中航长沙设计研究院有限公司档案馆 湖南长沙 410014
摘要：根据科技档案中工程设计档案的特点及现有的管理，提出了工程设计档案管理的发展方向。
关键词：工程设计档案；特点；管理
引言
科技档案是企业档案的主体，而作为科技档案中的工程设计档案即为设计企业档案的主体，现阶段工程设计档案由底图、蓝图、项目设计依据和文件共同组成。随着档案信息化建设的加快推进，以及2021年新的国家《档案法》的实施，特别是在国家《档案法》中，首次明确了电子档案与纸质档案具有同等法律效力，为档案的单套制归档提供了法律支撑，今后，工程设计档案的组成形式也将发生变化。工程设计档案的管理模式也会随之改变。
1、工程设计档案的特点：
1.1 工程设计档案形成的特点
1.1.1 一项工程设计是由多种专业的设计人员相互配合，共同各自完成其专业的设计图纸，因此，一项工程的设计文件材料其形成过程是多学科、多专业联合集体创作的过程，具有明显的专业性。以我设计公司为例就有：工艺专业、建筑专业、结构专业、给排水专业、电气专业、弱电专业、暖通专业和动力专业。
1.1.2 由严格的科学性和规律性所决定的具有成套性。在一项工程项目设计过程中，所形成的全部技术文件构成一套完整、准确、系统的档案，是一个独立、完整、互相联系又可分割的有机体，其目录及每一张图纸、说明书或表格，都是该套图纸不可缺少的组成部分。
1.1.3工程设计是技术上和经济上对拟建工程的全面规划，所以，设计工作形成的图纸文件是设计人员科学技术构思的精神产品，是主观范畴的东西，因而导致了设计图纸的多变性。图纸从形成到施工图交付以及交付以后的施工过程，由于诸多因素的变化，经常需要进行修改和补充。
1.1.4由于科技生产活动的继承性和知识技术的交叉性，使其具有重复利用性，图纸合理的重复利用可减少重复劳动，缩短设计周期，降低设计成本。
1.1.5工程建设产品本身具有整体性的特点，不仅造型庞大，结构复杂、内容繁多，而且千差万别，因而设计公司在设计技术活动中形成的图纸文件必然具有数量大、递增快的特点。
1.1.6按照技术文件生命周期理论，工程设计图纸按其使用价值有它的活跃期和衰减的规律，即其利用价值和它所反映的技术水平成正比，和它保管的时间成反比，从而决定了它具有一定的时效性。
1.1.7保密性。工程设计图纸是设计公司科技成果的直接表现形式，是公司的知识财富，属于公司的商业秘密，具有知识产权，不可无偿使用。
1.2工程设计档案管理的特点
1.2.1工程设计档案的归档率必须是百分之百，要求对工程设计图纸的归档环节规范且可控，保证设计出图的每一个项目都归档。
1.2.2工程设计档案的完整性必须是百分之百，按照归档范围，在各设计阶段结束后，将经过审核、汇签需要归档的设计成品，无一遗漏地进行归档。
1.2.3工程设计档案的准确性必须是百分之百，设计图纸归档后若需变更，必须严格按规定执行及时归档。
2、现阶段工程设计档案管理所存在的问题：
2.1工程设计档案的归档率、完整性和准确性难以达到百分之百。
这是因为工程设计档案是由多学科、多专业共同完成，参与的人员多，没有技术措施，单靠制度和设计人员的责任心来保障是不够的；其次，工程设计图纸的多变性特点也加大了工程设计档案归档率、完整率和准确率达到百分之百的难度。如果档案不完整在给建设方提供后期服务的过程中就有可能出现偏差，造成不良后果，同时也难以保证档案的可追溯性，降低企业的防风险能力。
2.2利用效果不佳。
无法实现工程设计档案具有继承性和知识技术交叉性的特点，档案的利用率很低，难以发挥档案在提高企业的效益和竞争能力当中起到的作用。
2.3档案数量快速无限增长与档案馆库房面积永远有限的矛盾
