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摘要：文书档案主要记录了工作中每个部分的重要内容。作为一项关键时刻能够使用的重要凭证，它不仅可以为验证历史提供重要依据，还可以更好地指导下一步工作。由于文件资源的数量非常多、内容较为繁杂，包含各种文字资料、图标资料、影像资料等，是形成庞大的档案系统的基础支撑，承载的载体也越来越丰富。在新时期，根据新情况，文件档案管理人员应提高管理水平，技术水平和工作效率，提高整体工作能力，实现文件档案管理的标准化、现代化、科学化，有助于提高单位整体的档案管理水平。
关键词：文书档案；档案管理；重要性
1 文书档案管理中存在的问题
1.1 文书工作与档案工作衔接存在脱节
文书工作与档案工作有着很强的联系，但又各有其鲜明的特征，因而具有统一性的特征，但在分工上存在差异。因此，在实际工作中，两者需要互相配合，形成管理制度。这种管理体制是有效果的、科学的，但正是由于这种体制的存在，档案人员对文书工作不熟悉，导致文书工作与档案工作衔接不畅，存在脱节现象，二者衔接存在诸多不规范之处，一定程度上造成了文书工作与档案工作的脱节。因档案管理人员的地位不高，没有得到足够的重视。就目前来看，有大量企事业单位的领导人员认为，如果想要使单位朝向更好的方向发展，需要从教学、科研、改革等多方面着手，才能够收获更为可观的经济收益和社会效益。虽然此类想法具备充足的可行性，但是却严重忽视了文书档案管理所具备的重要作用，甚至有部分管理者认为在档案收集和档案管理方面需要投入过多的人力资源和物理资源，但是却并不能迅速收获良好成效，这样做会导致因小失大，与此同时由于领导层级的忽视，会导致文书档案管理技术缺乏的问题。
1.2 “底稿”问题
由计算机形成的“原稿”一般有两个特征。一是由于计算机修改、稿件调整非常方便，相关人员自由度高，同一文件（特别是重要的长期保存文件）多次定稿。二是发文的最终稿，与正稿无异，没有反映传统意义上的原稿原始性，失去了其价值。这样文书人员在年底归档时，保存终稿，充其量只保存一份正稿，如果有历史的修改稿，就会多被滥用，难以取舍。
1.3 “一步到位文件”问题
对于一些份数有限的文件，如请示书、书信、报告等，许多单位限制印制，但直接用打印机印制，可称之为“一步到位的文件”。这种“一步到位文件”，有时可能是由于打印机的碳粉出现一些质量问题，限制了文件的保质期，给以后的查阅带来麻烦。
1.4 复印件问题
这些文件主要以各种统计资料为中心，需要申报保存，如各种统计年报的登记表、人员（党员、干部、角色）。这些文件非常重要，通常需要长期保留，但现在许多驱动器都存储这些副本，用原始文件替换它们的做法不符合文书档案管理的规范要求。
1.5 存盘问题
文书档案归档有两种趋势：一是只保存软盘，不打印文本，数据存在底层。从基层档案保存的现状来看，恐怕很难达到长期保存的目的。第二，只储存文本资料。由于打印机直接打印的一步法文件不耐用，不利于重要文件的保存，所以这两种趋势是不适合的。
2 提高文书档案管理效率的具体对策
2.1 做好文书工作与档案工作的规范衔接
文件是文书的前身，其质量的好坏直接影响着文件储存的质量。如果没有高质量的档案，没有高质量的文件，即使有高水平的文件管理能力也是无济于事。文件人员应具有较强的文件管理意识，并对文件的每一部分建立归档制度。在办文档时，通常考虑文档内存任务，实现文档与文件工作的集成。相关单位领导需要把好人才入口关，注意招聘具备专业文化知识、技能的人才，以为档案队伍的充实建设奠定下坚实的支撑作用。要注重现有人才的应用，大胆应用具备专业理论知识和技能特长的年轻干部，稳定现阶段文书档案管理团队，解决其存在的各种实际问题，保证投入到本职工作中。
2.2 提升文书档案管理人员的素质
要改善档案工作地位现状，转变观念，提高档案管理人员的素养和素质。在科技先进的社会，信息技术迅猛发展的今天，要加强领导和工作人员对文书档案工作的重视，争取文书档案工作者和工作人员的理解、关心、帮助和支持，把文书档案工作纳入档案工作的总体工作计划和年终工作。负责档案管理工作的相关部门必须要从全局着手，适当地融合竞争机制，创新优化现有的工作方案，改变传统的文书档案管理工作者安于现状的心态，增强其优化意识，从本质上杜绝各种安逸作风的存在。改变传统的管理模式，秉承公平、公开、公正的基本原则，平等地对待所有文书档案管理工作者。
（1）档案人员要充分接受不断地更新知识，积极学习新的业务模式，充分发挥主观能动性，坚持终身学习和素质教育理念，不断确定新的学习目标，任务和要求，努力提供便捷高效的服务。
（2）相关企事业单位还需要结合岗位特征，选聘才华出众、表现优异的员工，采取科学合理的优胜劣汰的管理机制，保证档案管理工作者能够充分认识到自身能力的拓宽和工作业绩提升与其生存之间存在的密切关联。增强员工群体所具备的危机意识，保证其能够更加积极努力地参与到相应工作中，激发其工作潜力和工作积极性，促使档案管理工作拥有更为充实的竞争力，尽可能地实现档案管理模式的优化创新。
（3）还需要建立完整的激励机制，如通过科学合理的分配模式，鼓励员工进行优化创新，并将创新能力作为员工考核的核心标准，促进文书档案管理工作的良性循环。
2.3 做好文书档案管理的基础工作
文件档案的收集、鉴定、保管、统计工作是档案工作的物质基础和前提，因此，不仅要做好本单位与上下级对应的红色头文件和各种资料的收集工作，更好地收集整理本单位在公开细节的公务活动中形成的新鲜生动的档案资料，认真整合档案资源努力把握机关工作在不同时期的关键任务，明确主题，找准位置，自觉把档案工作与服务大局排好并考虑在内，在服务大局中形成强大的合力。
（1）做好重要文件的归档工作。当同一文档（特别是需要长期保存的重要文档）形成多个草稿时，将保存原始、最终和原则性的更改，而对于一般文档，将只保存最终文档，不再保存原始和修订的草稿。
（2）做好“一步到位”文件审核工作。文秘人员在归档年度文件时应严格控制。一旦发现文件（尤其是保质期较长的文件）在打印时有歧义，应坚决退回并重新打印。同时要求印刷室工作人员购买质量好、耐用的碳粉。
（3）做好复印件处理工作。文秘人员在年度归档工作中，当有复印件时，应视情况区别对待。有一种情况，原文件应保持在同一级别，提交上级的文件应使用副本。还有一种情况，如果上下层需要长期保存，就会形成两个原件。如果表格不够，可以把空白表格复制然后再复制，而不是填表复制。如果有副本，会再次复制。
（4）做好文件保存载体的工作。对于所有需要长期保存的重要文件资料，在保存软盘的基础上，打印出一份书面材料归档，两个载体的材料一起保存，相辅相成。只有这样，文件才能保持完整，便于将来查询。
结束语
档案管理是各机关工作不可缺的一部分。在切实提高档案管理人员综合素养的同时，还要加强档案管理与现代管理手段、信息技术的融合，实现档案管理的科学化，切实提高档案管理效率。总之，办公现代化是当代社会发展的必然趋势。在现代办公设施与传统管理模式发生冲突的情况下，管理人员必须提高认识，及时更新观念，不断研究和探索文书档案管理的新形势。
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