来宾市园林管理中心 广西来宾市 546100
摘要：随着我国经济的发展和人民生活水平的提升，如今城市园林建设也在经济发展的带动下持续增长，园林绿化工程也成为现代化城市建设中重要的一部分。本文分析了园林档案的重要作用，探讨了强化城市园林档案管理工作的对策，希望为有关人士带来一定的参考与借鉴。
关键词：城市园林；绿化工程；档案管理
引言
近年来，随着园林事业的快速发展，园林档案管理的重要性日益显现。园林档案的管理，直接关系工程质量，关系到城市的可持续发展。但在园林事业快速发展的过程中，园林档案管理工作虽得到了较快的发展，但也出现了一些亟待解决的问题，需要采取有效措施加以改进。故而加强园林档案管理工作，充分发挥园林档案的作用就显得十分必要。
1.园林绿化档案的重要作用分析
1.1档案的社会效益
随着市场竞争形势的加剧，园林单位要不断地进行创新，从而立足于激烈的竞争大潮中。收集与研究各类数据资料是园林单位进行改革与创新的前提，做好数据搜集工作既为园林单位提供改革与创新的材料支撑，又有利于推动社会的技术进步。
1.2档案的经济效益
开展高效的档案管理工作，可以真实地反映出园林单位中一系列生产经营活动，包括经营决策、劳动竞赛、项目建设以及劳动用工分配等。为此，作为档案工作人员要整理、收集以及分析本单位的档案信息，并将这些信息应用于生产经营管理活动中。这样既推进建设项目中各个指标的完成，又可以提升园林单位的经济竞争实力，从而实现园林单位经济效益最大化的目标。
2.当前园林档案管理中存在的不足
2.1园林档案管理制度不完善
在实际工作中，大多单位依赖以往的管理经验和做法，需要工作人员口头相授，工程档案的收集、整理、保管、利用等方面缺乏完整的科学管理制度。档案分类整理方面缺乏科学严谨的分类标准，往往换一次工作人员就变换一次标准，造成档案查找困难重重，严重影响了工作效率。在保管期限和保密制度方面几乎一片空白，导致档案价值较低的资料越积越多和重要信息泄露。园林工程涉及专业较多，没有针对不同专业要求的归档范围制定相应标准，导致档案工作中遇到问题无法及时解决，影响档案管理工作的质量和效率。
2.2档案管理人员专业素质参差不齐
档案管理工作不受重视，档案管理人员变动较为频繁，存在工作交接不到位的问题，导致档案工作缺乏连续性，现任档案管理员因不明前任管理员的工作原则，就采用新的档案分类编号标准，影响了后期的查找利用，使档案管理工作出现割裂。由于当前档案学并非热门专业，相关人才极其缺乏，多数单位的档案员均非档案专业，档案管理的相关知识储备缺乏，且受教育程度也不一而足，继续学习能力有限，大多按部就班，缺乏创新性和主动性，管理思路严重滞后，同时也因缺乏必要的岗前培训，导致操作简单、管理粗放，对档案完整和信息安全都有一定程度的影响。
3.加强园林档案管理信息化建设思路与策略
3.1做好数字化档案建设。
档案界对电子政务建设的积极回应也已进入了项目规划阶段。列入档案业发展“十一五”规划的三大重大项目之一的“国家数字档案建设与服务工程”建设的总体目标是：“以3127个国家综合档案馆为建设对象，以分布式档案数据库建设为核心，重点建设涵盖全部馆藏档案的全国性、超大型、分布式、规范化、可共享的档案目录数据库、纸质档案全文数据库和多媒体档案数据库；建立适应国家经济建设和社会发展需要的档案信息资源共享体系；建立适应各级党委政府电子政务建设需要的电子文件归档管理和电子档案接收管理系统。”“数字化档案信息开放利用原则”的及时提出和确立能够为档案部门融入电子政务信息建设和服务提供指导性意见。
［1］
3.1未来利用需求的趋势分析和积极应对
“档案工作一直把用户的需求放在第一位，但主要是到阅览室进行利用的用户。”“在线用户可能永远也不会造访档案馆”，“亲自到档案馆的用户只是用户的一种，而且在我们的用户中所占比例将越来越小。”英国曼彻斯特大学的档案同仁对于档案用户类型和需求趋势变化的论述也正好揭示了我国档案信息利用者的未来需求走向：越来越多的档案利用者可能是档案网站的在线用户，越来越多的档案信息服务将通过数字化、网络化、智能化的形式从实体档案馆搬到了数字档案馆。
3.2档案利用新需求的尊重和应对
现代信息技术对信息用户的影响在档案领域同样深远而广阔。作为一种不可替代的社会信息资源，档案信息不仅被传统的习惯于利用纸质档案原件或复印件，习惯于到档案馆使用照片档案和声像档案的档案利用者所需要，也是熟练掌握各种信息工具，习惯于轻点鼠标在网上冲浪的信息用户应该享有的宝贵财富。目前，信息资源管理界在用户研究和信息服务领域十分关注如何解决因信息素养、信息能力、信息基础设施条件的差异而导致的“数字鸿沟”和信息利用“不公平”问题。但是，对于信息化建设较为落后的档案界而言，因为传统观念和服务手段转变过慢而导致的另一种“信息不公平”更应该引起重视。
3.3建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务
随着档案馆（室）内部局域网的建立，档案部门应充分利用网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，实现档案信息的网上检索，为各个单位提供更好的服务。［2］
目前，国内许多单位的档案馆（室）利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件数据库建设。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域，以磁性材料和光学材料为载体的电子档案，将逐步替代传统的纸质档案，在档案领域占主导地位，给档案工作注入生机和活力。
3.4电子文件的自动上传收集
目前在单机上形成的电子文件的收集工作，己成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。例如：为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文，档案馆（室）自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”，该软件可以利用身边联入网站的计算机，足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档，而不需要跑到档案馆（室），也不必交任何光盘或软盘。
3.5开展在线服务
传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化，社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。
档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆（室）利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。［3］
总之，档案管理必须实现现代化。以档案现代化管理为突破口，理顺管理机制、强化管理意识、创新管理方法和管理手段，提升管理质量和管理水平，使档案管理工作与时俱进，紧跟信息化发展的步伐。真正实现档案管理的智能化、自动化、提高档案管理的整体水平，使之更好地服务于经济建设、服务社会的发展和进步，服务于我国改革开放和建设有中国特色社会主义的伟大事业。
参考文献：
［1］李丽.园林档案管理工作浅析[J].黑龙江档案，2017（1）：71.
［2］周末.园林档案管理存在的问题及对策[J].装饰装修天地，2017（10）：50.
［3］曹倩.加强工程档案管理对促进建设工程质量的价值探讨[J].智能城市，2017（5）：145.