王玮欣
山东电工电气集团有限公司 山东省 济南市 250002
摘要：科研项目管理是对项目进度、人员、经费、文档等全方位的策划、管理，具有全过程管理的特点。科技档案管理作为科研项目管理的重要环节，管理是否科学直接影响到科研项目管理的效果。因此，档案管理仅仅纳入项目管理是不够的，而应该是融入项目管理之中。文章就科研档案为什么要融入科研项目管理，如何融入科研项目管理，具体操作措施是什么展开探讨。
关键词：科技档案；科研项目；项目管理
引言
科技档案融入科研项目管理是档案工作与项目管理全方面、多角度对接，由点及线、由线及面、整体融入，是档案管理人员与项目管理人员在项目档案工作方面达成共识，是在科研项目档案管理过程中，发挥档案管理人员的主观能动性，将档案人的知识经验结合管理制度、管理思想融入项目管理的全过程之中，指导、监督和规范科技档案的完成。
1科技档案融入科研项目管理的必要性
1.1科技档案与科研项目管理关系密切，需要融合管理
科技档案管理是指科技档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动，科研项目管理是指对项目立项、项目实施、项目验收和专家咨询等管理工作。档案管理不是一项孤立的工作，是项目管理中的一环，是项目整个系统中的一项重要内容，独立或后置的档案管理难以发挥真正的效果，档案质量难以得到保证，缺少档案管理的项目管理也没有灵魂，科技档案与科研项目的密切关系需要两者的融合管理。
1.2科研项目管理需要档案的融入
（1）科研项目管理的过程需要档案的融入。科研项目管理就是进行项目策划、进度策划和资金策划等，并按时间节点对项目进度实行跟踪管理，推进各种科研报告的形成归档，可见科研项目管理的全过程，其实就是推进科研文档生成的过程。
（2）科研项目管理的目的需要档案融入。项目管理的目的就是要让项目在计划周期内按时保质地完成，推进科研文档的生成，并通过项目档案的长期保存，让项目的实施情况得到印证。一项科研项目完成后，只有科研档案才是其职能、措施、事务活动的重要凭证，只有准确、完善的档案才能让项目的开展原貌得以重现。
（3）项目管理的进度需要通过档案的融入来把控。科研项目的进度是什么情况，只有通过产生的文件档案来体现，只有在档案的协助下，每个阶段的文件都按时完成，文档都满足存档要求，才能说明这个进度达到了要求。
（4）项目文档的薄弱环节需要档案帮助强化。在项目实施的过程中，由于观念和工作侧重点的不同，档案收集存在一些薄弱环节，档案的及时收集和准确收集缺乏保障，很多收集到档案室的档案还存在违误现象，却不便修正，那么这些薄弱环节就非常需要档案的强化和帮助。
（5）科研文档的形式错误需要档案的监督检查。在科研业务活动过程中，很多科研人员主要关注的是文件内容本身是否符合相关设计准则、技术参数有无偏差，而不重视文件版式、字体格式等要求，而这些形式内容在档案管理上也是非常重要的内容。
1.3档案要求的实现需要融入项目管理
（1）档案的系统性需要融入项目管理。科研档案主要是以项目为主轴进行管理，只有档案管理紧随科研项目的进程，按照科研项目管理的逻辑流程进行分类收集整理，科研档案才具有系统性。
（2）档案的准确性需要融入项目管理。科研档案管理既要确保档案管理工作符合各项制度规范，又要真实反映项目进程的工作内容，这就需要对档案进行监督和检查，避免项目档案中违误现象的存在。
（3）档案的完整性需要融入项目管理。科研文档在源头留存时间过长或者文档流转环节过多都可能造成档案的遗失，要保证档案的完整，就应融入项目管理，在文档完成后，及时完整地收集存档。
（4）文件生命周期理论也指导档案融入项目管理。文件生命周期理论是 20 世纪中期美国档案学者提出的，在接下来的几十年中，该理论在全球范围内不断完善、成熟，成为国际档案界档案管理的核心理论之一。
2科技档案融入项目管理的具体措施
2.1突破行政体制限制，从意识上融入
档案管理要融入项目管理，首先就要从意识上融入。受传统观念和行政体制的影响，通常认为档案管理独立于项目管理之外，档案工作只需在项目管理结束之后收集便可。这种观念导致档案收集不及时，档案的要求无法传输到档案形成过程中，提出整改建议也无法实施。所以，科技档案要融入科研项目应该改掉这种传统的观念，无论档案管理还是项目管理都应该从意识上跳出行政体制的限制，正确处理好档案管理与项目管理之间的关系。
2.2利用文档管理系统，从信息技术融入
在信息化环境下，要充分利用信息技术，对那些科研文档的形式错误可以通过文档管理系统来解决。如科技文件编码重复、混乱等现象，可以通过将编码规则植入文档管理系统来解决，科研人员只需选择项目、专业、文件类型等信息，系统将自动根据规则赋号（如图 1）；再如文件字体格式也通过模板做到文档管理系统中，在文档管理系统建立各种类型的模板库，并及时进行更新，科研人员只需进入系统，选择所需模板库中的模板进行相应信息的填写即可，系统会自动生成正确的、最新的模板（如图 2），杜绝了模板不统一、不规范的现象。
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2.3理清项目管理流程，从全流程文档融入
科研项目管理的各个流程其实就是催生各种文件的过程，而科研项目管理一般是根据项目进展的阶段进行管理。档案融入项目管理，就是要将文档管理工作与项目管理的各阶段糅合在一起，参与到项目管理的每一个环节。从项目审批开始就融入项目管理中，将档案工作的控制管理扩展到项目实施的每一个阶段、每一个环节、每一份形成的文件上，使每份文件的形成、积累、整理、归档都处于档案人员的控制状态之下，避免项目结束后才发现档案遗漏的问题，造成原始数据的遗失、违误。
2.4抓住文档收集薄弱点，从薄弱环节融入
在项目进行中，有一些环节产生的文档比较关键，也有一些环节产生的文档收集比较薄弱。档案工作需要整理出档案收集薄弱环节，将各节点归档要求和归档时间纳入重点关注，结合项目管理和科研档案自身的运行特点，从源头上控制科研档案的流向，有效控制科研档案保质保量按时归档。
2.5减少文档流转中间环节，从文档源头融入
文档形成于源头，文档质量的关键也在于产生的源头。在档案管理过程中，应避免中间过程过多，造成传递信息的失误，影响档案的质量，档案的监督指导也应直接反馈到文档产生的源头。
2.6拓展学习领域，从知识领域上融入
要真正实现档案融入科研项目管理，对档案管理人员自身素质也提出了更高的要求。档案管理现有的知识已远不能满足业务工作的需求，需要拓展档案学习领域，需要深度广泛地涉猎知识，包括项目管理的知识、主要科研业务技术上的常识、采购的相关知识等。
结语
科研档案管理融入项目管理之中，就打破了原来文件与档案工作相互隔离的状态，文件转化为档案管理的过程自然、顺畅，真正实现了文档全生命周期的全过程状态管理，确保项目档案不留空白、不留死角、应收尽收、修正及时，既提高了档案管理质量，也以规范的项目档案管理促进项目建设，实现档案管理和项目管理双丰收。
参考文献
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