傅勋利 邱阳
（湖南黑麋峰抽水蓄能有限公司 湖南省 长沙市 410000）
摘要：做好企业公文管理不仅能够提高办公效率、提高企业执行力，还能够降低办公的成本，可以说是企业实现自身长远的发展的重要环节。但在当前的企业公文管理工作中依然存在着非常多的问题，企业必须要从加强公文执行力、不断完善公文管理制度、加强督办管理等方面入手对其进行优化，这样才能够提高办公效率和企业的执行力。
关键词：企业公文管理；问题；对策
1 企业公文管理中存在的问题
1.1 相关制度不健全
由于企业公文管理与保密是一项具有整体性、系统性的工作，而公文的调取、登记、接收、审阅与保存等环节又紧密相连，如果公文管理与保密工作缺乏健全的管理与保密制度，就会使公文管理与保密工作缺乏规范性、科学性与有序性，增大了公文机密泄露的几率。目前，大多数办公室存在管理制度缺位的问题，或是管理与保密制度没有得到真正落实，或是管理与保密制度不健全，又或是办公室工作人员根本不按照管理与保密制度进行工作，致使文档管理与保密制度无法发挥指导与保护作用。
1.2 公文管理的时效性有待提高
公文的关键特色在于时效性，每一份公文都要求有非常高的时效性，只有在相应的时间段，才可以体现公文的价值。可以说，公文时效性的强弱对企业的工作效率将产生直接的影响。对于公文运行而言，因为每一天文件收发比较复杂繁琐，处理方法和程序不当、文秘自身的因素等都会造成难以实时处理公文。重点体现为：一是未曾系统地登记收发的文件，不跟踪记录文件的运行状况，从而挤压、延误、遗失文件。二是制定的公文运行程序太杂，流转环节较多，不速办和专办急件、要件，从而难以实时传递文件。三是没有创建督办催办机制，仅仅流转文件而不承办文件，不明确落实以及办理文件的情况，造成漏办或延误的情况。四是文秘缺少端正的工作态度，懈怠或拖沓工作，从而难以实时流转文件。
1.3 发文用印不规范
（1）印章和单位名称不统一。落款和印章不一致，党章和行政章错用，或者本来属于行政类文件却来个联合发文，本来属于党的文件但是发成了行政文。（2）越权行文。所谓越权行文是指公文内容超越本单位的职能范围，或本来不属于自己单位管辖的范围，但是自行“揽活干”，与相关兄弟单位有业务来往的事项，经自行沟通后直接走自己单位的请示。或者属于兄弟单位（部门）联合办理的事项，不经过沟通或会签自行发文，导致发文后才出现交叉问题，责任分不清。（3）多事一请。所谓多事一请是指一个请示中有多个请示内容。例如，报送的请示件中涉及多个事项，虽然属于上级一个部门管辖的范围，但是请示事项没有联系，上级难以在公文中进行批复。
2 企业公文管理工作优化措施
2.1 健全和完善公文管理制度
首先要加强公文的归档保存制度建设。完善的公文归档保存制度便于文档管理人员对公文进行登记、整理和保存等相关工作的开展。办公室要按照一定的标准和要求对公文进行类型的划分，对于相同类型的文档集中统一管理保存，在这个过程中可以参照以往的公文保存机制。此外，对于那些重要的文档，文档管理人员要对其原件与复印件进行单独的保存。将重要的文档资料进行信息化转换，通过电子文档管理系统的构建，再结合传统的文档管理机制，使文档归档保存制度得以健全和完善。与此同时，要加强公文查阅制度建设。制定相应的公文查阅制度，对文件的调取与查阅工作进行规范，使相关人员的公文调取与查阅资格得到约束和限制，在一定程度上保证公文的安全。
2.2 提高公文管理的时效性
对于企业公文管理工作而言，务必确保时效性，即确保不漏、不压、不误、不拖，这是处理公文对时效性的基本标准。具体来讲，为了提高公文处理效率，需要做到下面几点：一是实现公文运行流程的简化，尽量地简化各流程，提高文件流程的简捷性，确保便于操作、科学管理，尽可能地实现公文管理效率的提升。二是注重督办催办，结合文件的重要性与时效性标准，办公文秘在转办之后能够积极联系承办部门督办催办公文，定期核查公文，对落实督查的状况进行跟踪，避免漏办或压误文件，保障承办部门在相应的时间段完成承办事务。催办的开展能够结合电话询问或催办单的形式，能够专人专件跟踪催办紧急的关键性文件，真正确保件件有回答、事事有结论。在完成文件的办理之后，需要实时将落实的时间、单位、结果等注明，且整理办理的状况，向分管和批示领导反馈阅读。需要根据具体情况实时反馈关键的文件。三是实现电子公文处理平台的开发，注重无纸化办公形式的应用，结合信息管理实现公文运行效率和质量的提升。
2.3 加强督办管理
（1）提高公文管理认识。各单位（部门）办公室主任、文书作为公文管理第一负责人，要把握“准确、及时、安全”的公文处理原则。熟悉公文管理相关规范，提高公文审核能力。不定时关注公文流转情况，杜绝公文“漫游”。（2）推广应用电子公文处理平台。目前企业基本都有自己的OA办公系统，基本实现公文的电子化流转,办文效率极大提升；企业内部要做好内部OA系统公文处理工作，保障文件流转效率，明确公文处理各环节办理时限，加强公文督办力度，提高文件流转过程管理，高效办文办事。
2.4 提高对公文的执行力度
执行层应加强对公文的理解，严格执行。能否正确执行和处理公文，关系到企业能否正常发展。企业内部公文往往代表领导层的决议，在很大程度上是强制执行的，公文代表领导层的决议，要求各部门各级员工必须加强理解，按要求及时办理，并认真执行。这样才能保证企业同心全力，实现繁荣发展的目标。
3 结束语
综上所述，公文管理作为企业与外界或内部各部门信息交流的重要工具，是企业经营管理过程中不可或缺的重要组成部分。我们应建立和完善公文管理制度，不断提高综合素质，以严谨的工作态度，全面推进企业公文管理工作，实现公文有效运转，让公文管理更好地为企业发展提供服务。
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