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信息时代办公室档案管理创新策略

发表时间：2021/7/28 来源：《中国科技信息》2021年9月上作者：徐水娟

[导读] 在信息化应用技术高速发展的今天，运用信息技术提高办公室档案管理是顺应时代、满足社会需求、降低成本、提高管理能力和管理效率的重要举措。

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摘要：在信息化应用技术高速发展的今天，运用信息技术提高办公室档案管理是顺应时代、满足社会需求、降低成本、提高管理能力和管理效率的重要举措。现代化信息技术在档案管理中的特性如下：一是档案信息由原来的传统纸质形式向数字信息形式转变的必然性；二是现代化信息技术应用所具有的优越性；三是现代化信息技术的应用所具有的服务多样性。要想实现新时代管理档案的标准和要求，就要进行相关管理办法和技术的改进和创新，比如实现档案信息的数字化和电子化，实现档案流程管理的信息化，实现档案信息管理的安全性等，从而有效促进办公室档案的管理更全面、更安全、更有效。
关键词：信息时代；办公室；档案管理；创新策略
        1引言
        在机关事业单位日常管理中，办公室档案管理是一项重要的基础性工作，为企事业单位的发展运作提供重要的保障，在办公室档案管理工作中，为了不断满足日常工作变化，需要提升管理水平，同时满足不断变化的社会功能需求。通过对日常档案管理制度的完善，提升档案管理工作的服务意识，可以满足档案管理工作，满足日常基本需要。但是随着现代社会经济的不断变化，现代信息时代各类档案信息的增多以及大数据时代的到来，在档案管理工作中势必需要不断创新以满足变化的需要。如果档案管理工作依旧停留在传统的纸质记录模式，必然被时代所淘汰。面对新的形势发展，为了保持办公室在日常工作中的积极作用，需要在档案管理工作中不断创新，采用符合时代需要的方式方法完成日常工作。
        2现代化信息应用技术在档案资料管理中的不足很明显，现代化信息技术对档案的管理、服务的流程、工作的效率等方面具有传统管理方式无法比拟的优势，但在某些方面也存在不足，需要在工作中不断改进和完善。
        2.1现代化信息技术应用导致出现设计、规划方面的不足。随着现代信息化技术在办公室管理档案工作中的普遍应用，出现规划布局设计相对滞后的问题，档案管理工作的实质是实现对档案资源信息的管理，而生成想要的资料数据需要充足的存储空间，同时资金方面的支持非常重要。因此，在设计、实施统一的具有一定标准的方案时，要对以上问题进行充分考虑，避免因为规划设计问题而影响实施。
        2.2现代化信息技术应用导致出现管理理念不足。传统档案的管理类似于收藏，其实际的应用功能和价值很难充分发挥。如今，现代化信息技术的应用使档案得到充分的使用和调动，并可以实现档案的规范统一管理。但是因为某些工作管理人员的服务管理意识欠缺，在工作实际中，忽视信息管理规定和制度，或只是流于形式，执行不认真、不彻底。
        2.3现代化信息技术应用导致出现管理方法不足。在现代化信息技术应用背景下，档案相关管理方面的工作仍然存在欠缺，需要在未来的工作中不断完善和提高。部分档案管理部门，不能建立起科学、完善的管理制度，缺少对档案日常管理工作的详细规范，具体来说，档案日常管理制度及奖罚制度不够完善，各类档案资料管理混乱；档案编码不科学、不合理，在档案收集、整理时难做到统一协调，造成资料整理过程中的时间和人力耗费；从事管理工作的人员对计算机操作不熟练、不能快速准确应用管理软件等，这些都在一定程度上影响现代化信息技术的应用效果和工作效率。
        3强化办公室档案管理的创新思路框架
        3.1强化办公室档案管理的重要性
        在开展档案管理创新的过程中，提升档案数据管理的重视程度对于保证档案的正常管理具有重要的作用。在管理过程中，应结合所管理的具体内容开展信息数据系统建设，并在发展过程中不断完善，作为日常档案管理工作的基础，为不断发展的档案信息技术提供基础依据。

