中建安装集团有限公司南方分公司 广东广东省深圳市 518100
摘要：随着现代科学技术的发展，信息技术广泛应用于现代企业管理工作中。在企业档案管理的过程中，可以通过应用信息化的处理方法，引入信息化技术，使得档案管理更加规范。本文对档案信息化建设处于初期的企业提出几点建议，希望能有利于企业档案信息化建设，促进企业健康发展。
关键词：企业；档案管理；信息化
引言
在社会不断进步、科技不断发展的同时，对企业档案管理全面性、便捷性、准确性等提出了更高的要求，为了使企业档案管理工作拥有更高的质量和效率，保证企业平稳发展，企业必须转变档案管理思路，提升档案管理信息化建设速度，保证企业健康发展。在新形势下，提升企业档案管理信息化程度是企业优化档案管理工作的重要途径，也是企业可持续发展的必然要求。
1企业档案信息化的必要性
1.1企业档案信息化建设是企业文档一体化办公趋势加强的重要选择
由于网络信息化的不断发展，催生了电子文件，当前企业档案信息化发展的方向已经向着文档一体化的趋势发展，其不仅使得档案管理系统和企业的生产、经营、服务、文书处理等业务相融合，而且还进一步提高了工作的效率，降低了生产成本。然而，由于现阶段企业档案信息化程度较低，档案管理工作与实际的生产经营管理等业务融合较为困难，所以，在企业档案信息化管理逐渐发展的前提下，企业要想得以健康发展，就必须加快档案信息化建设。
1.2企业档案信息化建设是增强企业市场竞争力的重要途径
随着信息时代的发展，给企业带来机遇的同时也带来新的挑战，每个企业都希望能够及时了解重要的市场信息和自身的优势与劣势。对于市场信息来说，其具有时效性、全面性和准确性，所以必须及时收集、存储有关信息，并将收集来的信息进行及时归档。只有全面分析、对比有关信息，并在最短的时间内得出分析结果，才有利于企业作出正确决策。为此，企业档案信息化建设对于企业的发展来说至关重要。
2企业档案信息化建设中存在的问题
2.1缺乏正确认识
在此阶段，许多国营企业的领导者和记录管理部门的员工都没有意识到记录信息化的重要性，其中一些人对信息化的概念持怀疑态度，很难主动地领导或参与其中。其他人则忽略了在记录管理工作中信息化的巨大作用，并且不能以对记录信息化必不可少的态度积极地进行创新。档案信息化建设被搁置，并且进展缓慢。
2.2资金投入不足
信息化建设包括硬件设备、软件设备、数据库和专家等方面，因此应该加强资源投入，这些硬件设备和软件是构建存档信息的必要条件，并且需要所有人的支持。与工作相比，国有企业对文件管理没有足够的兴趣，因此一些国有企业在文件管理方面需要相对较少的资本投资，从而导致文件管理部门的设备陈旧，缺少支持软件和延迟更新。
2.3缺乏专业人才
国有企业的档案信息建设和档案管理离不开人才支持。由于人力资源是记录和信息技术建立的主体，因此记录管理者必须具有记录和信息技术方面的专业知识，并且必须具备强大的现实实际计算机操作技能。但是，在现阶段，许多国有企业缺乏文件管理方面的专业人才，这一问题已经成为国有企业存在的主要问题，并使建立文件管理信息非常困难。
3企业档案信息化建设的策略
3.1信息化档案管理理念的建立
档案管理部门在国有企业有序经营中发挥着重要作用，目前该部门的任务是彻底改革以往的档案管理理念，积极引入信息管理思想和管理方法，彻底消除束缚，解放员工并促进实现文件信息构建目标。但是，文件管理任务显然受到逆行管理思想的限制，这主要表现为对国有企业领导者和文件管理人员缺乏理解和准确掌握文件管理信息化的能力。功能和应用价值阻碍了信息文件管理的实施，在这方面，国有企业应从树立准确、科学的信息管理理念入手，运用正确的管理思想指导档案信息化建设。与此同时，国有企业的领导应该重视信息化建设，明确信息化思想在提高企业工作效果方面的重要作用，并在档案管理信息化进程中发挥领导作用。向后思考，积极行动，为建设信息化做出贡献。另外，国有企业应通过一系列信息管理宣传，调动全体管理人员的积极性，全员参与档案信息化建设。
