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摘要：近年来，随着时代以及科学信息技术的快速发展，我们已然步入了一个全新的时代———数字化信息时代。数字化信息时代下，各种信息网络技术被广泛应用在各行业与领域中，为人们的日常生活、生产、工作以及学习提供了极大便利。而同时，档案管理工作也随着时代的不断发展，紧跟时代前进的步伐，逐渐引入了数字化信息技术与设备来开展档案管理工作，旨在能够从以往传统的档案管理工作方式向先进数字化档案管理工作方式所转变。但从我国档案管理工作现状来看，其档案管理工作中存在着一定的不足之处。
关键词：信息化背景；档案管理；问题；优化措施
1档案信息化管理的优点和缺点
任何事情都有利有弊，档案的信息化管理也是一样，虽然信息化管理更快捷、便利，而且能够实现资源共享，但是对于网络和设备方面，目前仍然存在一定的不稳定性，所以网络安全问题，一直制约着档案信息化管理的发展。
1.1 资源共享
传统的档案大部分以纸质版为主，并且存放在特点的地点。所以如果想要在不同的时间、地点进行档案的查阅是很困难的，满足不了多人查阅的要求。而如今的在信息化环境下进行档案管理，改善了档案在时间、空间受限的缺点，利用网络实现传输和共享，可以实现多人、多地进行档案信息查阅等，相对比传统档案实现了资源共享的同时，也提高了档案管理工作的便利性。
1.2 经济节约实用
在过去的档案管理工作中，工作的每一个流程都需要一定数量的工作人员去完成。需要人工进行收集、审核、整理等工作，而且效率并不是很高，投入的人力成本和时间成本相对较大。如今利用数字网络进行档案的整理、审核和存放，不但减少了相关成本，而且更快捷有效，也避免了环境因素对于档案的影响。
1.3 信息化档案管理的不安全性
信息化档案管理十分方便快捷，但是由于计算机网络属于较为开放的环境，资源在共享模式下，即便在各个环节都设置了用户权限，也难以避免计算机系统和电子档案被入侵和破坏，档案信息遭到不法分子的修改、增减等非法利用，给档案管理工作带来巨大影响。
1.4档案信息对设备和网络依赖性
信息化档案管理工作必须在计算机硬件以及网络的支持下才能进行储存、整理、查阅等，这就给信息化档案管理带来一定的局限性。例如，一旦计算机出现问题、硬件被破坏、网络不畅通等情况，都会导致档案内容无法被录入、查阅等，从而降低档案管理工作效率，影响档案管理工作的正常进行。
2信息化下档案管理的现状
首先，科学技术的发展，对档案管理工作人员综合能力提出了更高要求。档案管理工作融入信息化处理技术，要求工作人员不但掌握档案管理相关知识，还要有熟练的计算机操作能力和维护管理能力，这对档案管理工作人员提出了不小的挑战。
其次，信息化统计海量信息，在信息的甄别筛选录入方面，增加了工作难度。信息化处理的是非结构化或半结构化数据，在对信息的采集整理过程中，工作人员要学会舍弃无用信息，筛选重点有价值信息，做好信息档案记录和保存。信息化下的档案管理工作需要工作人员提高辨别能力，为档案信息管理起到保障作用。
最后，档案管理体系不完善，对档案管理工作有一定的阻碍作用。信息化下的档案管理工作，工作内容和工作模式有了新的填充和发展，但是没有及时建立规范合理的档案管理体制和档案管理体系，导致后期在档案信息使用过程中出现费时费力的情况，降低档案管理工作效率。
3信息化背景下优化档案管理工作的具体实施措施
3.1形成档案管理信息化意识
随着时代的快速发展，以往传统的档案管理方式已无法满足新时代的发展需求以及新时代背景下档案管理工作的实际需求。因此，在当前的档案管理工作中，必须要注重数字信息化技术与设备的应用，并在此基础上进行档案管理信息化工作意识的形成。作为一项基础服务工作，档案管理工作的良好开展对各单位或机构自身的发展有着重要意义。基于信息化背景下，档案管理工作的开展在借助信息化技术的同时还应将其进行充分体现。首先，相关领导人员应对档案管理人员进行信息化档案管理意识的培养；其次，领导人员应注重档案管理机制的制定与完善，从而为后续档案管理信息化建设提供帮助；最后，提升档案管理人员专业技能与综合素质。不仅要让档案管理人员牢固掌握该怎样开展档案管理工作，明确档案管理工作的重要性，还应组织档案管理人员通过参加培训或自主学习等方式来进行信息技术的学习。还有一点更为重要，那就是做好人才入门关，在人员选聘的过程中，尽量寻找既具有专业档案管理知识又具有一定专业技术与信息技术的人才，这样一来不仅能够充实档案管理队伍，还能够有效提升档案管理工作效率与质量。
3.2加大档案管理信息化建设资金与硬件投入
确切来说，信息化档案管理建设是一项复杂且长期的工作，并不是立刻就能够成功的，是需要大量时间、大量资金、人力资源以及各种信息化技术设备的投入才能够保障的。在实际档案管理工作中，相关档案管理部门应与国家相关部门进行深入沟通与协商来获得专项财政资金拨款用于档案管理信息化建设。除此之外，档案管理部门可以充分发挥社会群众的力量，引进社会资金来促进档案管理工作信息化建设。当然，在实现档案管理信息化建设的过程中，相关档案管理人员需要注意到一点，那就是档案管理人员的配置，除了基本档案管理专业人员之外，还需要注重技术人才的引进。与此同时，在引进技术人才的基础上也要加强内部人员培训再教育工作，以此来促进档案管理人员以及信息技术人员技能水平以及档案管理水平的提升。
3.3建立档案管理信息化制度，提升档案信息安全管理水平
在实现档案管理信息化建设的同时，相关档案管理人员需要明确一点，即档案信息安全。如果不能够保障所有档案信息的安全，那么各单位所为档案管理工作付出的努力则会归之于零。如果想要切实保障档案信息化安全，相关档案管理人员可以结合国家相关法律文件来进行档案管理信息化建设制度，例如，可以结合国家新近颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》来进行档案管理信息化建设制度的制定与完善，以此来保障档案资源信息安全。对那些尚未取得授权、通过非法途径获取相关档案信息资源的用户进行严格惩罚，必要时追究其法律责任。
3.4提高档案管理的风险意识
随着社会发展，信息日益透明，给不法分子造成了可乘之機。档案管理人员要树立正确的网络安全意识，提高识别能力。一旦隐私信息如被泄露，将会造成不可挽回的损失。工作人员在档案管理过程中，要保证国家和个人的隐私信息不被泄露，为档案信息的安全性做好保障。
结束语
在科技迅速发展的今天，档案信息化管理的确带来了诸多好处，想要顺应时代变化，跟上时代节奏，就必须从设备、网络、人才等多方面入手，硬件设备上做好保障，人才培养方面更要重视起来，尤其是对于档案信息管理系统的操作，不但要熟练掌握，而且还要具备及时解决软件系统、硬件设备等出现问题时的解决能力，保障档案信息化管理工作的顺利进行。
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