罗心锦
湖南外贸职业学院 湖南长沙 410210
摘要：高校的会务管理工作是高校办公室的重点，面对着众多的会议，管理人员怎么进行高校的筹备和组织值得我们关注，提升高校办公室的会务管理效率是高校发展的关键。本文主要分析如何提升高校办公室会务管理工作。
关键词：高校；办公室；会务管理工作；
高校在办学规模上呈现出了一种逐年扩大的趋势，高校内部和外部之间的交流变得越发的频繁，会务工作的开展面临着很大的挑战，高校办公室可以说是高校进行组织组织与服务的主要部分，高校办公室有着重要的协调作用，他们的工作看似简单，实际上是十分繁琐的。高校办公室需要根据会议内容的不同和会场环境的不同以及会场布置的差异等，进行细心的服务。高校办公室必须要提升自身的会议管理能力，协调好各个部门，推进高校的进一步发展。处于新时代背景下，高校的办公室工作人员需要进行工作的创新，提升管理的现代化、科学化水平，提升高校办公室的服务质量。
一、高校办公室会务管理工作的重要性
1、能够顺应时代的发展趋势
处于一个高速发展的时代当中，社会上的分工变得十分明确，各个岗位对于从业者的要求相较于以往而言有了明显的提升，高等教育处于改革的关键时期，高校的办学规模逐年扩大，高校和外界之间的联系越发的密切，这在很大程度上加大了高校会务工作的难度，高校办公室的会务工作量越来越大，难度也有了明显的提升。会议工作的内容呈现出了复杂化趋势，若是工作者不留心每一个细小的部分，就很有可能出现错误。新时代背景下，各个高校对于会议工作的开展提出了更多的要求，若是工作的机制不够完善，采取的管理方式缺乏合理性，这就很难满足时代的发展趋势，进行高校办公室会务管理工作的革新势在必行，只有改革和创新才能够提升高校的会议管理水平。
2、满足高校自身的发展需求
会议工作可以看作是高校办公室的核心职能，高校办公室有着很强的统筹协调能力和组织策划能力以及服务能力，这些能力都需要借助会务工作直接的展现出来。高校办公室需要及时更新自身的会务管理理念，这样才能够提升工作效率，不会耽误会务管理工作的正常进度，有效提高自身的会务管理能力，避免出现严重的工作问题。若是高校的会务管理理念过于落后，这将会直接影响到高校的会议结果，甚至会阻碍会议的正常开展。[1]由此可见，高校办公室的发展必须要建立在科学合理的管理基础之上，及时更新自身的会务管理理念，引入现代化的会务管理模式，切实提升高校办公室的工作水平，确保高校各项事务的顺利开展。
二、高校办公室会务管理工作的开展策略
1、注重高校会务工作的精细化管理
精细化管理这一概念是在上世纪提出的，其主要指的是社会分工的精细化和服务质量的精细化，这是对现代管理提出的一个要求，需要建立在日常管理模式的基础之上，开展精细化的管理，这样才能够避免资源的浪费，降低管理成本，实现管理的规范化，切实有效的将管理创新和科学管理结合起来，创造管理的最大价值。高校的会务管理工作较为复杂和细致，其中有很多细小的部分，需要采取精细化的管理方式，这样才能够达到高效精简，有利于会议质量的提升。
在会前的通知过程中，会议室需要按照会议的要求将会议信息在第一时间内通知给参加会议的每一位人员，通知的会议内容要尽可能的做到简单清晰，及时准确，还需要确保参与会议的人员可以保持密切的联系，能够告知他们一些重要的注意事项。在会议过程中需要做到会议的签到记录工作，进行有序的签到，还需要指引参加会议的人员快速入场，同时要为他们提供茶水，一旦出现会议临时变动的情况，需要及时向上级进行请示，快速解决问题。每一次会议的筹办都会有一些不尽人心的地方，会议室需要在会议结束之后做好总结工作，及时的发现问题，进行思考和探究，不断的总结经验，改正每次会议出现的不足，这样才能够提升会务工作的质量。精细化管理更多的是一种精神，是现代化管理的核心理念，在高校在日常教学、科研工作、人才培养方面需要举办的会议数量越来越多，在会务服务工作中引入精细化的管理模式，可以确保高校会议的顺利完成。
2、提升高校会务管理工作的组织能力
高校会议能否举办成功与会议的组织协调、统筹安排有着很大的关系，高校办公室需要立足会议所需，在此基础上做好会议的暗管工作，需要提前确定参加会议的人员名单，按照一定的顺序摆放好会议的座位卡片，还需要准备好会议的用品，其中包括有草稿纸、签字笔、矿泉水等，将这些整齐的排列在座位前方，提前将会议的资料和播放的影片拷贝到电脑当中，做好检查工作，确保视频的正常播放。此外，会议室需要提前联系好安保部门，做到参加会议人员车辆的统计，引导相关人员将车辆停放在指定的位置上，这样才能够确保人员和车辆进出学校的畅通，避免交通拥堵等情况的出现。若是会议时间较长，需要用餐，这就需要提前统计好用餐的人数，会议室要和后勤部分进行充分的协调，对于用餐时间、用餐标准、用餐地点等提前做出安排。会议稿件的攥写与宣传，需要提前告知相关的宣传部门，让他们准时到场，做好会议的记录工作。[2]会议在开始之初需要进行人数的统计和清点，做好签到工作，若是临近会议时间，还有一些未能到场的人员，会议室则是需要打电话进行询问，看看他们是否有特殊情况，之后再向出席会议的领导进行报备，确保会议可以如期进行，在此过程中还需要注意会议的安保问题，安保人员需要在会议室周边随时待命，这样才能够确保会议的安全。
3、加强高校会务工作人员的服务意识
高校会务工作室最为核心的内容就是服务，高校在举办会议的过程中可以按照规模进行划分，其中可以分为大型会议、中型会议、小型会议这三种。大型会议主要指的是开学典礼、元旦晚会等活动；中型会议指的是教学表彰、中层干部会议等；小型会议则是指部门学院之间的会议。要想开好每一次会议，办公室的会议管理工作人员必须要做好充分的准备，具有一定的会议管理能力和较高的综合素养，此外还需要具备吃苦耐劳精神和服务意识，这样才能够确保会议的顺利召开。在会议管理工作当中遇到困难和挫折的时候，不能产生倦怠情绪，需要将学校的工作放在首位，能够站在他人的立场上考虑问题，给予大家更多的包容和理解，减少自己的不满和抱怨，对于工作需要做到高度的复杂，保持严谨的工作态度。在会务工作当中服务意识是十分重要的，服务意识体现在会前筹备和会议中间的管理以及之后的总结反馈上，相关的工作人员必须要具有认真学习的态度，能够不断的学习和进步，提升自身的工作效率和业务水平。
结束语：
综上所述，提升高校办公室会务管理工作的效率是十分有必要的。高校必须要认识到自身肩负的责任和使用，提升高校的会务工作水平，推进高校各项事务的有序进行。高校办公室会务工作的可以说是办公室工作的重点，会务工作能够体现出学校的办学水平和风采，高校办公室的会务工作人员需要从实际出发，更新管理模式，提升自身的专业素养，实现会务工作的规范化和科学化，为学校的发展贡献自己的一份力量。
参考文献：
[1]王媛，于建刚.切实加强和改进高校办公室会议组织与服务工作[J].办公室业务，2013（2）：48.
[2]胡丰彦.浅谈高校办公室会务工作的精细化管理[J].办公室业务，2015（10）：21.