刘璐
中国航空规划设计研究总院有限公司 北京 100000
摘要：工程的招投标档案是对工程招投标活动的真实记录，为工程的质量管理提供可靠的依据。严格的招投标档案管理，为工程的建设项目的各项工作提供优质的服务，有利于建筑行业的发展。本文对工程招投标档案管理进行了探究，对存在的问题进行了分析并提出了相应的有效策略，希望能够对工程建设有所帮助并提供借鉴。
关键词：建筑工程；招投标档案；档案管理；有效策略
引言：在建筑工程的管理中工程的档案管理是重要的组成部分，而其中的招投标档案管理工作是重要的环节。加强招投标档案管理工作，确保招投标档案的准确，真是以及完整，可以对招标人以及投标人的行为进行规范，确保双方的利益。为他可以很好的解决在建设施工过程中所发生的争执和纠纷，保证工程能够如期按照约定高质量的完成。因此，要加强招投标的档案管理工作，确保工程的顺利施工。
1.招投标档案管理概述
招投标的档案管理工作是对招投标活动中形成的具有价值的各种资料进行收集，整理并按照相应的制度进行保存，为工程的开展提供可靠的依据。其主要是针对图纸，图表，文字材料以及计算材料等进行搜集整理以及归档。其主要包括以下内容：a.在项目立项过程中招标单位提供的纪委计划批文，规划许可证，施工图纸，报建报批表，招标文件审查意见书以及补充说明，招标通知书；b.投标单位的投标通知书，法人授权委托书，法人代表证明以及投标书等；c.标底审定过程中的审定办法，审定意见书以及预算书；d.开标过程中的会议记录，评标打分表及意见书，评标办法等；e.建筑工程企业的中标通知书，合同副本，合同审查意见书等。
工程的招投标档案，详细记录了招投标的情况，对于建筑物的构造以及设施都有着详细的记录，因此其专业性较强。工程的实际施工过程中，由于工程的复杂性，设计图纸常常需要进行更改和补充，因此，招投标的档案需要及时的进行修改，以此来保证证物相符。建筑工程的招投标工作，各个环节之间具有较强的联系，因此所形成的档案也具有连续性。建筑工程的周期较长，因此，对于档案的收集带来了困难，而在施工过程中，常常会因为某些问题而发生纠纷或者争执，而招投标档案可以提供有利的证据，因此招招标标档案具有长效性。
2.工程招投标档案管理的意义
工程招投标档案管理直接影响着工程管理的水平。工程的招投标档案是工程项目施工的法律文书，它对整个招投标活动进行全面的反映，为工程项目施工提供可靠的依据，使工程的质量管理工作得到很好的加强。另外，完善的招投标档案，可以有效的解决在施工过程中有关质量，技术以及工期等方面有可能出现的政治依据纠纷，并为经济纠纷提供可靠的法律诉讼依据。很好的推动建筑工程的施工建设。确保招投标双方的合法权益，规范双方的行为，使工程项目得以顺利的开展，推动我国建筑行业的发展【1】。
3.建筑工程招投标档案管理存在的问题
3.1招投标档案管理信息化有待提升
工程招投标档案的信息化建设，随着地区以及企业的不同存在着很大的差异。发达地区以及技术，资金比较雄厚的企业信息化水平较高，而相对的落后地区，企业的技术以及人才较为缺乏，信息化建设水平很难提高。因此，工程的招投标档案管理仅仅实现了内部的档案管理，使资源的共享很难得以实现，未能真正形成跨机构，跨行业以及跨部门的招投标信息资源共享。
由于对工程招投标档案管理未能够有一个清楚的认知，因此重视力度不足。对于工程招投标档案信息系统和网络的建设重视程度不足，造成了工程投标档案信息技术相对落后，其共享性，服务性以及规范性更有待提升，未能完全的实现档案信息资源的共享。
工程招投标档案的信息化管理尚未形成完善的体系和规范标准。由于缺乏完善的标准以及规范，使档案信息的数据仓库与交换中心的建立难以实现，没有工程招投标档案的数字资源库集群，所以数据的相互交流以及共享这无法完成，使招投标档案管理工作难以充分发挥其功能及作用，无法为城市建设提供优质的服务【2】。
