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摘要：随着我国科学技术的快速发展，档案管理也步入了电子化时代。档案作为信息资源的载体其安全性不可忽视。随着信息化技术的发展和电子平台的创建，电子档案信息安全隐患不断增多。为了保障电子信息的安全、避免信息泄露，档案管理部门应当采取系统、全面的措施，构建高效的电子档案安全管理体系。
关键词：新时期电子档案；档案管理；应用
引言
对于企事业单位而言，档案管理工作属于其中一项繁琐细碎的业务，要对其投入大量的工作精力。通过引进电子信息化管理模式，采取电子档案管理方式，可以有效提高工作效率，确保档案信息的储存安全，保证查询便捷并发挥多方面的优势和作用。针对电子档案在档案管理中的应用策略进行探究分析，有极大的必要性与现实意义。
1新时期电子档案的优点
近年来，基于信息技术的电子档案管理已经成为机关单位档案管理的主流，除了与时代发展要求相适应之外，这种管理还存在以下三个优点：一是可以运用多种媒体形式来进行档案的存储与管理，同时也可以为使用者的搜索与查询提供便利。二是这种管理方式不需要占有物理空间，只需要简单的设备就能够完成档案信息的存储。第三，可以实现随时归档，降低了档案丢失和损坏问题发生的可能性。
2新时期电子档案在档案管理现状
2.1基础设施建设不完善
众所周知，信息化时代背景下，档案管理工作的信息化建设需要借助各种专业的信息化技术与设备来进行，但由于大部分单位或机构资金有限，无法支持各种档案管理辅助性设备的购入，从而导致其日常档案管理工作缺乏相应的信息化技术与设备作为支持，使得档案管理信息化建设进程较为缓慢。虽然部分档案管理单位或机构进行了各种专业化信息技术设备的购入，但由于档案管理缺乏专业的信息化技术知识以及信息技术人员对档案管理工作缺乏一定的专业知识，进而导致档案管理人员无法利用信息技术设备进行档案管理，而信息技术人员所开发的档案管理软件也无法满足档案管理信息化建设的实际需求。
2.2电子档案的缺乏
虽然电子档案可以一次性地存储大量档案信息，但是它对载体的要求比较高，且容易受到外界环境的影响，一旦载体出现不稳定现象或者发生损坏，就会导致其中的档案信息被损毁。与此同时，电子档案的安全性还有待提升，如果系统进入病毒或者遭遇黑客入侵的话，可能会导致档案信息的丢失或被修改，而机关档案管理人员难以发现档案被修改与删除的痕迹，这会对档案信息的安全性造成威胁。
3新时期电子档案在档案管理中的应用措施
3.1形成档案管理信息化意识
随着时代的快速发展，以往传统的档案管理方式已无法满足新时代的发展需求以及新时代背景下档案管理工作的实际需求。因此，在当前的档案管理工作中，必须要注重数字信息化技术与设备的应用，并在此基础上进行档案管理信息化工作意识的形成。作为一项基础服务工作，档案管理工作的良好开展对各单位或机构自身的发展有着重要意义。基于信息化背景下，档案管理工作的开展在借助信息化技术的同时还应将其进行充分体现。首先，相关领导人员应对档案管理人员进行信息化档案管理意识的培养；其次，领导人员应注重档案管理机制的制定与完善，从而为后续档案管理信息化建设提供帮助；最后，提升档案管理人员专业技能与综合素质。不仅要让档案管理人员牢固掌握该怎样开展档案管理工作，明确档案管理工作的重要性，还应组织档案管理人员通过参加培训或自主学习等方式来进行信息技术的学习。
还有一点更为重要，那就是做好人才入门关，在人员选聘的过程中，尽量寻找既具有专业档案管理知识又具有一定专业技术与信息技术的人才，这样一来不仅能够充实档案管理队伍，还能够有效提升档案管理工作效率与质量。
3.2建立管理制度与管理标准
在机关事业单位档案工作开展的过程中，新型档案载体的利用率也在不断提高，档案管理人员也开始利用现代化的信息技术来开展管理工作，以此来实现档案信息的规范化与标准化。在实践当中发现，档案系统的建设质量关系到信息的质量，因此在纸质档案与电子档案融合发展的过程中需要为档案数据和档案信息设定标准的格式，同时提高各项业务管理的标准化水平。一方面，要在档案管理部门设立统一的标准和规则；另一方面，还需要针对数据库系统建立起相应的标准，促进档案信息格式与载体的有效转化，使各项智能化的设备能够更好地发挥作用。最后，在两种档案管理模式融合发展的过程中，还需要针对新型的档案管理工作制定制度与法律，对电子档案管理模式提出要求，在增强档案信息真实性的同时也可以确立电子档案的法律地位。在当前的形势下，在体育机关单位的档案管理中实现这两种管理方式的融合是重要的趋势，档案管理者也要不断提高个人能力、增强信息素养，在熟悉管理知识的同时掌握计算机的运用。
3.3建立健全企业电子档案管理制度
电子档案管理制度是电子档案运行的基本保障，加强电子档案管理首先要健全电子档案管理制度。关于电子档案管理，我国制定了各项企业电子档案管理体制，但是在实际运行过程中并没有得到良好的应用，企业领导层必须提升制度建设意识，完善电子档案管理制度。其次，要加强人事管理制度的建立，防止内部不和谐。最后，完善电子档案安全管理相关法律法规。电子文件的特殊性使其在管理过程中容易因各种原因而丢失或更改信息。虽然我们可以开发设计各种电子档案管理安全系统，如一些专门的杀毒软件和防火墙等，但是这种只起预防作用的电子档案安全管理办法不能从根本上解决电子档案管理的安全隐患，必须从顶层构建电子档案安全管理的相关法律法规，为安全管理提供法律保障；同时要结合企业自身的实际运行情况，完善内部管理制度，确保电子档案信息的真实性和原创性。
3.4做好归档管理
针对电子档案所开展的归档工作，主要是指档案管理人员依靠系统性、科学性的整理，将具备价值的电子文档、图片以及影像材料，由计算机存储器或是网络复制到存储载体当中，从而达到长期存储与归档的效果。由此可知，在对电子档案实行归档期间，想要排除所有对设备运行产生的干扰因素比如病毒等，就必须做好电子档案鉴定环节。在此过程中需要对电子档案实施杀毒，在保证无病毒入侵的前提下，才可以开展归档操作。除此之外，还应当保证电子档案完整无误，未遭到损坏和遗失。针对重要文件予以扫描及存档期间，要注重将文件转化为PDF文档再实施存档处理。想要确保档案能够为使用者提供更为准确、真实的数据与信息，应当妥善保存好纸质文件，科学实施档案归档双轨制度，否则纸质文件的流失和泄露，会严重威胁到信息数据的安全性与可靠性。
结语
在各级各类企事业院校单位在开展电子档案管理工作的过程中，应当综合考虑多方面的因素。要根据单位自身的实际情况，提高对电子档案管理模式的重视程度，不断健全相关管理机制；加强相关软件硬件设备管理力度，注重档案的规范性操作与数据库建设，不断提高电子档案管理人员的专业能力。在电子档案的日常维护中，档案管理部门要高度重视电子档案管理过程中的安全性、软件的可操作性和管理人员的工作积极性，形成合力，推动高校档案事业迈上新台阶。以此提高档案管理工作效率，促进我国档案事业高效稳定发展。
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