乌兰浩特市人社局干部人事档案中心 内蒙古 137400
摘要：行政事业单位档案管理工作的重要性极高，直接影响到单位的社会服务能力。然而，结合实际调查可以发现，现阶段我国许多行政事业单位在档案管理中存在着制度缺失、专业人才缺乏、资源整合困难等问题。为了提高行政单位档案管理水平，必须注重对档案现代化和电子化发展的探索。
关键词：行政单位；档案管理；现代化；电子化策略
1 行政单位档案管理的现代化和电子化价值
1.1 提升常规工作效能
通过现代化、电子化建设，行政单位档案管理工作可以更好的为日常工作效率的提高服务，通过这种建设，可以减少档案日常整理流程中的重复性、复杂性劳动。在大数据分析和分析的支持下，也可以成功实现更准确、快速的档案检索。行政单位档案管理所涉及的日常工作是比较大的档案信息，以某一市场为例，全球所有的档案都有两千多份，这使得传统档案管理的数据收集信息，检索效率低，并且随着现代化和电子化建设的发展，档案管理效率显著提高。通过电子密钥的授权，文件用户可以通过计算机提供的信息“高速通道”查询电子文件的信息。在互联网的支持下，还可以实现不受地域限制的文件传输和下载，实现文件的快速检索。在程序层面，可以根据字符串和关键字自动对档案进行分类，在减少人工检索时间和节省人工成本的过程中，档案人员可以更好地投入到高质量的档案研究中。
1.2 资源存储的利用共享
我国行政事业单位近年来的知识信息需求，这就需要通过档案管理的现代化和建设电子内容等各种载体档案进行数字化改造，在信息技术的支持下，可以获得通过速度快、容量大、电子档案信息资源占用空间小，有效提高档案管理人员浏览、检索的效率，同时也有效避免了同一档案因人工检索和多次查阅而造成的物理损失。随着电子行政事业单位现代化建设的推进和电子档案大数据化建设，并能够对接人事管理系统、文献信息资源系统等领域，各种信息资源的整合和档案可以因此而优化，优化共享可以更好地发挥档案资源的价值。
1.3 档案信息的多元应用
行政单位档案管理的现代化、电子化建设可以实现档案的信息化，单位的发展可以获得资源平台和决策参考支持。行政事业单位作为一个公益性社会组织，可以根据领域和功能对各类档案进行信息归档和调研判断，各环节、多部门的协调和高效协作可以得到帮助。通过对本行业内行政事业单位档案的充分挖掘和研究，辅以声光技术、数字模拟，可以加强档案利用，从而开展爱心教育、员工培训、思想政治工作、档案信息的多重应用能够更好地服务于行政机关的运行和发展。
2 行政单位档案管理的现代化和电子化发展方向
2.1 优化制度和人才
要优化行政单位档案管理工作，应从制度和人才两个方面入手，对档案人员进行因材施教的培养。在多模式、多层次的培训下，可以巩固档案管理的基础。对于市场监督管理单位来说，需要明确哪些管理者应该有学习的机会，从而加强相关人员的综合素养和专业技能，确保更好地利用新思路、新技术、新设备。通过完善管理制度，明确基本工作职责，加强个人能力的发挥，档案工作人员才能更好地发挥自身职能。在强化培训的过程中，综合素质考核的定期开展也极为关键，并保证每一名管理人员均能够认识到档案管理的重要性，以此结合计算机技术培养，行政单位档案管理的现代化和电子化发展即可有效推进。
2.2 优化保存和查询
为了更好地适应信息时代，我们必须充分利用时代的机遇，从而逐步淘汰传统的纸质档案，充分利用现代技术，推动档案管理的现代化和电子化发展。对于行政事业单位来说，现代电子档案管理对专业要求更高，对相关人员的素质和技能要求也更高，因此必须努力提高相关人员的能力。
我国许多行政事业单位的档案管理工作规模较大，档案数量也逐渐增多，传统的档案管理和利用模式已不能满足单位的需要，因此必须加强运用现代技术，推进电子档案管理建设和现代人力节约，促进管理效率的顺利实现。此外，通过对档案管理的智能化、信息化探索，也将大大提高档案管理的科学化、合理化水平。
3 行政单位档案管理的现代化和电子化策略
3.1 加强制度建设
要优化行政单位档案管理的现代化、电子化建设，必须从制度建设入手，建立健全档案收集、鉴定、收集等相关制度，根据《档案法》的规定和单位的实际情况保管、利用。立足于行政事业单位的工作领域，结合档案管理的内容和具体特点，开展标准化体系和评价体系的建设，从而为档案管理的现代化、电子化提供制度保障和制约。考虑到现代化和电子化建设会催生很多新的安全问题，且相关信息存在传播路径多、速度快特点，因此必须建立专门的保密制度，约束档案信息的存储、整理、传递过程，档案信息数据安全制度需有着针对性建立健全。此外，还需要关注可能出现的危害行为，以此围绕档案信息化的管理、使用、运行进行针对性的处罚和约束，处罚措施必须设法明确。
3.2 实现资源整合
对于不同层次、不同层次、不同性质的行政事业单位，档案现代化和电子化建设需要采用不同的管理标准，以确保档案管理更好地为单位的发展服务。在标准框架的基础上，行政事业单位应结合自身实际积极引进先进的信息管理技术，逐步推进档案管理机制建设，加强档案管理系统与单位的其他信息管理系统的兼容与对接，使不同更新、利用、管理信息系统建设的同步，同时也可以实现档案信息的有效、及时的传递和接收。资源整合需要注意对工作流程的高精度跟踪，明确对个人实施档案信息管理的职责，这样可以避免职责混淆，顺利提高工作效率。
3.3 全面资源共享
充分利用“互联网+”技术，在行政单位档案管理现代化、电子化建设中，实现数据共享，提高档案管理效率的目标。基于“互联网+”时代，档案管理工作创新必须得到行政事业单位的重视，以此充分利用互联网信息技术设备，优化档案资料的投送和传递，档案数据的完整存储也需要同时设法优化。电子化和数字化的信息资料存储需逐步取代纸质档案数据信息资料存储方式，以此开展双轨制管理，档案信息资料的有效性和完整性即可更好得到保障。
3.4 强化基础保障
行政事业单位的管理水平直观的体现在档案管理的现代化、电子化建设上，因此必须努力加大基础投入，为档案管理的优化提供有力保障。通过提供物质条件，可以满足档案管理现代化和电子建设的硬件设施需求，具体涉及计算机、数码相机、扫描仪、大容量加密存储、摄像机、网络设施等设备，以及显示、检索、仓库配套场地和博物馆不容忽视。此外，软件和人才也在档案管理现代化和电子化建设中发挥着关键性作用，因此需要积极引进或开发先进软件，强化档案管理人才队伍建设，以此满足电子档案的制作需要，做好信息系统的更新和维护。对于很多行政事业单位存在的优秀档案管理人才缺失现状，具体培训可围绕实践技能、专业知识、安全保密等方面开展，辅以完善的人才晋升与发展机制，档案管理的创新活力即可更好激发。
结束语
综上所述，行政单位档案管理的现代化和电子化建设具有较高的现实意义。在此基础上，从加强制度建设、实现资源整合、全面资源共享、加强基本保障等方面入手，为档案管理提供了一条更加可行的发展路径。为了更好的优化行政事业单位的档案管理，充分利用云环境，进一步加强档案的利用也是需要注意的。
参考文献：
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