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摘要：现如今，我国是信息化快速发展的新时期，档案管理作为企业的重要管理内容，能否提高档案管理水平，直接影响着企业的发展。特别是信息化大力发展的形势下，企业要根据自身的发展需要，注重发挥信息技术的优势，实现档案管理的信息化建设，提高企业档案管理水平，充分发挥出档案管理的优势，使其更好地为企业服务，以此来促进企业实现又好又快的发展。
关键词：企业；档案管理；信息化
引言
企业档案信息化管理，是指利用计算机为主的智能化手段计划、组织、协调和指挥企业档案管理。企业档案信息化管理平台，则是由计算机软硬件、网络及其他设备组成，以及多媒体、信息通信网络技术应用，实现企业档案信息数字化传递、程序化处理，从而为企业档案提供标准化、规范化管理系统。一言以蔽之，企业档案信息化管理平台，是由硬件设备与软件工具共同组成的企业档案信息资源与企业公共信息传递系统相结合而形成的计算机服务平台。企业档案信息化平台作为信息化建设的重要手段和内容之一，也是实现企业档案信息化管理的一项基础性工作。加快推动企业档案信息化管理平台建设，是适应信息化时代企业档案管理的必要举措，对提升企业档案管理能力和水平具有积极的现实意义。
1档案管理信息化的优势
首先，能够使查阅档案变得更加便捷，从而使档案管理的效率得到进一步提高，降低经营成本，实现网络共享性是档案管理信息化最显而易见的优势。档案管理信息化能够通过各种技术手段将传统的档案资料转变为信息化档案资料，从而完成档案管理数据库的建立，使档案保存与管理变得更加规范，并且将其融入企业局域网建设，结合现阶段的先进办公系统，建立文档一体化授权查阅机制和管理体系，能够使企业中拥有相关权限的员工自主地在档案管理系统中完成档案资料的查阅，简化工作流程，避免企业财力、物力、人力资源浪费现象出现。档案管理使用一体化的目标，实现高度资源共享，强化企业内部的交流，提升企业各部门的团队合作能力，可使企业拥有更高的经营管理效率。其次，实现档案管理信息化能够使档案损坏、遗失的情况得到改善，从而保证档案更加完整。档案管理信息化建设工作具有很强的综合性，配合科学的办公软件，能够对企业网络办公中产生的各种信息资源进行更高效的保存与整理，从而在办公的过程中完成大量电子档案信息的收集、存档工作，并且能够与资料的特性相结合，保留其修改审批流程，从而使企业档案资料更加完整，也可以由各部门完成自身档案资料的收集与上传，最后再由档案管理部门统一管理档案资料。
2论新形势下企业档案管理的信息化建设
2.1建立档案信息化管理系统
企业在档案管理信息化建设过程中，需要重点加强档案信息化管理系统，具体主要包括两方面内容：其一，提高档案管理效率：在档案管理过程中，档案信息化管理成为提高其管理的重要保障。企业要根据档案管理的需要，结合企业当前具体实际情况，深入分析具体业务流程，结合企业的行业特点，要有针对性地设计档案信息管理系统，将相关档案信息纳入档案信息管理系统当中，实现档案的信息化管理目标。其二，完善文件信息管理系统：实现藏纸质档案信息化，通过扫描、影像等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化档案，建立电子档案管理系统。针对当前这个系统而言，能够兼容不同文件格式的存在，兼容企业使用的各类软件。通过当前管理信息化建设，有助于提高企业档案管理水平，使得档案管理效率得到提升，促进企业的长足发展。
2.2降低企业档案用房的直接经济成本
企业档案管理完成信息化，记录企业生产经营的档案将变“纸”为“电”，以往库房吃紧要“地盘”的现象得到根本改变。
特别是对于大城市“寸土寸金”，可以考虑将库房位置进行整体搬移，土地集约化节约下来的用地成本用于信息化建设和后期维护，打造以人为本的智能型库房。互联网、物联网等技术目前已较为成熟，只需要配备传感器、七氟丙烷气体、监控探头、空调、除湿器，以及温湿度控制系统、烟感报警系统等，档案管理人员就可以24小时远程监控一个甚至多个库房，出现报警自动即时通知档案人员并触发相应的应急措施，具有操作性强、性价比高的特点。
2.3加大系统设备投入
企业档案信息化平台建设离不开软硬件的投入，需要立足企业档案管理需要，加大企业档案信息化平台建设所需的系统设备投入力度。将档案信息化平台建设编入企业信息化规划，配备计算机、扫描仪、数码相机、装订机、打印机、存储设备、专业扫图仪等硬件设备，还要配齐相应的档案信息化管理应用软件系统，如，紫光档案管理软件BS版、OCR软件，专业档案扫描软件或档案平台集成，定期做好信息化管理系统的升级，使企业档案信息化管理始终处于先进水平。
2.4提升档案管理意识
档案管理人员的自身素质很大程度上能够决定企业档案管理信息化建设工作的成效。所以，企业应该努力建设一批有职业道德、有技术能力、有创新能力的档案管理人才队伍。首先，要提升档案管理人员的职业道德水平和责任意识。其次，需要根据实际工作对档案管理人员开展信息化建设培训，从而使他们的专业知识和实践能力得到提升。最后，需要加强档案管理人员的计算机能力，保证他们能够熟练掌握相关的办公软件。想要实现档案管理信息化，除了需要对人才队伍建设进行加强外，还需要对相关人员的档案管理意识进行加强，使他们对档案管理工作进行充分重视的同时，努力提升自身的档案管理能力，利用企业内部人员的协同合作使企业档案管理信息化建设的速度和质量进一步提升。
2.5建立档案信息化管理的安全体系
档案管理不同于其他管理工作，往往有着一定的特殊性与保密性特征，尤其其自身的性质所限制和影响，要求企业档案管理信息化建设，以此来满足档案管理工作的开展需要，这就要建立超强的安全保障体系，具体主要包括：硬件设施安全保障：企业在实际经营管理中，要意识到档案管理的重要性，在档案管理信息建设过程中，必须确保档案管理信息系统的环境安全、线路安全和设备安全。一旦出现不可预知的问题时，能够对档案信息进行很好地保护，避免信息丢失对企业造成较大的损失。网络安全保障：网络具有开放性的特点，在企业档案管理中发挥着重要的作用，但也存在较大的威胁，一旦黑客、木马等病毒对系统进行攻击，将会造成企业档案信息被窃取的风险，严重威胁着档案信息的安全性。鉴于当前这种情况下，企业可注重防火墙技术的应用，通过该技术部署内外网安全策略，定期对文件等进行扫描。与此同时，还需要进一步完善数据库建设，安装先进的数据库系统软件，只有做好当前方面的工作，才能够保证网络的安全性，进而实现对企业档案信息的安全管理。
结语
综上所述，企业档案管理信息化建设工作拥有很强的综合性，企业应该与自身的战略发展相结合对档案管理信息化建设问题进行充分考虑。在开展相关工作的过程中，不仅需要企业领导的有效支持，档案管理人员也应该对自身的管理观念进行不断更新，对档案管理工作中存在的客观规律进行深入探索，同时与先进的信息技术相结合，发挥人才优势，对企业各部力量进行充分运用，推动企业档案信息化建设。
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