邱月
浙江大学档案馆
摘要：随着科技的进步，档案资源的服务从最初的人工服务，发展到今天的信息服务，最终将面对升级为智慧服务的挑战。建设“双一流”高校的提出也给高校档案工作带来了更大的挑战。本文从意义、建设策略和破解困境几个方面探讨了高校档案馆智慧服务体系的建设，提出着重建设的方向，并对这些方向面临的困境做出建议，以期助力高校档案馆的发展。
高校档案是高校教学、科研、管理等活动的真实记录。高校档案馆应充分发挥自己存史、资政、育人的功能，为学校的发展提供帮助。“双一流”的提出，给高校的发展带来了机遇和挑战，同时也给高校的档案馆提出了更高的要求，而“智慧”时代的到来也给高校档案馆的发展带来了新的思路。
1.高校档案馆建设智慧服务体系的意义
一流的大学，应具备一流的档案馆；一流的档案馆应具备一流的服务能力。21世纪科技高速发展，智慧地球、智慧城市以及智慧校园等概念的提出意味着我们从信息时代迎来智慧时代，而智慧时代产生的档案用传统的思维和方法是无法满足其管理需求的。从技术层面来看，海量的档案资源、越来越多的档案需求，以及近来提出的电子档案单套制归档，“最多跑一次”甚至“一次都不跑”的政策，使得原有的技术手段无法满足需求。
2018年，教育部、财政部和国家发展改革委三部门联合印发的《关于高等学校加快“双一流”建设的指导意见》强调，应积极探索一流大学建设之路，充分利用云计算、大数据、人工智能等新技术，构建全方位、全过程、全天候的数字校园支撑体系，提升教育教学管理能力。建设“双一流”高校的目标也促使高校档案馆思考转型，充分利用各种先进技术手段，提升管理服务水平，完善服务体系。
建设智慧服务体系是高校档案馆适应时代发展的必然选择，同时也是服务于学校“双一流”目标的一项重要基础工作，其意义可简单说是使档案的服务利用更加高效。从档案利用者的角度来看，各部门、师生、校友将获得更加快捷、准确、贴心的档案服务。从档案馆工作角度来看，此举可以提高档案的利用广度与深度，极大地开发的馆藏档案的价值，同时提高外界对档案工作的认可度。从服务学校发展角度来看，建设智慧服务体系可以更好地服务于学校的学科建设、人才培养、科学研究、日常管理等方面。
2. 高校档案馆建设智慧服务体系的策略
“双一流”的提出，给档案馆工作带来了挑战和机遇，作为高校档案馆，其服务师生，服务科研，服务社会，服务校友的工作重心不会变。建设档案馆智慧服务体系应以人为本。因此，笔者从服务层面入手，探讨高校智慧档案馆体系建设之路。
2.1服务平台拓展
档案利用者接触到档案馆的第一个地方就是服务平台，在哪里拓展平台，建设什么样的平台非常重要。
档案馆现有服务平台往往为线下档案馆实体，电话服务热线，以及线上官方网站、微信公众号等，高校档案馆也不例外。高校档案馆可以根据自身的实际情况，利用校内已经存在的平台进行服务推广。以笔者所在浙江大学档案馆为例，2020年起，档案馆进驻学校行政服务办事大厅开设窗口，增加了线下的一站式服务平台，同时对校务服务网中档案馆的“服务清单”进行定期维护，使校内用户可以从更多的渠道了解档案馆业务。
档案馆智慧平台应具备智慧检索、便捷服务等能力。首先，档案资源检索应实现数据化检索和充分检索。第二，平台应利用人工智能技术深度分析馆藏资源和用户利用数据，并能够预知性地提供可能有需求的服务，从而实现对不同用户提供有针对性的智能检索。第三，平台对公开档案提供的检索服务应不受地域限制，无论在校内校外，都可以进行查询。第四，平台应具备学习功能。通过用户对服务的反馈和评价，实现机器学习系统自动优化，提供更加精准的档案智慧服务。
2.2档案资源建设
无米难为炊，想要实现智慧检索的最基础工作就是加快档案资源由数字化到数据化的建设。