3.2对招投标档案管理支持力度不足
许多工程在建设期间，很多建筑单位及管理者对于招投标档案管理工作重视力度不够，对于招投标档案管理所发挥的重要作用认知不足。因此在实际的工作中，过于关注工程的进度，质量及安全，对于招投标档案管理工作扶持力度不足，因而为招投标的档案管理工作带来了困难，使档案的收集和整理以及归档难以及时完成。
3.3档案管理人员素质有待提升
许多建筑企业及单位对于档案管理队伍以及人员的培训和教育力度不足，同时，由于对档案管理工作不够重视，对于人才的引入不够积极，因此，档案管理队伍的建设滞后，档案管理人员的管理工作不够规范，思路比较僵化，专业技能水平不高，因此使档案的归档资料不够全面，无法充分发挥出档案管理的功能和作用。
4.加强工程招投标档案管理的有效策略
4.1建立统一的工程招投标档案管理办法
工程招投标档案管理工作所依据的管理办法主要依据《中华人民共和国档案法》以及《中华人民共和国招标投标法》，同时，各省根据其实际情况，并制定了各自的管理办法，各省间的工程招投标管理办法存在着不同程度的差异，因此使档案管理的信息资源的利用和共享难以实现，同时也不利于监督以及管理，对我国的工程招投标档案管理水平造成制约。因此，应当建立起完善的，统一的工程招投标档案管理办法，进行统一的管理以及规范，而提高工程招投标档案管理的水平【3】。
4.2健全工程招投标档案信息系统
由于各地区的经济技术水平存在着差异，使工程的招投标档案管理水平以及信息化的建设有很大的不同。各个城市应当根据自身的实际情况，逐步的完善工程招投标档案信息系统，从而实现档案信息系统的标准化以及规范化，实现跨行业，跨部门的信息共享以及交流，充分的发挥出工程招投标，档案管理等功能和作用，为城市建设提供优质的服务。
4.3规范档案管理程序
建立完善的制度，对招投标档案的收集，整理，归档以及利用各个环节进行规范。招投标的档案管理工作应当由各级行政主管部门进行监督和指导。对档案的归档目录进行详细的规定。其中包括报建的手续，业主委托书，招标工作报告，招标方案，补充文件，评标的结果以及标准；中标通知书，中标人的函，投标文件，合同副本备案以及其他具有价值的需要归档的文件。保证归档的资料完整性，全面性以及价值性，能够真实的反映招投标的活动。招投标的档案管理工作需要委托代理的，由代理机构进行档案的收集，整理，建档以及移交。
4.4加强档案管理的队伍建设
档案管理人员的水平高低，直接决定着档案管理工作水平。因此要注重人才队伍的教育和培训，提升信息化人才队伍的技术水平和职业素养。管理人员应当严格规范自身，积极的对档案进行收集，整理等工作。同时，在进行档案的收集和整理时，应当拓宽思路，积极的与其他各部门进行沟通，及时的进行资料的收集及归档，确保招投标档案的全面性与准确性。同时招聘和培养兼备信息技术的复合型人才到档案管理队伍中来，提高档案管理的水平，建立完善的人才培训及招聘机制，充分发挥人才的作用，使招投标档案管理工作的质量和效率得到提升。
结束语：
招投标的档案是对招投标活动的真实记录，对于提升工程的质量，解决工程中的纠纷和争执具有极其有力的帮助作用。是我们要加强到投标的档案管理工作，加强档案管理的信息化，充分发挥出招投标管理的功能和作用，推动我国建筑行业的持续发展。
参考文献：
[1]刘鹏.建筑工程档案资料管理有效策略[J].城市建设理论研究(电子版),2019,27:16.
[2]徐敏.?工程项目招投标档案的管理[J].中国招标.?2020(09).
[3]李继红.浅谈企业重点工程建设档案管理[J]. 办公室业务.?2017(03).