山东省菏泽市鄄城县人力资源和社会保障局 山东菏泽 274600
摘要：改革开放以来，我国科技水平发展迅速，档案管理也在朝着信息化方向发展。众所周知，档案管理在我国各单位工作开展中都占据着一个重要地位，档案记录着相关单位自创建至今所经历过的重大事件，是相关单位发展成就的“最好见证者”，更是相关单位管理人员以及工作人员今后各项工作开展的“指导者”与“参考者”。因此，档案管理工作质量与效率的提升有着十分积极的现实意义。信息化背景下，传统陈旧的管理方式已不能满足新时代的实际发展需求，因此，各档案管理人员需要针对自身工作现状进行一定的创新与优化。
关键词：档案管理；科学化水平；有效途径
引言
提升档案管理的科学化水准对推进国家经济建设和精神文明的发展来讲，意义非凡，同时也是信息化发展的核心趋势，对全方位地推进档案管理规范化和标准化而言，能够发挥无可忽略的作用。档案是对时代信息、社会信息以及企业信息的记录，是人类漫长发展历程中的重要记载，在不同时间节点下扮演的角色存在相应的差异性，但是仍旧发挥着相应的作用，能够为历史提供充足的借鉴作用，为今后国家发展提供充足的支撑。档案作为现代社会建设发展的重要信息资源支撑，对其科学化管理能够极大程度地促进档案管理科学化水准的提升，所以这就要求相关单位能够针对性地做出分析，寻找提升档案管理科学化水平的策略。
1档案管理科学化的概论及必要性
在档案管理的过程中，通过多种措施和制度规范这项工作，并提出更具标准化内容的过程，就是档案管理科学化。实际上这只是一种概念或是意识，表现的是精益求精的态度。在引入新技术，新管理理念的过程中，档案管理工作也要不断地优化管理方法，建立完善的档案管理系统，优化各环节的工作，这样才能够满足相关企业或是单位的工作需求。
此外，近几年新兴媒体的影响力在不断扩大，中国的网民数量在不断增加，宽带普及率也达到了98%左右，信息技术被广泛地运用在了各行各业的发展中。这给档案管理工作提供了更多的渠道和载体，更是一定程度上改变了档案的储存、收集等多项工作。所以档案管理科学化、信息化是必然的发展趋势。只有推进档案管理科学化，才能够为相关的决策工作提供更有力的依据，才能够为决策执行工作提供更多的支持。
2现阶段企业人事档案管理存在的主要问题
2.1人事档案内容不能契合企业发展需求
在当前时代的发展中，员工不仅是企业各项工作开展的基础，还是企业达到战略目标的重要推动力。是企业详细记录员工信息的档案类型，科学合理的人事档案管理能够帮助企业充分了解员工的成长状况，加强人力资源管理。在现阶段的企业档案管理工作中，对人事方面的管理内容大多集中在员工基础信息的记录上，包括年龄、工龄、政治面貌等，这些内容都具有历史写实性的特征，没有真实呈现员工的成长状态，也不利于企业管理者了解员工的兴趣、专长以及其他能力，因而不利于做好人才培养工作，容易造成埋没人才的状况。
2.2基础设施建设不完善
众所周知，信息化时代背景下，档案管理工作的信息化建设需要借助各种专业的信息化技术与设备来进行，但由于大部分单位或机构资金有限，无法支持各种档案管理辅助性设备的购入，从而导致其日常档案管理工作缺乏相应的信息化技术与设备作为支持，使得档案管理信息化建设进程较为缓慢。虽然部分档案管理单位或机构进行了各种专业化信息技术设备的购入，但由于档案管理缺乏专业的信息化技术知识以及信息技术人员对档案管理工作缺乏一定的专业知识，进而导致档案管理人员无法利用信息技术设备进行档案管理，而信息技术人员所开发的档案管理软件也无法满足档案管理信息化建设的实际需求。
2.3缺少档案管理意识
当前很多企业或是单位对档案管理工作不够重视，不能根据企业当前的发展情况调整档案管理工作，并配备专业的档案管理工作者。导致档案管理人员出现了身兼数职的情况。而且档案管理人员整体的年龄层也比较大，整体的文化水平参差不齐，在上岗之前缺少相关的工作经验，上岗后也没有接受过系统性的岗前培训。在这种情况下，部分档案管理人员缺少档案管理意识，认为在档案管理的过程只要不把档案信息弄丢就可以了，在工作的过程中责任意识不强。此外，这项工作任务量比较大，可能需要耗费较多的精力才能够做好这项工作，这会给档案管理人员带来较大工作压力，从而产生厌烦心理，一部分人就会消极怠工，不能认真细心地管理档案、信息，导致一些档案信息缺乏准确性和真实性。
3提高档案管理科学化水平的有效途径
3.1强化基础建设
为有效提升档案管理科学化水准，有必要积极地强化在硬件设施以及软件上的建设投入，只有这样才能从本质上保障档案管理的准确性与科学性，做好能够为提升档案管理科学化水平的提升带来良好的支撑作用；全方位地强化软件管理，通过对电子阅览室、信息共享平台以及档案网站等方面的建设，方便用户检索各种信息内容，同时完成对资源的共享应用，提升各种档案管理资源的利用率。科学合理地应用各种类别的档案管理载体，通过对现代化技术手段的应用，完善优化电子档案信息内容，采取更为现代化的档案管理模式，使其能够拥有更为显著的科学化水准。全方位地加速档案管理标准化的建设历程，积极地摆脱传统档案管理缺陷的限制影响，加快构建各种综合性档案室，以此来实现信息资源的精准管理；全面加速档案的移交审批，从根本上优化管理制度和流程，保证审批权限能够被有效地应用，使得所有数据文件都能够有所依存。做好对档案资源的动态管理，定期组织工作者参与到档案信息资源的检阅、规范活动中，使得档案资料能够与时俱进。
3.2加强电子档案管理复合型人才建设
当前各类企业缺乏电子档案管理的复合型人才，因此建立复合型高素质的电子档案管理人力资源是推动大数据时代电子档案发展的重要措施。一方面，企业要加强对电子档案管理知识的再学习和再教育，提升档案管理人员的基本素养，结合企业档案人员岗位情况对相关人员进行软件使用和管理软件的开发培训及学习。同时要加强对相关电子档案管理人员的学习激励，提升专业化培育的积极性，激励电子档案资源的共享和发展服务意识，高度重视工作中发现的各种问题，及时寻找解决办法，进一步提高档案人员的业务能力，使之能够应对复杂多变的业务形势。
3.3建立档案管理信息化制度，提升档案信息安全管理水平
在实现档案管理信息化建设的同时，相关档案管理人员需要明确一点，即档案信息安全。如果不能够保障所有档案信息的安全，那么各单位所为档案管理工作付出的努力则会归之于零。如果想要切实保障档案信息化安全，相关档案管理人员可以结合国家相关法律文件来进行档案管理信息化建设制度，例如，可以结合国家新近颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》来进行档案管理信息化建设制度的制定与完善，以此来保障档案资源信息安全。对那些尚未取得授权、通过非法途径获取相关档案信息资源的用户进行严格惩罚，必要时追究其法律责任。
结语
总而言之，传统的人事档案管理模式已经难以迎合企业的发展需求，企业应当创新档案管理机制，积极采取全新的档案管理思路，引进先进的电子设备与技术，综合推动人事档案的科学化发展，不断优化人力资源配置。
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