边美玲
哈尔滨市松北区物业供热管理办公室 黑龙江省哈尔滨市 150028
摘要：在信息时代背景下，档案管理机构要加强对信息化技术的利用，培养档案管理人员的专业知识，提高档案管理的工作质量，为国家和社会提供更加高效的档案资源服务，实现档案资料的更高价值。
关键词：信息时代；工程建设；档案管理
档案管理作用是将工程所具有的相关文件与数据进行整理储存，得以较好的管理工作，但档案管理工作所涉及的程序和内容相对广泛，所以实际操作中相对较复杂烦琐。基于此，本文分析了信息时代工程建设档案管理工作的改革与创新。
一、信息时代档案管理内容
档案管理一般包括档案的收集、整理、保管、编目、检索与统计等。在信息时代，档案管理工作发生了很大变化。尤其是计算机技术的加入，使档案管理由传统、简单的纸介保管向现代化、数字化改变。利用计算机信息技术进行统一管理，当需要提取档案时，利用计算机技术筛选、查找，可快速高效地提取所需文件，提高工作效率。信息时代，档案管理工作的主要内容包括：档案管理设备建设、档案信息资源建设、档案信息化和规范化管理、档案信息化网络建设、信息化档案管理人才的培养等内容。
一、档案管理工作的必要性
传统档案管理模式下，档案以纸质材料为主，档案管理模式相对落后，且存在较大工作量。日常纸质档案管理与保存过程中，需投入大量人力精力确保档案资料的安全使用，避免纸质档案受火灾、水分、虫害及霉菌等因素影响，提高档案使用寿命。此外，纸质档案资料查阅难度大，备份较复杂，随着计算机技术发展与普及，档案管理模式逐渐向电子化方向转变。档案管理中引入信息化技术，能有效解决档案存放与管理问题，提升档案使用安全与可靠性，大幅提高检索效率，充分发挥档案资料的作用。信息时代背景下，档案管理工作适应社会发展，满足现代化档案管理具有重要意义。
三、信息时代档案管理工作原则
信息化档案管理已成为现代档案管理之重要方法，为适应时代需求，档案管理人员必须正确对待现代档案管理工作，坚持相关工作原则，以让档案管理工作高效开展。
1、安全性原则。由于现代信息化档案的管理多通过计算机和网络进行，因而在管理中，相关工作人员务必遵守管理规则，按规范程序进行操作管理。此外，由于网络具有极大的开放性，电子档案文件也极易受到病毒、黑客的攻击，这就需要档案工作者做好档案安全防范工作，避免网络安全风险的发生。
2、标准化原则。在信息时代，档案的数字化建设是一项大工程，在将传统档案转变为数字档案时，需要档案工作人员按档案数字化建设结构标准和格式规范进行处理，以便于档案的查询、共享和利用。
3、效益性原则。档案信息化建设需投入大量人力、财力及物力资源，因而，必须讲求档案信息化管理工作效益，遵守效益性原则。相关档案管理部门需根据自身实际及用户需求特点进行合理分析，以开展规模适当的档案信息化建设。此外，对用户需求度高的档案信息要加强管理，保证档案的实时更新，以提高档案利用率，获取较大的经济及社会效益。而对利用率低的档案，则可不实现数字化，或减少关注度，避免人力、财力、物力之浪费。
四、工程档案管理工作存在的问题
1、工程档案管理意识淡薄。长期以来，工程建设单位普遍存在重工程轻档案。
抓工程质量十分严格重视，抓工作档案往往无人问津。很难对工程项目档案管理工作开展专项整治，对工程项目档案管理的宣传、指导、监督检查和管理得不到足够的重视，造成工程档案管理工作处于被动和不利的局面。工程建设的整个过程对档案工作重视不够，安排不够合理，普遍存在工程马上要完工，面临着项目验收时，才组织档案管理人员对项目档案资料进行突击整理。主要原因是企业对工程档案管理在思想上引不起重视。由于资料整理琐碎，不产生经济，施工过程中现场又繁杂，一般施工企业便将精力都集中放在工程项目的进度、质量管理方面，档案资料整理常存在着临时应付的情况。
