国档案馆（室）建设的新方向[J].中国档案，2020，No.565（11）：63-69.
[5]王倩倩."大数据时代基于用户需求的智慧档案馆建设初探." 机电兵船档案 No.207.02（2020）：94-96.