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摘要：为了充分挖掘数据的价值，出现了以数据为管理对象的大数据、科学数据管理、工业数据管理、数据中心、数据湖等领域。为避免上述领域的数据管理与档案工作的重叠、重复和冲突，本文就数据管理业务与档案融合管理进行了分析和探讨。
关键词：数据管理业务；档案；融合管理
1几种数据管理业务存在的冲突
1.1争抢资源导致原有管理体系遭受破坏
大数据、科学数据管理、工业数据管理、数据湖、数据中心都以组织业务中的原始记录数据为管理对象，纷纷引入管理制度加以约束和占据，使得单一资源难以满足多个管理主体的管理需求，从而忽略了原有的管理系统。使原来的管理系统——主要是电子档案管理系统遭受损害。例如，许多组织建立了数据中心或数据中心，减少了提交给档案部门的电子数据，破坏了档案资源的完整性。一些科研机构拒绝归档科学数据，因为它已经被转移到科学数据中心。在一些地区，由于大数据局的建立，结构化数据不再归档。凡此种种情况，均是一种对资源拼抢，并导致几十年建立起来的电子档案管理体系遭受破坏，损坏档案资源体系的完整性。
1.2重复建设导致资源配置的失衡
对原始记录的多重管理导致了大量的硬件和软件建设的重复。很多企业不仅有电子档案管理系统，还有用于数据挖掘和大数据的数据仓库系统，还有数据中心。这使得同一对象管理的软硬件反复投入建设，使得组织难以承受数据管理的成本。在这种情况下，许多组织不得不减少对电子档案管理所需的硬件和软件投入，从而导致信息技术资源配置的不平衡。资源配置的不平衡使得档案业务无法获得足够的资源，档案业务的不足之处频频出现，影响了我国档案业务的发展。
1.3加重市场主体数据管理负担，拉低数据管理效率
长期以来，针对原始记录的管理是档案业务，以数据为管理对象的多个领域出现之后，针对原始记录管理的投入不断重复，使市场主体不堪重负，使单位产出成本成倍增加，数据管理效率被大幅度拉低，影响我国市场主体的竞争力。
1.4管理互相掣肘
不同管理目的对资源形成的要求不尽相同。如大数据要求数据量大且大规模跨组织集中，科学数据管理要求数据准确，工业数据管理要求数据分类合理，数据中台要求数据集成且管理低成本，而电子档案管理要求数据格式通用、管理安全。加载在组织原始记录上的需求如此之多，使得信息系统实施时需求互相矛盾，流程变得更加复杂，相关需求越来越难以得到满足，管理互相掣肘。
1.5数据安全存在风险
近期形成的一些数据管理业务由于体系处于形成之中，制度、管理机制不健全，存在漏洞。如一些领域的数据管理制度仅从利用去考虑，没有考虑版权问题，对所管辖的数据无限制共享，损坏数据形成者或所有者的权益；有的数据管理业务较少考虑保密问题，将涉及国家敏感信息的数据置于无管控的共享系统之中；有的数据管理业务甚至从未考虑数据的国家主权问题，任意将数据跨国流动、共享或利用。有的数据管理业务对数据无异地备份策略，数据丢失事件时有发生。
2数据管理业务与档案业务融合管理的逻辑
本文融合数据管理业务档案管理的思路，相关的数据融合的档案业务管理业务需求，大数据，科学数据管理、数据管理、数据，比如中间数据的要求档案业务实现数据管理，从而实现数据服务与业务档案管理的集成，避免上述冲突。
2.1数据业务与档案业务具有同质性
根据本文第2部分的研究，大数据、科学数据管理、工业数据管理、数据湖、数据中台等的管理对象、管理流程、管理目的和所需基础设施与档案业务基本相同，业务同性质高。高同质的业务具有融合管理的基础和可能。
2.2档案业务具有开展数据管理业务的基础
