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摘要：随着社会的发展，档案管理工作的重要性逐渐得到体现，在档案管理工作中应用信息技术能够提升管理的质量。在当前，无论是档案的数量，还是档案的类型都是多种多样的，这使档案管理工作的开展变得更加复杂，在这样的背景下档案管理工作的标准也出现了一定的变化。为了满足这些新要求，进一步地将信息技术的优势发挥出来，对于改善档案管理的质量有着十分重要的意义。
关键词：信息时代；档案管理；问题；对策
1 对档案管理者的素质要求
1.1 档案管理的一些基本原则
档案管理基本原则是档案管理的主要环节。信息时代的档案管理主要在工作人员对档案的收集、鉴定、保管和统计利用。具体环节包括：档案的收集、档案的鉴定、档案的初步整理、档案的立卷归档、档案的全宗编写、档案的数字化录入、档案信息存储、档案信息编目、检索信息的录入、档案信息的保管和利用。档案管理是一个发展过程，是从经验到科学，从人工到运用信息化手段管理，从封闭到交流和开放过程。档案管理的主要功能和根本性质逐渐以信息时代化的体系为基础。信息时代的档案管理能提供更加便捷的服务、能更加提高档案利用率。此外，信息时代的档案管理要更加关注档案信息安全，档案的共享也要更加注重保密以及知识产权的保护。档案管理应基于完整性和系统性原则。首先，要充分汇总档案数量，防止档案缺乏；其次，档案材料之间有一些机制，使档案管理人员能够“依制”管理档案，并迅速获得这些文件；最后，档案管理的安全原则是要求档案文件本身不受损害，可以永久使用。同时，由于档案是历史的客观反映，管理人员必须注意确保档案的真实性，并且不损害其原件，这是档案管理员必须遵循的一项原则。
1.2 档案管理人员的素质要求
档案工作者是档案真实和历史真实的坚定维护者，档案工作人员必须具有较好的职业道德素质，必须具备较高的政治品德素质，必须遵守宪法和法律，恪守工作纪律和职业道德，严守党和国家的秘密，自觉贯彻执行党和国家关于档案工作的一系列方针、政策。此外，传统档案管理体系正在向信息时代管理体系过渡。信息时代档案管理的相关工作人员应该具有一定的信息安全基础知识和管理能力。档案管理相关单位应该多选用高素质人才，特别是档案管理信息处理领域的高素质人才，从而提高档案管理的整体技术水平，将信息化手段充分运用在整理、立卷、保管、借阅和归档上。档案管理相关单位还应进一步引进信息时代的档案管理设备和制度，为提高档案管理的工作效率提供保障。
2 现阶段档案管理工作存在的问题
从档案管理内部因素的角度分析，现阶段档案管理工作主要体现出以下3个主要问题：首先是对档案管理工作缺乏重视。很多单位没有意识到档案对于事业发展的重要性，忽视对其管理，导致档案从业人员工作积极性不高，档案管理方式和管理设备也比较落后；其次是基础性管理业务薄弱。具体表现为缺乏系统健全的档案管理制度和部门监督体系，导致基础性管理业务不符合行业规范甚至出现违法违规行为；最后是管理人员职业素养不过硬。具体表现在两个方面，一方面是很多档案管理人员没有经过专业化的业务培训，导致档案管理意识和能力没有达到岗位要求，另一方面是部分管理人员缺乏端正的工作态度及良好的岗位责任感，对待工作敷衍了事。从档案管理外部因素的角度分析，也存在3个主要问题：首先是由于档案文件系统不兼容而引发的归档问题。目前，在很多业单位中普遍存在智能化办公系统与档案管理管理系统缺乏兼容性，甚至相互冲突的情况，导致电子档案归档困难；其次是由于档案管理平台缺乏而引发的信息利用率低下问题。
由于缺少标准化、系统化、智能化、网络化的档案管理平台，现阶段，所谓的档案信息化管理仍主要停留于利用计算机技术对电子化档案进行简单编辑和录入的初级阶段，大部分管理工作仍以人工操作为主，显著降低了档案工作效率；最后是由于过度依赖信息技术而引发的电子档案安全问题。由于具有操作简便、储存方便、易于传输等技术优势，电子档案逐渐成为现阶段众多单位主要的档案形式。但是，受到信息技术、硬件设备、网络安全等多种因素的影响，电子文档在使用过程中，经常出现文件损坏、数据丢失、感染病毒等问题，严重影响档案的保存状态和安全性。
3 信息时代提升档案管理质量的对策
3.1 建立档案数据库
在信息技术高度应用的时代中，通过应用信息化技术能够实现高效的档案管理，但是现阶段很多单位的档案管理效率并不高，甚至是离预期的目标还有很长一段路要走，造成这种情况的重要因素之一是很多企业的人员无法正确地认识到，在信息时代想要更好地将档案管理开展下去需要自身对档案管理工作有一个科学的认识。开展档案管理工作需要较大的信息存储设备作为管理工作的基本支持，所以单位需要针对信息化的档案管理建立专门的数据库，这样能够使得信息的存储获得非常有效地支持。通过数据库的建立，可以进一步地保障档案管理工作在良好的环境下顺利进行。此外，相关单位在开展档案管理的时候还应该能够进一步地考虑到单位整体方向上的发展战略要求，从而保障档案管理能够符合单位的实际发展需求。仅仅建立相关的档案数据库还远远不够，在数据库建立之后还需要进一步地将档案维修以及档案保护落实到档案管理的每个环节之中，这样能够保障档案管理工作所取得的效果以及质量得到更大程度提升。
3.2 保障软件的兼容性
在当前信息化的时代中，想要更好地将档案管理工作落实到位，那么相关单位应该认识到在档案管理工作中应用信息化设备的重要性，通过应用先进的信息化技术可以使得单位的档案信息资源在不同的部门之间实现共享，这样能够提升档案资源的利用效率，从而使得每个部门可以将需要的档案信息及时存档、调取，提升了工作效率。所以，单位每一个部门之间信息、数据的畅通尤其重要。为了达成这样的目标，档案管理部门应该制定科学、安全、顺畅、便利的互通网络，同时，将更多的计算机技术应用到档案管理中来，通过先进的软件技术使档案的类型、内容等相关信息能够自动化地被科学分成不同的种类，然后根据所分的类别对这些信息进行储存，但是一定要确保档案管理软件能够具备非常高的兼容性，这可以更好地避免信息档案管理与以往形式的档案出现重叠，而导致信息出现混乱的形式，这对于保障档案信息的准确性发挥了较大作用。
3.3 规范档案管理工作
引进发达国家，或者发达地区先进档案管理理念，针对档案管理制定一个更加完善的档案管理制度，通过对档案管理涉及到的所有工作内容进行明确地界定，然后将制度落实到实际的管理之中，能够进一步地保障档案管理工作变得更加规范、更加有效，从而将档案的利用率最大能效地发挥出来。
结束语：
综上所述，针对传统档案管理工作中存在的诸多问题，在新时期背景下，党政机关、企事业单位及档案管理职能部门以及保密部门应从多层面入手，通过定期培训、规范制度、引进先进技术和设备等途径，对传统档案管理工作进行优化与突破，从而探索出全新的管理思路，促进档案管理工作的健康、稳定发展。
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