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对于传统的档案管理，为了符合现代信息时代发展需求，需要不断进行管理数据管理创新，对传统管理模式进行改进，利用现代技术手段维护原有信息，同时加大数据管理措施，将原有档案信息进行数据化管理，对于档案的日常管理具有极大的帮助。利用数据管理模式，对于档案的日常查找、使用具有极大的便利性，同时简化了审批程序，加快了业务办理速度。
        3.2加强对档案管理制度的创新
        在不断发展的时代背景下，针对档案管理工作的创新工作需要，从日常管理理念出发，不断提出创新举措适应管理需求。需要对档案管理的信息功能进行完善，同时发挥不同管理部门的优势，提升管理工作的效率。加大对信息化技术的重视程度，不断开展相关管理工作培训，使管理人员能够胜任信息化管理工作。培养管理人员的创新意识，对信息化管理具有充分的认识，提升自身管理水平以及服务水平，使档案管理工作能够在现代信息技术的辅助下顺利开展。
        3.3强化办公室档案管理人员创新意识
        为了提升办公室档案管理工作的日常创新，需要保证管理人员的综合素质符合档案管理工作，提升人员素质对于提升档案管理工作质量具有直接作用。档案管理工作具有一定的技术要求，综合能力要求较高，因此，从业人员需要掌握足够的业务技能。企事业单位在开展档案管理工作制度的同时，需要增强对从业人员业务能力的培养，完善档案管理人员队伍建设，使其满足日常工作需要，并不断适应新时代档案管理工作的变化。同时加强档案工作人员的责任意识培养工作，使相关人员能够对所开展的工作重要程度进行重视，从而建成综合素质水平一流的档案管理人员队伍，促进档案管理工作顺利开展。
        3.4强化运用现代科技促进档案管理创新
        在当今社会科技不断发展，企事业单位档案类型逐渐向电子信息类转化的情况下，档案管理工作信息化、网络化发展将是今后工作的重要方向。在日常档案管理工作中，应充分借助现代科技促进档案管理工作的创新，切实利用计算机技术、网络计算以及现代存储手段开展档案管理工作。在日常工作中，可以充分借鉴发达国家在档案管理中的经验，利用现代存储手段处理日常产生的档案资料，利用数字化技术实现档案资料的可靠保存，在减少浪费的同时增加资料的完整性。另外，应加大企事业单位档案管理过程中的信息化技术投入力度，加速现代化管理方式的建设工作，促进档案管理工作的创新工作符合时代的发展。同时应加大档案管理工作的宣传力度，使员工重视档案管理的重要性，提升档案管理工作的质量。
        3.5强化办公室档案的保密工作
        在开展档案管理工作创新举措的同时，需要保证档案的保密性不受到影响。在档案的收集整理过程中，一些重要资料需要进行保密处理，如果出现泄露情况，会对企事业单位利益以及经营安全造成严重影响，因此档案管理工作应注重保密工作的开展。针对企事业单位开展的档案管理创新需要符合档案管理保密性要求，采取有针对性的措施，建立完善的保密制度，提升管理人员对档案管理保密工作的重视程度。在开展现代信息技术作为档案管理工作辅助手段的同时，应加大对网络安全的重视程度，避免发生档案泄密事故，切实保证企事业单位档案安全。
        4结语
        综合以上分析，办公室档案管理工作是一项综合性高、系统性强的工作，其管理水平的好坏直接影响着事业单位的内部管理与发展。在现代化技术不断发展以及企事业档案管理工作需求变化的背景下，只有通过不断提出创新举措，才能满足日常管理的需要。
参考文献
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[2]张慧.浅谈信息时代办公室档案管理工作的改革与创新[J].办公室业务,2019,(16):116.
[3]柴晓洁.办公室档案管理工作的信息化创新探索[J].兰台内外,2019,(23):5-6.
[4]孟洋.加强办公室档案管理的创新思路[J].办公室业务,2019,(15):186.