肖育鹏
国能榆林化工有限公司 陕西省榆林市 719302
摘要
信息化建设已成为成为企业实现发展的新战略的重要途径，它与业务相辅相成、相互促进，以优化生产要素、更新业务体系、重构商业模式等途径来完成企业转型和升级。同样，它也给财务管理带来了机遇和挑战。本文主要论述了财务管理信息化建设的意义以及原则，并介绍了企业财务管理信息化四个应用实例。
关键词：信息化；财务管理
一、前言
在互联网、大数据、云计算等科技不断发展的背景下，我国信息化应用逐步走向多元化。信息化发展改变了人们的工作、生活方式，在工作与生活的各个方面都产生了深远的影响。在信息社会，对于企业来说最重要的是信息，而信息化管理使得信息的作用更加明显，信息的获得和使用也更加便捷。
财务管理，为企业经济活动进行会计核算和监督、为企业经营管理提供决策支持，在企业管理中扮演着重要的角色。传统财务管理的结算资料，主要来自于会计借助于统计学和经济数学的一些基本方法，对资料进行处理而得来的成果。而在信息化环境下，企业的原料采购、产品生产与销售等过程都可以直接通过计算机网络对资料进行处理来完成。所以，这就要求传统财务管理能够从管理方式上，实现业务协同处理、在线远程处理以及集中式管理模式。此外，还要求传统财务管理能够从工作方式上，支持移动办公、在线办公等方式。
财务管理信息化建设已成为财务管理提升的必由之路，以应对企业庞大而复杂的经济业务，实现企业财务管理目标，为企业的发展打好坚实的基础。
二、财务管理信息化建设的原则
为了能够适应现代化社会的发展，满足现代企业管理的要求，财务管理必须进行信息化建设。为更好地利用信息化手段提升企业财务管理的水平，财务管理的信息化建设应该满足以下两个原则：
1、以ERP系统为核心。目前，ERP系统已成为企业财务核算的主要系统。因此，财务管理信息化建设应当以ERP系统为核心，用以弥补ERP系统在财务核算业务之外的功能不足。新建立的财务管理信息系统应以ERP系统数据为基础进行数据分析使用，以满足财务管理需要；或者作为前端业务数据处理的工具，在满足ERP财务核算要求的前提下，提高财务管理效率和水平。
2、实现财务、业务协同化管理。互联网的发展与普及使得财务软件从部门级应用向企业级应用发展，也使得财务信息和其他业务信息相互连接、彼此共享，从而实现财务信息和业务信息的协同。因此，新建立的财务管理信息系统也应该充分发挥互联网的优势，实现财务业务协同化管理的目标。
三、财务管理信息化应用实践
3.1 费用报销系统实现了财务共享服务
3.1.1 费用报销系统上线的必要性
由于涉及面广泛，费用报销业务量非常大，而业务人员对费用报销标准的了解情况参差不齐，导致费用报销单据错误率较高，增加了财务人员审核的工作量；在报销单据填写完成后，业务人员需要找到各环节审批负责人进行审批，大量的时间被耗费在寻找领导审批单据上，大大降低了费用报销的工作效率。
如何提高费用报销效率，减少不必要的资源消耗，成为财务人员亟需解决的问题。随着互联网的发展，以及财务共享理念的提出，费用报销系统的建设为上述问题提供了可行的解决渠道。
3.1.2 费用报销系统的主要功能及特点
费用报销系统，是基于财务共享思维的报销流程。在这一系统管理下，“数据多跑路，员工少跑腿”，员工可以不受时间地域的限制，在任何时间、地点提交费用报销申请单；领导也不受时间地域的限制，可通过网络或手机等在任何时间、地点进行费用报销相关流程审批；而财务部门对原始单据、业务流程审核无误后，系统则会自动生成财务凭证并传递至ERP系统，之后通过网上银行等方式进行支付。
费用报销系统内置的发票管理功能，对发票进行扫描、上传，实现原始凭证的电子化；与国家税务局网站发票数据的交互，实现发票的真伪校验；建立发票池，实现发票的验重，防止重复报销。
费用标准管理模块，将费用报销标准固化到系统中，在进行单据填写时，系统对报销单中的报销标准进行判断。如不符合标准，系统可以进行提示、发起加签审批或禁止报销，严格费用管控。
费用报销系统与ERP系统的集成，对数据进行共享，且对预算管理、费用报销、资金支付等业务闭环管理，降低内控风险；通过费用报销线上处理和移动审批，提升费用报销的效率，且实现业务流程的全过程监控；对费用报销、支付、预算等信息进行多维度统计分析，为管理决策提供数据支持。
3.1.3 费用报销系统应用效果
