内蒙古兴安盟科尔沁右翼前旗额尔格图镇人民政府 内蒙古 137401
摘要：随着城镇化进程的加快，我国重要基础设施建设取得了显著的成效。为了保证民政职能的正常发挥，更好地为社会服务，民政档案管理信息化建设势在必行。民政档案信息化建设主要是利用计算机将传统的纸质档案转化为数字档案进行存储，建立相应的民政档案数据库，并对其进行一定的整理、开发和利用。本文就新时期民政档案信息化管理与利用问题展开探讨。
关键词：民政档案；信息化；管理；利用
引言
互联网的广泛应用，给我们的生活和工作带来了巨大的便利，对于档案管理的发展也有着重要的影响，档案管理随着科技正在不断改变，不仅是信息技术的使用，还有一些高效的管理思想的融入，让档案管理工作更具有新意。
1档案管理工作现状问题分析
1.1档案管理工作方法单一
当今社会不断进步的同时，档案管理工作理应与时俱进，才能满足社会各行业对档案管理工作的实际需求。而基于当前档案管理工作现状来说，档案管理工作在实践中仍然面临管理工作方法单一的问题。对于档案管理部门来说，当前从事档案管理工作的相关工作人员大部分是半路出身，并没有在档案管理工作实践中接受系统的专业系统的培训，这使得其在具体的档案管理工作中，只能按部就班而无法与时俱进，导致其在工作中只能盲目地采用老一套方法进行管理，在此过程中，先进的档案管理理念和手段等应用力度明显不足，这不仅会让档案管理工作变得缺乏效率，还会让档案管理工作过程变得更加枯燥乏味，不利于档案管理工作质量的提升，进而会制约档案利用价值的挖掘。除此之外，在当前科技时代，先进技术和先进设备是第一生产力，对于档案管理来说，亦是如此，要想提高档案管理工作水平，必须注重档案管理工作与先进技术和设备的相结合，才能让档案管理工作搭乘现代化科技的快速通道来体现档案管理工作的优越性，以促进档案管理工作水平的提升。但是当前档案管理工作中，由于种种因素的制约，使得现代化设备和先进技术的应用力度严重不足，进而制约着档案管理工作质量和效率的提高。
1.2档案人员的专业素质不高
目前很多民政部门在档案管理人员的聘用上并没有明确的标准，许多档案管理人员是年龄较大的员工，这就导致档案管理工作无法深入进行，他们不像专业的档案管理人员能对档案管理进行有效的改革和创新。老员工只能按部就班进行传统的档案管理，此外专业素质不高影响档案管理的发展。许多档案管理人员对于档案管理工作的认识程度较差，认为档案管理工作是一项简单的信息管理工作，工作时也没有太多的热情，不思进取，影响了档案管理的发展。
2新时期民政档案信息化管理与利用策略
2.1大力开展档案宣传工作
对于重要的档案信息资源，需要进行广泛深入的宣传推广。要持续改善、深化档案机构的信息披露机制，增强档案部门的开放性，为档案信息资源的开发利用创造和谐的环境。要设计出有特色、有创新意识、实效性强，能够满足时代发展要求和贴合公众需求的档案宣传推广活动。在当今新时代背景下，档案管理部门所处的外部环境出现较大的改变，由此承担的工作内容也相应发生变化，信息化的发展为档案管理工作带来机遇也带来风险。档案工作者要紧跟时代发展的步伐，积极推进档案信息化水平的提高，为档案事业的发展增添更大的活力。
2.2档案管理信息化需要跨档案、信息及业务的复合型人才
一是具备信息化技术知识和技能人才，主要是做好档案信息系统的日常维护，确保系统可靠可用。二是具备创新档案业务能力人才。档案人员应将多年档案专业的业务实践经验，结合档案信息系统进行归纳、整理和创造。
档案管理部门应构建档案管理人员的长期培训机制，推动档案管理人员专业化培训常态化、规范化，利用讲座、现场指导等多种方式完成在岗档案管理人员的业务培训，不断更新档案人员的知识结构，坚持档案管理人员缺什么，就针对性培训什么的原则，及时调整档案管理业务培训内容，以提高档案管理培训工作的针对性和实用性，确保档案管理人员的业务能力能够适应新时期的档案管理工作。除此之外，档案管理部门应在内部形成重才、爱才、惜才的良好氛围，以便为档案管理人员在档案管理工作岗位上建树立业，促使各个档案管理工作人员能够在实践中，以积极认真态度投入到档案管理工作中。只有这样，才能大幅度提高档案管理水平。
2.3加强电子文件的管理
目前网络技术的使用，已经普及到生活和工作中，而且目前我国对于相关文件的电子化使用，也在向电子化转变。因此加强档案文件的电子化管理，是目前档案管理工作的重点内容之一。针对电子文件的管理提出以下几点建议：（1）成立专门的电子文件管理部门，主要对电子文件进行管理和保存，以及电子文件资源的整合，以便增加电子文件的管理效果；（2）加强相关人员对电子文件的管理，需要管理人员及时注意文件的传送、接收、保存等工作，确保电子文件管理工作顺利进行；（3）目前许多电子文件都存在时效性，因此需要相关工作人员关注电子文件的期限，以便在使用过程中避免因时间问题出现错误。此外，对于一些长期使用的电子文件，要定期进行备份和复制，防止电子文件缺失，导致给单位带来不必要的麻烦。
2.3建立相应的安全保障体系
虽然民政档案信息管理系统已经脱离了传统的纸质存储设备，但不可避免地会面临一系列的安全风险。因此，做好民政部门和广大群众的安全保卫工作至关重要。信息管理系统的风险一方面来自内部人员的操作失误，另一方面来自外部病毒的攻击。因此，一方面民政部门应该聘请专业的计算机人员，建立全面可靠的安全保障体系，减少被外界窃取的可能性。另一方面要加强对内部员工的管理，通过讲座和宣传来提高员工的安全意识。
2.4加大档案管理的力度
管理的成败取决于管理的流程，因此在进行档案管理工作的过程中，要加强对管理环节和流程的重视，并将档案管理从收集到整理进行细致划分。要根据档案管理内容建立相应的管理平台，还要从多角度、多方面制定管理制度。要让每位档案管理人员都参与到档案管理的软件应用中。档案管理规章制度的制定不仅能让管理工作更加高效，还一定程度上制约了相关工作人员的态度，对档案管理工作的开展和创新有着重要的影响，还会促进档案管理部门与其他部门的融合，让整个民政部门都处于一个稳定的发展状态。所以说，一个良好的管理体系，不仅对于档案管理的发展有所帮助，还会影响一个民政部门的整体发展状况。
结语
总而言之，档案管理工作本身是一项系统、长期的烦琐工作，在档案管理工作实施过程中，容易出现多样化的纰漏而不利于档案资源价值的利用。因此，在新时期档案管理工作中，必须立足于档案管理工作实际，采取完善档案管理制度、推进档案管理信息化进程，加强培养专业化档案管理人才等良策，以不断提高档案管理水平，以推动档案管理事业进一步发展。
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