2016年，国家档案局印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中提到，到2020年，初步实现以信息化为核心的档案管理现代化。可以说，十三五期间各级档案馆的一项重要工作就是数字化工作。而建设智慧档案馆需要将档案信息由数字化推进到数据化，使档案资源变为可整合分类、分析推演的数据，从而实现档案平台服务的优化改进。
在资源建设的进程中，不能盲从其他单位，除了建设一些基本的资源数据库外，还应把握住自身历史的发展，建设具有学校特征的专题档案资源库。如浙江大学可建设“西迁”档案资源库，复旦大学可考虑建设“五四”档案资源库等。在建设专题资源库的同时，应广泛收集相关档案，做到资源丰富、有序、便于利用。
2.3人才队伍建设
建设智慧档案馆还需具备实现档案服务智慧化的人才队伍。一方面要吸纳档案专业技术人才，另一方面要网罗高新技术的人才。高校档案馆可利用高校平台设立研究项目，邀请专业的师生校友为档案智慧平台建设贡献力量。
另外，还应该针对智慧档案馆建设邀请专家为档案馆工作人员进行授课，或者前往智慧档案馆建设工作做的较好的单位进行学习，全方面的提高档案从业者的水平与认识。
2.4基础设施建设
智慧型档案馆的基础设施建设应包括馆舍建设和软硬件基础设施的建设。
馆舍主要为库房、机房和管理部门房屋。首先，近年来档案实体年增量普遍升高，库房应具备大容量存储空间。同时，库房设置应便于存取利用，对案卷的存放位置应有数据化的记录。第二，档案实体的存储空间需要符合档案保存的物理条件，即具有温湿度控制设备，尤其是置有服务器的机房。第三，对库房、机房和管理部门房屋的管理和控制应做到智能化，视频监控数据、温湿度数据等均应作为重要数据保存。同时建立管理数据库，利用人工智能对数据进行分析，并对可能产生的灾情进行预测，做好安全保障。
软硬件设施的建设应包含网络设备（用于传输数据）、存储设备（用于记录数据）、感知设备（温湿度测控、人员进出感应等）、数字化加工设备（OCR工具等）、安全设备等，这些设施是支撑智慧服务体系的基础，将这些基础设施逐步智能化，是建设智慧服务体系的必由之路。
3.高校档案馆建设智慧服务体系面对的困境和建议
现阶段，高校档案馆建设智慧服务体系面对的困境主要来自两个方面，一个是内因，即档案馆本身，一个是外因，是高校和社会环境的影响。
从档案馆本身来看，前文的建设策略也是发展所需破除的困境。首先，软硬件设施陈旧，智慧服务体系对软硬件要求可以说是颠覆性的，如何在旧设施的基础上合理地一步步建设满足要求的新设施是一大难题。其次，档案资源数据化的进程缓慢，这主要是因为有些高校历史悠久，产生了大量的档案，档案资源的数据化需要更多的人力物力，以及更高的时间成本。笔者认为资源数据化是持续不断的工作，软件的开发应留有后期更新的余地，硬件的调整也视情况而定，不必追求一步到位。
从外界因素来看，社会对档案馆的认识仍然片面，还有许多高校的档案馆在高校中不受重视，没有上级领导和各部门的支持，日常工作已经困难重重，遑论革新发展。所以，高校档案馆要通过自身的努力提高存在感、扩大影响力。如征集珍贵的历史档案加以保存保护、开展档案服务利用知识讲座，和校内各部门开展交流合作，筹办馆藏精品展览等。
总之，智慧服务体系的建设是逐步完成的，档案资源逐步数据化，软硬件设施逐步智能化,可能一段时间内都是在起步阶段。“双一流”的提出，为档案馆建设智慧服务体系提出了更高的要求。在低头建设智慧服务体系的同时，也要抬头将眼光放长远，相信智慧服务不是终点，只会是过程，所以每一步的建设都应更多思考可持续发展的可能性，为以后的新发展方向奠定基础。
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