湖北汉十城际铁路有限责任公司
摘要：铁路建设工程项目竣工文件材料是铁路工程建设的原始记录和真实反映，是铁路建设工程项目档案不可缺少的重要组成部分和知识资产；也是各建设、设计、施工、监理等参建单位建设过程的真实体现；对检验工程质量、结算、工程竣工交付、建立固定资产有着极其重要的作用。本文针对铁路建设工程项目竣工档案存在的问题进行分析，提出档案管理方法及注意事项。
关键词：铁路建设工程项目；竣工档案；管理
1铁路建设项目竣工档案的分类
铁路建设项目竣工文件材料的形成是零碎、漫长的、有一定规律和质量要求的。从已建成的铁路工程项目看，每个竣工项目的文件材料材料都是通过建设、设计、施工、监理、监督单位以及有关地方政府等日常积累而来，建设项目文件材料按管理责任、性质、形成阶段进行分类，共分为五类。即：建设管理类文件、勘察设计类文件、施工类文件、监理类文件、竣工验收类文件材料。通常由项目建设单位负责组织，各参建单位根据项目各阶段情况，负责收集、整理、立卷，形成项目档案归档。
2铁路工程项目竣工档案收集整理的依据
因铁路工程项目等级、标准等不同，项目竣工文件材料的收集、整理的依据、要求亦不同。总体应执行《中国铁路总公司铁路建设项目档案管理办法》、《铁路科学技术档案分类与代码》（TB1588）、《铁路建设工程监理规范》（TB10402）、《铁路建设项目资料管理规程》（TB10443）、《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）等有关规定。还应执行《铁路工程施工质量验收标准》、《高速铁路工程施工质量验收标准》、《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》、、《铁路建设项目竣工建设用地验收交接办法》、《铁路归档文件整理规范》、《文件材料归档范围和档案保管期限规定》、《中国铁路总公司关于规范铁路工程建设项目隐蔽工程视频文件管理工作的通知》、《铁路照片档案管理办法》《铁路声像档案管理暂行办法》等行业规定，以及《城市建设档案归属与流向暂行办法》等。
3铁路建设项目竣工档案管理方法
建设单位应按照《中国铁路总公司铁路建设项目档案管理办法》的要求，应将项目档案文件的管理，贯穿于项目建设的全过程，做到“三同时”，即：合同签订、过程管理、验收移交。各参建单位必须坚持科学严谨、实事求是的态度，认真做好日常施工过程文件的形成、收集、鉴定、整理、分类、立卷、编目、归档、移交等工作，在工程竣工验收时，及时提交系统、完整、真实、准确且具有追溯性的项目文件。
3.1应组织制定竣工文件管理办法
铁路建设项目工程开工后，负责制定本项目《铁路项目竣工文件管理办法》，并印发各参建单位遵照执行，为工程项目产生的文件材料收集、整理提供遵循和依据。
3.2应加强铁路建设项目文件材料材料收集
建设过程中，建设单位应定期组织、邀请铁路档案行业专家进行现场、检查指导，强调项目文件材料材料收集整理的意义、目的、方法和重要性，解决“重工程、轻档案”的思想认识；组织各参建单位专业人员参加铁路行业档案专业培训等。
3.3应加强项目文件材料收集整理过程的考核
将项目竣工文件整理工作纳入对各参建单位的考核内容，对消极观望、弄虚作假、疲于应付等单位进行通报批评或纳入铁路信用评价考核。
4档案整理存在的主要问题
铁路建设工程文件材料收集存在同步性、完整性、及时性、可信性不足等问题。
4.1缺乏同步性
铁路建设项目文件材料的收集整理工作普遍存在同步性较差的现象，也是各参建单位的“通病”，通常有实际施工进度与内业资料进度不一致，日常部署不到位、检查指导不及时等问题。
4.2缺乏完整性
项目文件编制质量最关键的就是系统性、完整性，卷内文件应有机联系。目前，各参建单位在这方面仍存在一定差距，主要是因为思想认识不高、日常积累不够、专业能力不强导致的。
4.3缺乏及时性
铁路建设项目文件材料收集应本着“谁形成、谁收集、谁整理”的原则开展工作。从铁路项目文件组卷情况看，各参建单位均存在及时性较差的问题。（1）存在惰性思维。受传统意识影响，放松日常管理，惰性思想还不同程度地存在。（2）存在畏难情绪。主要表现在对上级和建设单位检查发现问题的整改上，不想改、不愿改的情绪存在，特别对签名不一致、资料漏签字、施工日志和监理日志内容有差异等问题的整改，怕麻烦，怕担事，畏难情绪突出。（3）存在无畏心理。
