新形势下企业档案管理的信息化建设--中国期刊网

字体：大中小

首页> 原创作品> 正文

新形势下企业档案管理的信息化建设

发表时间：2021/7/28 来源：《中国科技信息》2021年9月上作者：廖家宏

[导读] 信息化技术是社会进步发展的趋势，无论是政府信息化还是企业信息化都是对信息资源的新型的开发和利用，一个企业的发展中肯定会保存了大量的数据材料，而且这些数据材料对于企业的发展存在着重大的意义。

百色市工业投资集团有限公司廖家宏广西百色 533000

摘要：信息化技术是社会进步发展的趋势，无论是政府信息化还是企业信息化都是对信息资源的新型的开发和利用，一个企业的发展中肯定会保存了大量的数据材料，而且这些数据材料对于企业的发展存在着重大的意义。近年来我国企业信息化档案管理工作取得了很大的成绩，但是在实际运作过程中信息化档案管理工作当面还存在很多的问题。探究企业管理信息化建设中存在的问题以及及时解决和创新，是为我国企业在信息化档案管理建设中进一步发展创造条件。
关键词：新形势；企业档案管理；信息化建设
        1.新形势下企业档案管理信息化建设的重要意义
        在信息化大力发展的新形势下，企业档案管理要坚持与时俱进，注重档案管理的信息化建设。档案管理作为企业的重要部分，主要对企业运营进行追踪，为企业的战略规划提供重要的数据信息。由此可见，档案管理对于企业发展的意义。在这种情况下，企业要认识到信息技术的重要性，并且要注重档案管理的信息化目标，其建设的意义具体首先体现在信息资源共享的时代，企业无论出自于政治的角度，还是发展的角度，都需要注重信息化管理工作的开展，充分发挥出企业的表率作用。企业要注重创新和开拓，不断拓宽企业的发展渠道。其次，通过信息技术的有效运用，能够对企业的发展起到助推的作用，同时可以实现档案管理信息化建设，为企业改革提供重要的数据保障，以此来实现企业改革的最优化。最后，档案信息化管理目标的实现，在一定程度上推动了企业的文化建设，企业通过档案管理工作的开展，实质上也是对固有企业运营的记载，清晰地记录着企业的文化及发展。鉴于此情况下，企业要认识到档案管理信息化的优势，使其更好地服务于企业各项工作的开展，进而促进企业实现又好又快发展。
        2.企业档案管理信息化建设创新优化
        企业在档案管理信息化建设过程中，需要重点加强档案信息化管理系统，具体主要包括两方面内容：一是提高档案管理效率：在档案管理过程中，档案信息化管理成为提高其管理的重要保障。企业要根据档案管理的需要，结合企业当前具体实际情况，深入分析具体业务流程，结合企业的行业特点，要有针对性地设计档案信息管理系统，将相关档案信息纳入档案信息管理系统当中，实现档案的信息化管理目标。二是完善文件信息管理系统：实现藏纸质档案信息化，通过扫描、影像等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化档案，建立电子档案管理系统。针对当前这个系统而言，能够兼容不同文件格式的存在，兼容企业使用的各类软件。通过当前管理信息化建设，有助于提高企业档案管理水平，使得档案管理效率得到提升，促进企业的长足发展。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆

        随着信息技术的快速发展，先进的信息技术促进了各行各业的信息化建设，实现了管理方面的网络化与数字化。但信息化也逐渐暴露出一定的漏洞，对于企业的信息安全造成威胁。众所周知，企业档案涉及到诸多企业商业机密以及商业信息，要想保证信息的安全，避免商业机密外泄，则需要注重完善档案信息化管理安全管控，在当前这个过程当中，企业除了要注重完善相关管理制度以外，还需要注重发挥出信息技术的优势，采取信息化的管控手段。企业管理者必须高度重视信息化建设安全工作，建立健全网络安全理制度，加大信息化建设的投入，加强网络安全技术防范措施，采取切实可行的安全措施，确保档案信息数据的安全。另外，在网络信息化时代，网络可以实现多点互联，但是网络也存在一定的风险，由于网络空间中存在大量的病毒、黑客等，档案信息关系到个人的隐私，因此在实施档案的信息化建设时要做好安全管理，一方面避免电子档案信息被黑客盗取，另一方面避免档案在管理的过程中出现数据损坏或者流失的问题，及时修复和还原档案的数据信息。但是一些病毒在对档案管理信息系统进行攻击时会造成档案信息数据的破坏或者丢失，并且在档案没有备份的情况下容易流失，在流失或者损坏以后通常也难以修复和还原，因此需要档案管理部门针对信息管理系统进行升级和完善，从而增强档案信息系统管理的安全性与可靠性。
        企业必须要加强各项资源的有效投入，进行资源科学合理配置，例如购买相关设备有助于促进企业计算机信息化可持续发展。可以购买大量与企业工作密切关系的先进信息设备，有助于营造良好的信息化建设氛围。另外，人才对于企业信息化建设的重要性是不言而喻的，人才的素质会直接影响到企业信息化建设的水平。企业想要开展信息化建设，就必须要努力提高人才的专业素养，培养一些具备专业信息技术的人才，能够熟练应用各种先进的信息化设备和信息系统开展工作，以此来保证信息化建设的有效开展。企业还可以从当前的员工中选择出一些具有潜能和资质的人员进行培养，使其掌握信息化知识和相关的专业技能，并将其安排到合适的岗位上，这也能够发挥出其作用，对企业信息化建设的开展也有着积极作用。增强档案管理人员的素质水平。企业在招聘档案管理人员时应尽可能地选用那些专业的档案管理人员，并为其提供可靠的福利。
        3.结语
        在企业档案管理的过程中，要结合国家有关部门对档案行政管理的要求以及有关信息社会的要求，有效管理、收集、保存档案的内容与信息，并将档案工作作为管理的依据，将档案管理学作为最新的理论指导，将档案资源作为企业管理的对象，增强企业档案的数字化水平，推动企业发展实现网络资源的共享，增强企业数字管理一体化的水平。
参考文献：
[1]徐柳萱,黄宝艳.信息时代企业档案管理工作创新[J].现代企业,2021(06):14-15.
[2]王春雨.大数据背景下电子档案管理创新途径[J].科技风,2021(15):115-116.
作者简介:廖家宏，男（1986.9.16—），壮族，广西百色人，本科，政工师、工程师，高级企业培训师，研究方向：党建、档案