工程设计档案本身具有数量大、增量快的特点，每年几百卷和几万张底图的归档增量，对企业档案馆的库房面积都形成压力，增加企业的投资负担。
2.4无法满足设计行业对档案管理提出的新需求。
随着信息技术的发展，设计行业早已甩掉图板，进入了计算机绘图时代，设计人员的设计成果也已经是电子文件和电子图纸，但设计人员在归档时还必须将其转化成纸质文件和纸质图纸进行归档，降低工作效率，增加工作成本，浪费社会资源，传统的"双套制"档案管理模式已经不能适应新形势下设计行业对档案管理提出的新需求。
3、工程设计档案管理的发展方向
3.1实现档案管理信息化，档案收集数据化，档案利用网络化。
3.1.1加快设计企业信息化建设步伐，成立信息化建设小组，做好顶层设计，全面推进档案管理系统、合同管理系统、项目管理系统等在公司门户网站上线工作，完成各管理系统在企业门户网站上的集成和相互衔接，形成设计企业一个大的知识管理系统，消除数据孤岛，让档案活起来。
3.1.2建立一个适合本设计企业管理流程和管理要求的电子档案管理系统，实现档案的自动收集、整理到智慧推送、在线利用一系列档案管理工作的转变，提高档案管理水平。
3.1.3推进档案工作从“管文件”向“管数据”战略转型。制定数据归档标准，提升数据利用价值，建立与设计企业主营业务相关的各类数据库，例如有：医疗建筑数据库、文旅项目数据库、表面处理厂房数据库等，以及与设计企业管理相关的文档数据库、专题数据库、声像数据库等，提升档案服务于企业的能力。
3.1.4加快馆藏档案全文数字化步伐，利用数据挖掘和主动推送技术，达到查1知10，甚至是知百，知千，而且是主动推送，有针对性的指向你，极大的提高档案的利用价值。
3.1.5创新档案利用形式，在实现在线查询、借阅的同时，还可以依托企业门户网站，实现手机在线查询非涉密档案数据。
3.2推进设计企业档案管理由“双套制”向电子档案“单套制”管理转换
3.2.1国家相关法律法规的颁布和实施。一是《电子签名法》的颁布和实施，其中第十四条规定：可靠的电子签名与手写签字具有同等法律效力；二是2021年1月实施的新修编的国家《档案法》，其中第三十七条规定：电子档案与传统载体档案具有同等法律效力；三是档案行业标准《电子档案单套管理一般要求》征求意见稿的推出，都为设计企业电子档案“单套制”管理提供了原则要求和法律支撑。
3.2.2成熟的技术措施和完善的制度，解决了电子文件可复制、易篡改等特性，为设计企业电子档案的“单套制”管理提供了技术支撑。
4、工程设计档案实现单套制归档和信息化管理的优势
4.1设计企业档案管理实现信息化管理，可以优化自身管理过程，降低管理成本，提高管理效率。
4.2设计企业档案管理实现信息化管理，可以有效地化解设计文件和设计图纸的归档难，保证设计文件和设计图纸归档的完整性、准确性。
4.3设计企业档案管理实现信息化管理，可以实现工程设计档案具有继承性和知识技术交叉性的特点，提高档案的重复利用率，降低设计成本。
4.4设计企业档案管理实现信息化管理，可以通过系统自动创建以项目名称为词条名的百科词条，创建多种数据库等一系列档案数据的多层次组织、提炼，提供精准的个性服务，同时还可以运用语义挖掘、知识关联、数据分析等技术，发挥知识发现、开放关联、资源融合等系统功能，深度挖掘档案数据资源和关联，提供档案智慧服务。
4.5设计企业档案管理实现信息化管理，可以通过利用者权限的设置以及阅后自焚和限时阅读技术措施，合理利用档案，保护企业的知识产权。
4.6工程设计档案实现单套制归档，可以提高工作效率，节省工作成本和社会资源，同时解决档案馆库房永远不够用的窘境，为企业赋能。