费用报销系统使得所有的报销工作在网络上完成，员工可以不受时间和地点的限制进行借还款、报销业务处理，领导可以随时随地完成相关业务的审批，财务人员可以比较轻松的进行审查、付款，解决了报销排长队、报销周期长等一系列报账问题，大大方便了员工、提高了工作效率。同时，财务凭证大部分来自业务报销，通过费用报销系统，业务审核、标准控制、凭证处理等工作都由系统自动完成，财务人员从繁重的手工作业中解脱出来，实现了财务工作的信息化。
3.2 预算管理系统提高预算管理的效率
3.2.1 预算管理系统上线的必要性
预算管理是财务管理的重要环节，围绕公司中心工作和既定目标，对公司预算期内的经营、投资、筹资等事项，进行全面规划、全程控制、全方位管理、考评的管理过程。
企业预算管理主要涉及经营预算、投融资预算、资金预算三方面，涉及业务计划、费用项目类别繁多，而传统预算编制、执行情况统计分析等工作大多采用EXCEL表格手工填写，工作量大、效率低，在数据汇总、人员协调、预算执行分析方面存在较多困难。
3.2.2 预算管理系统的主要功能及特点
预算管理系统把企业预算编制、执行控制、分析、改进和提高的闭环管理模式予以固化，整合公司预算过程，构建全面预算体系。
预算管理系统一般应当包含基础信息配置、预算编制、预算统计分析三个功能模块。
基础信息配置主要是根据企业会计科目和实际业务维护预算费用项目，规范、统一预算编制口径；对责任中心及相关基础信息进行设置；按业务预算填报要求，进行预算项目明细维护，与会计科目保持一致并相互关联，确保明细项目在统计时回归到对应的费用项目。
预算编制是由各责任中心以业务计划明细为基础填报预算金额。预算填报模块设置预算填报、年度预算调整、月度预算追加的线上审批流程，各责任中心分级填写预算报表并经适当层级审批后，汇总生成公司财务预算报表。
预算统计分析包含预算执行统计分析、报表查询。
预算执行统计分析，首先由ERP系统将本月各项费用相关的会计凭证传入预算管理系统，根据预算项目与会计科目、成本中心的配比关系归集各预算项目的当月发生额和年度累计发生额，并与月度预算、年度预算进行对比分析，生成预算执行情况分析表，并完成按部门反馈预算执行情况分析。报表查询，系统可实现按年度、月度、部门、费用项目等不同维度查询预算执行情况，并可穿透到相关报表的明细项目数据。
3.2.3 预算系统应用效果
预算管理系统解决了手工预算编制过程中在数据汇总、人员协调、版本控制、预算执行分析等方面困难，支持多层级、多维度、大规模的预算编制工作，提高预算编制的质量和效率。
在预算编制环节，以业务计划为出发点，根据业务计划确定预算项目、根据业务指标确定预算额度，实现业务计划与预算指标的统一，保证预算指标的有据可查。通过对业务计划的管控来实现对预算的管控，增强了财务与业务之间的协作沟通,提升决策精准度,实现财务对业务全流程管理与监督。
预算管理系统实现了ERP系统数据、业务经营数据和预算数据的集成统一，实现与业务系统的数据共享和传递，为财务分析提供一套稳定、高质量的数据来源。形成完整的专业化预算执行分析体系，提高预算执行分析的及时性、准确性，为公司的经营管理提供依据。
3.3 资产管理系统加强企业资产实物管理
3.3.1 资产管理系统上线的必要性
对于制造企业而言，企业资产具有数量多、价值高、使用周期长、存放地点分散、管理难度大等特点。而ERP系统固定资产管理模块，主要测重于资产的价值管理，实物管理相对滞后。尤其是资产盘点时，需要先从ERP系统手工导出固定资产清单，再去现场一一核对资产。由于制造企业资产安装比较分散且种类、数目繁多，盘点费时费力且效率较低，容易发生漏检和人为出错，发生账实不符现象。因此，建立一种能够满足企业资产实物管理，并能与ERP系统实现数据共享的资产管理系统，将大大提升企业资产管理的水平。
3.3.2 资产管理系统的主要功能及特点
资产管理系统采用先进的条码技术，对每一个固定资产制作唯一的条码标签进行标识，在进行盘点清查时，使用扫描终端对资产上的条码进行扫描，作为信息录入比对的手段，提高清查工作效率，同时保证信息流和资产实物流的对应。系统主要有软件系统、条码打印机、资产条码及数据采集器组成。软件系统，为资产基本信息存储，实现资产条码批量打印、资产盘点报表查询等。条码打印机，为资产标签的打印设备，可以打印二维码。资产条码，是固定资产的唯一身份识别，条码中除了含有资产的唯一编号外，还可以存储其它资产信息，如资产名称、资产类别、规格型号、购置日期等。根据不同资产特点，可以选用不干胶、防水、防油污等特殊材质，保证固定资产条码长期保存和清晰。数据采集器，为资产的盘点设备，是一种带有条码扫描功能的手持终端，通过扫描条形码来代替人工查看固定资产信息，提高固定资产盘点的准确性。