3.2加大对计算机信息化建设的投入力度
企业必须要加强各项资源的有效投入，进行资源科学合理配置，例如购买相关设备有助于促进企业计算机信息化可持续发展。可以购买大量与企业工作密切关系的先进信息设备，有助于营造良好的信息化建设氛围。另外，人才对于企业信息化建设的重要性是不言而喻的，人才的素质会直接影响到企业信息化建设的水平。企业想要开展信息化建设，就必须要努力提高人才的专业素养，培养一些具备专业信息技术的人才，能够熟练应用各种先进的信息化设备和信息系统开展工作，以此来保证信息化建设的有效开展。企业还可以从当前的员工中选择出一些具有潜能和资质的人员进行培养，使其掌握信息化知识和相关的专业技能，并将其安排到合适的岗位上，这也能够发挥出其作用，对企业信息化建设的开展也有着积极作用。增强档案管理人员的素质水平。企业在招聘档案管理人员时应尽可能地选用那些专业的档案管理人员，并为其提供可靠的福利待遇机制，使其能够更好地为企业的发展提供优质的服务。另外，档案信息化建设要求工作人员具备高度的责任心，认真对待档案管理的工作，才能最终完成档案管理的数字化转型，提高档案信息化建设的效率。
3.3培养专业的档案人才
在档案信息化建设的过程中，需要大量的复合型人才，不仅要求其有扎实的档案管理专业素养，还要熟练操作计算机技术，另外，还需要具备较强的英文阅读水平和翻译能力以及现代管理能力等。在培养专业的档案人才的过程中，企业一方面要引进具有计算机、管理能力和较强英文水平的高校人才来充实档案管理团队，还要定期、不定期对其进行专门的培训，并开展各种类型的检验活动，才能使得企业的用人制度越来越规范。另外，为了真正培养有才能的档案信息化人才，还需要建立健全企业的人才评价机制和竞争机制。
3.4审查以及整理原有档案
这是实现档案管理信息化、规范化、标准化的必经之路，由于传统档案管理存在不足，导致档案资料中很可能存在对现在企业发展无价值或者重复的档案资料。另外，企业想要实现档案管理信息化，应该在不断结合先进管理理念和先进制度，优化现有工作的同时，对原本工作中的无用文件进行剔除，才能为今后的档案使用提供方便。
3.5强化相关的技术指导工作
企业档案管理信息化建设离不开信息技术指导的有力支持。想要保证信息指导工作得到有效落实，首先需要明确能够提升企业档案管理信息化程度的技术，只有树立正确的目标才能为实际工作提供有效指导。其次技术指导应该由专业的人员进行，对档案管理人员开展相关的硬件设备和软件设备培训，从而保证档案管理信息化建设工作得到有效开展，提升企业档案管理信息化建设速度。
结束语
在全面推进国有企业结构调整和升级，实现企业战略发展目标的过程中，数据信息和档案应作为基础。为了提高文件管理的质量和效率，满足文件现代化和智能化建设的需要，国有企业需要了解信息化建设的方向，实现企业信息化技术改革，促进档案管理效果全面提高。
参考文献：
[1]高华，严峰，阮虹.企业档案信息化建设的几点建议[J].天然气与石油，2018，036（003）：120-122.
[2]李华.有关企业档案管理信息化建设的几点建议[J].中国科技投资，2016（23）.
[3]胡潇潇.关于加强机关事业单位人事档案管理信息化建设的几点建议[J].卷宗，2018（3）.