2、信息化技术及人才队伍落后。当前，由于工程项目档案管理人员很大一部分临时抽调组成，对档案管理工作认识程度参差不齐，缺乏档案管理工作专业素质与知识的了解。对各种不同规模的工程建设信息难以找到合适的收集归档方法，只是简单地将纸质文件通过扫描或文件转换成为电子版文档，并未从根本上对档案进行有效分析研究，然后分类归档。另外，档案管理人员不能熟练运用档案管理工作计算机软件，只被动接收、移交档案资料，导致出现归档不齐全、档案质量差、归档不规范等问题，从而严重影响工程档案工作的归档效率。
3、工程档案制度不健全、不规范。工程档案管理制度建设相对落后，存在制度不健全、不规范、执行不到位等现象。尤其在一些基层工程项目中，并未真正建立起一套全面、系统、操作性强的档案管理制度，未对档案管理工作形成有效的制度约束。制度上的不健全给工程档案管理工作带来不利影响。此外，工程档案管理工作缺乏必要的技术规范，档案管理标准化建设滞后。
4、督导检查工作及工程档案竣工移交工作完成不到位。工程建设项目法人在档案管理方面的督导检查力度不够，无法保障归档工作的标准性和规范性。工程档案竣工移交时，常出现滞后现象。在档案移交时，有关的档案管理工作人员未对要归档的文件资料进行认真审查，导致很多时候有错交遗交现象出现，这些情况在很大程度上影响了入库档案的质量。
五、信息时代工程建设档案管理的改革与创新措施
1、加强工程档案管理人员的专业培训。工程档案管理工作中人才队伍是核心，档案人员不仅肩负着项目文件的收集、保管和利用，还要及时传递各单位的技术文件，协调各单位的文件管理，一个项目中需建立一个素质过硬的管理团队，这个团队包括业主及参建各方的档案管理人员，在项目建设不同时期，团队始终加强学习，不断提高业务能力，特别是国家新出台的档案政策或新颁布的档案工作规范和要求，必须进行相关的专题培训，确保新的政策和规范要求得到尽快落实。同时，为充分积累管理经验，工程档案管理人员可前往同类型工程学习，有针对性地进行专业培训，促进现场档案管理工作提升。
2、强化工程档案编制工作。应根据档案标准来研究编制工程档案材料，要培养工程档案编制人才。工程归档材料的质量，取决于领导的重视、编制人员的责任感、各阶段技术材料的积累状况。建设单位、勘察设计单位、施工单位等各个工程项目管理人员要明确责任，对编制人员进行专业培训，使其工程档案编制水平得到提升。工程管理单位对容易出现的问题，有针对性的进行监督检查。高标准的对竣工验收档案资料把好关，对工程建设整个资料进行检查审核，特别对检查出来的问题要及时补缺补漏，保证档案资料的真实性、完整性、规范性。对不符合规定要求的，不能发给《建设工程档案合格证》，确保工程档案的完整性、准确性、系统性。
3、建立并完善档案管理信息化管理制度。①加强领导，落实责任制度。在工程建设中，相关领导层必须高度重视档案管理工作，加强领导，落实责任制度。同时，要把工程档案管理工作纳入单位、部门日常管理工作中。在单位内部实行统一领导、分层管理、专职专责原则，把工程档案工作细致化，并分解到每个项目、每个环节。进一步明确各个管理人员的责任与权限，从而形成完整的系统管理体系。②加大宣传力度。在单位内部大力宣传档案信息化管理工作的意义，大力普及档案信息化管理知识及相关法律条例，在单位内部营造强烈的档案管理信息化管理意识，使单位各阶层、各部门工作人员都认识到档案信息化管理工作的重要性，促进大家共同参与，逐步实现工程档案管理的信息化、规范化。
参考文献：
[1]李莉兰.工程档案管理在建设工程中的重要性研究[J].建材与装饰,2019(10).
[2]李雪莲.探讨信息时代工程建设档案管理工作的改革与创新[J].科学与信息化，2021(01).