进行资产盘点时，首先从ERP系统将该企业全部资产卡片信息导入资产管理系统，资产管理系统为每一项资产创建唯一的二维码。然后通过条码打印机将资产二维码打印并粘贴至每一项资产上。最后将所需盘点资产数据导入到数据采集器中，资产管理部门通过数据采集器扫描资产上的条码，盘点完成后将数据采集器中的数据导入软件系统中，软件系统将实际采集的资产条码与ERP系统导出的资产进行对比，生成资产盘点表，财务部门根据盘点表编制资产盘点报告。
3.3.3 资产管理系统应用效果
固定资产管理系统是对ERP系统财务数据的高效利用，通过二维码技术在实物资产与财务数据之间建立了一一对应，每一个二维码都包含了资产的价值、管理部门、存放地点等详细信息，为资产的实物管理和价值管理提供便利，尤其是提高了资产盘点质量，缩短了资产盘点工作的时间，提高了盘点效率，有效增强了财务部门对公司资产的管控水平。
3.4 合同管理系统实现合同全生命周期管理
3.4.1 合同管理系统上线的必要性
合同贯穿企业生产运营的各个环节，公司的重大经济业务必然涉及合同以及合同管理。合同管理水平的高低，直接影响着公司各项业务的合法合规性。传统的合同管理只是对合同签订环节进行管理，而随后履行环节的合同结算和款项支付属于财务管理，业务管理和财务管理相互独立、相互脱节。
3.4.2 合同管理系统的主要功能及特点
合同管理系统涵盖了从合同起草到合同终结的全业务周期的管理,包含相对方管理、合同审批、合同授权、用印管理、合同归档、收付款管理、合同更新等七个模块。
“相对方管理”是对合同相对方的管理，所有与公司业务相关的供应商或客户都必须经过审核并录入相关信息。
“合同范本管理”，根据不同类型业务的特点提供相应的合同范本，便于业务人员查阅和参照。这两项内容是对合同前期工作的规范。
“合同审批”、“合同授权”、“用印管理”、“合同归档”，则是对合同签订环节的管理。业务部门、合同管理部门以及财务部门按照管理权限对合同条款的合法合规性进行审核，保证合同既满足业务需要，又符合法律法规的要求，还能满足财务结算的规定，为后期合同能够顺利执行奠定基础。
“收付款管理”则是对合同执行过程中财务结算付款的管理。首先，合同经办人在合同签订归档后，根据合同执行情况录入“履行计划”。然后，按照履行计划进行合同结算，在“进度管理”中关联计划、上传发票等合同结算所需材料，通过审批流程完成合同结算审批。最后，在“合同付款”中关联进度、上传付款材料，通过审批流程完成合同付款审批。在“进度管理”、“合同付款”环节的审批结束后，系统会生成“履行单号”，并自动传送至ERP系统，财务人员必须保证合同编号、供应商编号、入账金额和履行单号对应的信息完全一致方可完成会计核算。同时，每一次履行计划的编写，系统会将累计结算付款金额与合同总金额进行校验，避免超额结算付款。
“合同更新”则是对合同的变更、续签和解除进行管控。
3.4.3 合同管理系统应用效果
合同管理系统实现了合同全生命周期的管理，将业务部门的合同管理与财务部门的合同结算付款管理有机结合起来。在合同审批环节增加财务审核，既保证了合同条款的合法合规性，又满足了财务结算要求，将财物与业务得到有效结合，避免了合同执行过程中的财务风险；同时通过“履行单号”将合同管理系统与ERP系统紧密联系起来，避免了合同执行和财务核算相脱节，提高了财务管理的效率。
四、结论
目前，信息化建设已成为成为企业实现发展的新战略的重要途径，它与业务相辅相成、相互促进，以优化生产要素、更新业务体系、重构商业模式等途径来完成企业转型和升级。
同样，近年来财务共享、业财融合等理念层出不穷，财务管理发展迅速，为企业财务管理提出了更高的要求，也给财务管理带来了机遇和挑战。企业应当充分利用信息化发展的成果，探索财务管理理念和财务管理模式的创新。将信息化技术与财务管理有效融合，不断发挥财务管理的对企业管理的意义和价值，为企业管理决策提供有力支持。
参考文献
[1] 吴诚．浅析互联网对现代会计信息系统的影响[J]．中国管理信息化．2011，3：4-5．
[2] 侯泽青．财务人员如何适应互联网思维[J]．学术论坛．2014，12：197-199．