参建单位档案人员流动性大是“通病”，特别是项目负责人和资料管理人员的更替，项目文件材料编制工作成为新人的“练手”工作，从而产生了无畏心理。
4.4缺乏可信性
铁路建设项目竣工文件是项目建设过程的真实记录，调研检查发现个别参建单位竣工文件的可信度不足。问题出在管理无制度、检查不到位、考核无要求等多个方面。
5档案管理工作应注意事项
5.1落实精神
（1）应注意发挥建设单位的领军作用。认真落实《中国铁路总公司铁路建设项目档案管理办法》、《国铁集团关于规范铁路建设项目档案工作的通知》等有关文件精神，切实把铁路建设项目档案当作建设单位的重要资产，不论在铁路建设的任何阶段对档案工作都狠抓不放，发挥领军和牵头作用，保证各项目竣工档案的系统、完整、安全和可追溯、可利用。
（2）发挥监理单位的审核作用。加强监理单位对所监理工程归档文件的完整性、准确性、有效性和规范性。
（3）加强施工单位的示范作用。在项目施工单位中选拔试点、样板工程，让试点起到引领、示范和推动作用，并组织各参建单位进行观摩学习，分享经验。进一步加强对试点单位的指导，强督促、重培训、教方法、补短板，让试点单位作出示范，推动竣工档案管理工作。
5.2整章建制
（1）应严格把握选人用人环节。按专业选用优秀人才，组成骨干队伍，打牢项目文件材料编制基础。
（2）应严格把握流程作业环节。各参建单位应依据建设单位《中国铁路总公司铁路建设项目档案管理办法》和文件形成的规律，优化项目文件材料编制流程，按专业、单位工程开展组卷工作，保证组卷的科学性、合理性。
（3）应严格把握验收环节。各参建单位完成项目文件材料初步组卷后，应对照验收标准进行复查、复核；建设单位工程管理部、档案部门进行审查，每个审查环节均应形成记录和整改闭环。
5.3明确责任
（1）应进一步明确项目档案归属责任。国铁集团相关文件明确了铁路建设项目档案归属，建设单位无疑应负起项目档案资产的主体责任，从项目开工建设到竣工验收都要高度重视，严格要求，确保项目档案完整。
（2）应进一步明确竣工文件编制责任。建设单位应与各参建单位、监理单位签订归档责任书，明确其负有归档资料完整、准确、安全的职责，并实时跟踪项目过程中的文件材料生成情况。各施工单位从项目开工建设初期就应成立以项目经理为组长的竣工文件管理组织机构，明确职责，分工负责，抓好竣工文件收集、整理各环节的工作衔接，做到职责明确、有落实、责任到人、衔接有保障。
（3）应进一步明确项目档案管理责任。在项目文件材料未形成档案前，各参建单位应负起管理责任，保证项目文件材料齐全完整；项目文件材料形成档案后和入馆前，建设单位应组织档案形成单位对项目档案进行检查，并申请档案专项验收等工作。档案专项验收通过后，建设单位应按照档案管理“八防”等相关规定加强档案管理，确保档案安全。
5.4控制措施
（1）对项目档案的控制要从项目立项开始。
（2）档案管理人员要深入施工现场，要定期对施工单位、监理单位、项目主管部门的档案员进行检查和培训，要制定检查标准，要有检查记录、整改记录。
（3）设备档案文件由厂家提供，经采购方验核后移交。如必须有合格证、检验报告、使用说明书、图纸等多种内容，包括设备、仪器、仪表和材料等多种类别。。
（4）施工竣工文件应做好质量控制，档案员、资料员、项目经理、监理工程师等都各有其责任，档案员从档案的角度进行把关，其他方从工程内容上负责。项目资料员是项目管理和档案管理的桥梁，项目资料员从工程资料的角度进行把关，与项目经理和监理工程师的把关，有一定的互补性。因此，档案员要积极与项目资料员沟通，摸清项目建设过程中的文件材料形成底细、进度，随时掌控施工文件材料的质量。
结语 综上所述，铁路大中型建设项目竣工档案是反映铁路建设全过程的有效载体，是质量、安全责任追溯的重要依据，也是建设项目运营后维修、养护、改造、管理的基础性材料。因此，加强铁路建设项目竣工档案管理至关重要，有利于档案日常管理和利用、编研工作，延长了档案使用寿命，具有重要的现实意义和深远的历史意义。
参考文献
[1]中国铁路总公司铁路建设项目档案管理办法
[2]浅谈铁路建设项目档案管理工作[J].史凤明.中小企业管理与科技(上旬刊).2019(10)
[3]浅谈铁路建设档案管理工作的创新[J].闫学谦.山西青年.2021(05)