融合管理存在谁向谁融合的问题。本文提出的思路是大数据、科学数据管理、工业数据管理、数据湖、数据中台向档案业务融合。与大数据、科学数据管理、工业数据管理、数据湖、数据中台相比，档案业务形成时间最长，理论、实践、管理体系等都比较完善，具备开展数据业务的基础与条件。一是融合管理可利用档案业务现有管理理论与方法，而不必重新构建一个管理体系。二是融合管理利用档案工作现有的基础设施。经过近10年发展，大多数单位建设了电子档案管理系统，有软件、有硬件，稍加调整可承担数据管理业务。三是可利用档案机构。档案工作一直比较重视机构建设，每个地区、部门和单位都有相应的档案机构和档案人员，他们可以在稍加培训的基础上，快速承担起数据管理业务。四是可利用档案工作现有的管理机制。档案业务有一套非常成熟的管理机制，尤其在数据的安全、保密、主权维护、版权维护等方面有一套完善的制度，可直接套用，这对于保障国家数据安全具有重要的意义。
3档案工作与数据管理融合的途径
3.1实现档案业务目标的融合与重构
与档案业务相比，大数据、科学数据管理、工业数据管理、数据湖、数据中台等在管理内容上没有太大区别，不同点主要在于管理的目的不同。正因为管理目的不同，导致管理范围、过程、利用方式等的差异性。但是这种差异是可以通过将数据管理目的融合到档案业务中得到弥补，通过档案业务实现大数据、科学数据管理、工业数据管理、数据湖、数据中台等管理目的，不再重新设立相应的数据管理业务，从而实现协同、高效的效果。
3.2重构档案业务的管理范围
长期以来，档案业务定位为企业原始记录（或文件材料，下同）的非现行阶段的管理，部分承认档案业务对企业原始记录的半现行阶段的管理，而对原始记录现行阶段的管理则较少。然而，数据管理业务则提倡或强调原始记录现行、半现行阶段的管理。实现档案业务对数据管理业务的融合，需要重构档案业务的管理范围，实现档案业务由原始记录非现行阶段向全部半现行阶段和全部的现行阶段延伸和扩展，实行数据治理、数据业务等与档案业务的融合。
3.3对档案业务过程适当调整或重构
尽管，档案业务与数据管理业务具有同质性，但长期以来，档案业务没有实现数据业务的管理目的，其中一个主要的原因是受制于档案业务在数据归档和档案管理技术上的限制。要突破这些限制，需对业务进行重构，要通过对业务进行重构实现档案业务对数据管理业务的融合。
一是重构文件材料归档范围。通过对数据业务管理对象的分析，有的数据管理业务的管理对象的范围超出了档案业务。要使档案业务满足这些数据管理业务的管理目的，扩大档案业务的管理范围势在必行。即真正把“具有利用价值”作为归档范围的标准和原则，而不仅仅是“保存价值”。二是重新构建档案业务对信息的分类等组织方法。档案业务有一套成熟的信息组织技术，包括全宗内分类、组件（卷）、排列、电子文件版式存储等技术，对档案信息的组织起到了重要作用。但进入数字时代，这些技术也限制了档案信息的利用。要使档案业务满足数据业务的需求，必须重构信息组织技术，按有利于信息开发利用的方式来组织信息。三是重构档案信息的深加工技术架构。经过几十年的发展，档案业务也有一套成熟的信息深加工方法，但进入数字时代，这些深加工技术也限制信息的利用。尤其是大数据业务运用多种算法挖掘数据的关联价值，而档案业务则几乎很少用到这些科学的算法。因此，要在档案管理中大量引入并运用算法，增强档案信息关联的价值的发掘。
结束语
要加强相关人才的培养，培养既具有先进的数据管理理念，又掌握数据管理业务工具、方法和技术，能将数据管理业务与档案业务相结合的人才队伍，从而为数据管理业务和档案业务集成的实现提供智力支持。
参考文献：
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