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摘要：在科学技术持续发展进步的背景下，信息技术在各个领域中得到了广泛应用。在社会发展中，档案是关键的承载者，管理档案的水平与社会发展之间的联系非常密切，在档案管理中应用信息化技术，将以往的纸质档案转化为电子档案。能够有效增强管理档案水平与安全性。本文分析了档案信息化管理的优势，对现阶段档案信息化管理存在的安全问题进行了探讨，并提出有效解决档案信息化管理安全问题的策略。
关键词：档案；信息化；管理；优势；安全
在信息技术迅速发展的时代，通过信息化技术管理档案，能够有效提高管理工作的水平。但是信息化技术有好有坏，信息化档案管理是最先进的一种管理档案方式，为管理工作带来了许多便利，但是信息化技术也存在很多安全问题。因此，在应用信息化技术管理档案时，要将其积极促进作用充分发挥出来，同时还要分析现阶段存在的一些安全问题，通过探讨得出有效的解决措施，在源头上将安全问题有效解决，从而提高管理档案工作的安全性。
一、档案信息化管理的优势
（一）提高搜索准确率和速度
以往的档案管理通常都是纸质管理，在查找档案时非常麻烦，通常需要花费大量的物力与人力，并且容易发生档案丢失的现象。但是应用信息化技术后，能够进行电子档案建立，应用搜索引擎就能够精准定位档案，随后在搜索栏中输入想要获取的内容即可，有效提高了搜索档案准确率与速度。
（二）提高档案利用率
现阶段大部分单位都在倡导办公无纸化，所以以往的纸质档案已经不能满足社会发展的需求，出现了明显的滞后性。通过电子档案的建立，能够有效降低纸质材料的应用，提高使用档案资料的效率，具有一定的环保性。
（三）快速调取档案
管理档案的工作者如果身处外地，要想获取指定的资料只能通过传真或邮寄等方式进行。但是信息化技术引入后，根据电子档案管理形式，能够突破地区界限，让调取档案的工作更加便捷。信息化档案管理能够通过网络传输档案，使用者在网上就能够获取资料，十分方便，信息的传输效率与档案管理质量得到了显著提升。
（四）提高档案管理效率
在传统管理档案的过程中，需要专业人员管理纸质档案，避免档案损毁或是被盗取，档案管理缺少安全性。信息化技术引入后，通过电子档案的建立，文字信息形式转变为电子形式，便于档案信息的储存与管理，有效提高了管理档案的安全性。
二、档案信息化管理存在的安全问题
（一）档案管理人员缺少安全意识
在社会经济持续发展的趋势下，信息化档案管理模式是必然的发展趋势，应用计算机技术能够对档案相关信息进行保存与管理。虽然信息化档案管理工作大部分都由计算机技术进行，但是多数安全问题出现的原因是人为因素导致。很多管理人员在技术应用时不够细心、缺少严谨性、专业能力较低、安全意识不足，从而导致操作失误情况的出现，对信息档案安全性与可靠性造成了严重威胁，档案资料可能会出现遗漏、损坏以及丢失等隐患。此外，在管理信息化的过程中，管理人员的安全意识与防护观念不足，忽略了保护信息系统的重要性，将系统账号泄露给他任，导致信息系统出现安全问题。
（二）缺少完善的信息档案管理安全体系
在以往的工作模式中，纸质档案需要经过领导盖章与签字后才能保障其可靠性与合法性，除此以外，复制与拷贝纸质档案的过程非常麻烦，具有较强约束性，因此，盗取信息的概率也间接得到了降低，管理档案的安全性得到了提高。但是信息化档案信息非常容易被复制和拷贝，部分黑客能够采用远程控制模式来破坏信息化档案管理系统，对档案的安全性造成了严重威胁。
（三）档案安全受到很多因素影响
在科学技术持续迅速发展的趋势下，人们越发重视管理档案的安全问题，同时此项问题也是影响信息化技术使用的根本原因之一。信息档案的安全问题与家算计硬件、软件以及人员操作等具有非常紧密的联系，所以档案信息的安全也受到很多因素的影响。虽然电子档案不会发生纸张损毁或是丢失的情况，但是在具体工作过程中，档案管理会由于其他因素造成的影响形成安全隐患，从而导致信息出现损坏或是丢失等问题，所以，一定要制定完善科学的技术防范措施。
三、解决档案信息化管理安全问题的策略
（一）提高档案管理人员的安全意识
信息化档案管理安全性的提高，需要对管理人员的档案安全意识进行培养，让其拥有正确、科学的安全观念，档案管理部门应该定期组织工作人员进行安全教育与培训工作，让他们了解信息档案保密的法律法规，了解行业动向，形成健康的安全意识。除此以外，还需要提高管理人员的安全观念与工作积极性，对安全管理进行强化，防止盗窃现象的出现。档案管理部门要按照单位发展的实际情况，制定针对性的管理制度，将保密工作做好，形成完善的安全制度。现阶段，我国与网络安全相关的法律法规正在持续完善，人们对网络技术的使用需要网络安全法的指导与督促。此外，单位领导者还应该提高管理人员的网络安全培训与信息技术培训，创建安全教育活动，提高管理人员的综合素质，为单位引入全新的管理人才，加强管理队伍的人才建设，提高档案管理人员处理信息安全问题的能力，在根本上保障信息化档案的安全性。
（二）完善信息化档案管理的安全体系
管理档案人员需要持续完善信息化档案管理的系统安全保障工作，将有关措施积极落到实处，对信息使用的安全性进行保障。持续优化信息化档案管理的流程与程序，将相应编写工作做好，并交由专业工作人员负责，提高使用信息的安全性。并且，信息化档案管理系统一定要安装防病毒软件，使用正版的杀毒软件，做好升级软件工作，定期进行系统杀毒，降低感染病毒的概率。还需要对责任机制进行完善，将责任细化到每个工作人员，提高员工的责任意识，避免相互推诿现象的出现。单位还需要制定电子档案与纸质档案共同管理的机制，从而增强管理效率。两种档案管理形式的优缺点存在一定差异，可以将高效率的电子档案与真实可靠的纸质档案进行有效结合，取长补短，从而更好地进行档案管理工作。
（三）应用多样化的技术防范手段
首先，可以应用数据加密的形式来维护信息化档案的安全性，并对加密技术进行完善。通常可以将档案信息转化成密文的形式，要想获取其中的信息，就需要输入对应的密钥，这种方式能够有效提高信息化档案的安全性。其次，要对文件签署技术进行合理的应用，这种技术包含证书签名与手写签名两种形式，能够对文件真实性进行良好体现。正确使用文件签署技术能够对文件的合法性进行有效验证，并且其中的内容他人无法篡改。
结语：
综上所述，在我国科学技术持续发展的趋势下，信息化技术在管理档案工作中得到了广泛的应用，有效促进了信息化档案管理的建设。信息化管理模式的优势很多，能够有效提高搜索信息的准确性与效率，但是其中也存在部分安全问题。单位需要持续完善信息化管理系统，积极落实有关措施，提高信息化档案管理的建设水平。
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