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摘要：在信息化技术支持下，大数据时代已然到来。大数据早已成为社会发展与变革的“催化剂”。特别是档案工作，以往档案管理方式相对落后，并不符合社会发展趋势。而在大数据技术支持下，档案管理方式逐渐变革，逐渐迈向电子档案新形势。在当前的自动化办公模式中，电子档案管理方式相对常见，合理应用电子档案管理方式，能够发挥电子档案的便捷性与诸多优势。要想做好档案管理工作，使档案管理作用得到充分发挥，为档案管理行业健康发展打下坚实基础。
关键词：大数据时代；电子档案；管理创新
1大数据时代电子档案管理的现实意义
1.1有利于实现电子档案资源综合利用
大数据时代，各种信息资源呈现出几何式的增长态势，单位档案管理的种类、数量不断增加，由此导致档案管理人员工作压力和工作量增大。为此，必须进一步将现代信息化融入电子档案管理工作中，借助档案管理系统以及其他软件对电子档案进行管理、开发和利用。一方面，做好大数据时代的电子档案管理工作，可以实现电子档案的高效立卷归档、传输、查阅、检索以及利用，满足不同信息需求主体个性化的需求，提升档案管理效能。另一方面，做好大数据时代的电子档案管理工作，可以减少档案管理工作对人力资源的依赖程度，实现集中处理。尤其是建立相应的数据库后，可以实现一站式管理、共享与利用，构建共建共享的电子档案管理格局，打破信息数据的孤岛，提升单位整体信息利用实效和时效。
1.2有利于节约档案管理成本，实现档案长久保存
首先，电子档案以一种数字化、数据化的形式呈现，可以较为方便地保存于硬盘、云储存系统、计算机以及其他终端，极大程度上减少了档案管理成本，适应未来档案事业发展趋势；其次，传统纸质档案管理模式对档案管理环境的依赖度较高，容易遭受档案害虫等物理、化学变化的影响，无法长期保存，具有易损性的特点。相反，电子档案则能够避免上述问题，能够长久保存于某一终端；最后，电子档案能够快速复制、传输，便于单位高效开展其他业务工作。尤其是在当前办公自动化背景下，电子档案能够适应单位电子化办公的需求，缩减工作流程，大大提升了单位整体信息传输和利用效率、质量。
2分析电子档案管理工作存在的问题
2.1管理人员水准不齐
大数据出现时间相对较晚，部分管理人员并未意识到大数据技术重要作用，亦难以将大数据技术与自身工作相结合。部分企业电子档案管理人员，其电子档案管理水准相对较低，很多企业内部电子档案管理人员并不是专职岗位，多为其他岗位人员兼任。这些兼任的工作人员，有着各自工作，难以花费更多时间与精力去学习大数据技术，难以将大数据技术与电子档案管理工作相融合。再加上，部分企业的档案管理人员年纪偏大，难以接受电子档案管理方式，更难以适应电子档案管理工作所提出的全新要求。受到这些因素影响，导致电子档案管理人员水准不齐问题出现，最终影响电子档案管理工作开展，难以发挥电子档案管理工作应有作用。
2.2电子档案管理设备落后
部分单位在档案信息管理工作中，并未投入充足资金，致使大数据设备更新不及时。电子档案管理设备落后，势必会影响电子档案管理工作开展。再加上，很多企业档案管理方式相对传统，多为人工管理模式，即便引入电子档案管理设备与平台，这些设备与平台依旧形同虚设，难以发挥电子档案管理设备与平台应有作用，严重阻碍企业电子档案管理工作开展，不利于实现电子档案管理与创新。
2.3电子档案管理制度有待完善
就当前的电子档案管理工作进行分析，部分企业多应用传统档案管理方式，并未结合大数据时代背景，对传统档案管理方式加以优化。此种现象，是不会导致档案管理工作制度不完善，档案管理流程不规范等诸多问题。
企业对传统档案管理所存在的问题并未进行及时分析，致使档案管理工作较为随意，无规范管理制度。企业档案管理制度不完善、不科学，势必会影响企业档案管理效率，降低档案管理质量，在档案管理工作中出现信息遗漏或是档案破损等诸多问题。档案存在破损与丢失问题，不利于企业管理与评估工作开展，更难以在企业内部推出电子档案管理方式，无法应用档案价值，难以创新传统档案管理方式。
3大数据背景中创新电子档案管理的有效途径
3.1建立健全企业电子档案管理制度
电子档案管理制度是电子档案运行的基本保障，加强电子档案管理首先要健全电子档案管理制度。关于电子档案管理，我国制定了各项企业电子档案管理体制，但是在实际运行过程中并没有得到良好的应用，企业领导层必须提升制度建设意识，完善电子档案管理制度。其次，要加强人事管理制度的建立，防止内部不和谐。最后，完善电子档案安全管理相关法律法规。电子文件的特殊性使其在管理过程中容易因各种原因而丢失或更改信息。虽然我们可以开发设计各种电子档案管理安全系统，如一些专门的杀毒软件和防火墙等，但是这种只起预防作用的电子档案安全管理办法不能从根本上解决电子档案管理的安全隐患，必须从顶层构建电子档案安全管理的相关法律法规，为安全管理提供法律保障；同时要结合企业自身的实际运行情况，完善内部管理制度，确保电子档案信息的真实性和原创性。
3.2加强电子档案管理复合型人才建设
当前各类企业缺乏电子档案管理的复合型人才，因此建立复合型高素质的电子档案管理人力资源是推动大数据时代电子档案发展的重要措施。一方面，企业要加强对电子档案管理知识的再学习和再教育，提升档案管理人员的基本素养，结合企业档案人员岗位情况对相关人员进行软件使用和管理软件的开发培训及学习。同时要加强对相关电子档案管理人员的学习激励，提升专业化培育的积极性，激励电子档案资源的共享和发展服务意识，高度重视工作中发现的各种问题，及时寻找解决办法，进一步提高档案人员的业务能力，使之能够应对复杂多变的业务形势。
3.3加强技术操作的监督管理
管理者在管理电子档案时，需要注意整个管理过程。其他管理人员也需要对同事的管理行为进行监督，及时提出并纠正管理人员在技术操作中存在的问题；同时，管理人员在技术操作中要注意电子文件的异常情况，对产生的安全问题及时进行监督，并尽快解决。另外，管理人员在电子档案管理中，一定要注意档案内容，以便于管理人员跟踪查找档案内容。比如，管理人员在归档时需要仔细核对每个员工的档案号，确保每个员工的档案中都能有单独的信息。
3.4加强档案安全管理
首先，要加强电子档案管理软件的选择和应用，优先选择那些稳定性较强、安全性较强的档案管理软件；采用专家评估的形式，对电子档案管理软件安全性进行评估，找出管理过程中可能存在的各种隐患；同时，在软件使用过程中加强技术侦测，相关技术人员定期对电子档案系统安全性问题进行检测和保护，以防止犯罪分子侵入电子档案系统；另外，作为电子档案利用的用户，要及时反映电子档案管理过程中可能存在的各种漏洞，以便于软件的升级和开发。
结束语
在大数据时代背景下，以往企业档案管理工作弊端逐渐凸显，为解决这一问题，创新以往档案管理形式，拓展档案管理路径。在实际档案管理过程中，应明确档案管理意义，并分析档案管理存在的不同问题，最终结合大数据技术，在大数据技术辅助下，创新以往档案管理模式，不断强化电子档案管理人员培训工作，使电子档案管理人员综合素能得到提升，并在档案管理创新工作中，增加更多的资金与设备，为电子档案管理工作开展提供硬件基础。
参考文献：
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