浅谈符合现代企业发展文书人员应具备的基本素质--中国期刊网

字体：大中小

首页> 原创作品> 正文

浅谈符合现代企业发展文书人员应具备的基本素质

发表时间：2021/8/9 来源：《探索科学》2021年6月作者：王长安王超李星澎何建宏

[导读] 文书人员是企业专设岗位的工作人员，主要负责文书的拟写、立卷、收发、处理、管理和归档和各种活动的记录和整理及文书的收发、登记、传阅等工作，工作内容既繁杂又十分重要。

长庆油田长北作业分公司王长安王超李星澎何建宏

摘要：文书人员是企业专设岗位的工作人员，主要负责文书的拟写、立卷、收发、处理、管理和归档和各种活动的记录和整理及文书的收发、登记、传阅等工作，工作内容既繁杂又十分重要。本文首先对比分析了传统文书与新时期文书人员的工作内容和基本素质，并详细探讨了文书人员适应新形势需要具备的素质。
关键词：新型文书人员工作内容基本素质
        引言：文书人员是企业专设岗位的工作人员，主要负责文书的拟写、立卷、收发、处理、管理和归档和各种活动的记录和整理及文书的收发、登记、传阅等工作，工作内容既繁杂又十分重要。本文首先对比分析了传统文书与新时期文书人员的工作内容和基本素质，并详细探讨了文书人员适应新形势需要具备的素质。在新的形势和要求下，现代企业发展新型文书人员应该具备哪些基本素质，很大程度上取决于现代企业的新型职能科室具体的要求，现就作为一名新型文书人员需要具备哪些符合现代企业发展的基本素质谈一谈粗浅看法。
        1.文书工作人员在企业中的地位和作用
        1.1文书工作是企业实施有效管理的重要手段之一。
        企业无论是了解情况，还是履行职责，都要借助于文书工作这一手段，这是因为文书工作具有以下四个特点：一是及时性。运用文书往来的形式，上传下达。二是指导性。文书是贯彻党的路线、方针、政策及上级有关精神的主要形式，是基层单位和职工必须依据、遵循的，而文件则是文书工作的效果，成绩载体。三是广泛性。作为信息的传递工具，文书具有特定的作用。通过文书往来，宣传党的方针、政策及企业的大政方案，向所属单位部署工作、提出要求等。四是连续性。企业管理是在不断总结经验教训中，逐步得以强化的。文书是记载这些活动的主要工具，是企业回顾历史，总结经验教训，不断充实和完善管理的重要手段。可见，文书工作是企业实施管理的重要手段。
        1.2文书工作是联结、上下左右关系的桥梁和纽带。
        企业是社会的细胞，企业的一切活动都不是孤立进行的，而是在上下左右的相互联系、相互作用下展开的。这种相互间的联结、协调主要靠的就是文书工作。一个基层单位取得了经验，形成书面材料加以推广，向上级反映情况，请示工作；上级通过文书往来，下发指示，部署工作；从而推动企业与企业之间、企业与上下级之间、企业与地方党和政府之间、企业内部各部门之间的正常运转，及时得到上级机关的指导，党和政府的热情支持，兄弟单位的无私援助。从这个意义上说，企业的振兴和发展，与做好文书工作是息息相关的。
        2.传统文书工作人员具备的基本素质
        企业文书工作有两个比较突出的特点：一是复杂性。企业公文种类繁多，专用公文、技术公文、通用公文，使用效率都较高。二是时效性。随着社会信息化程度日益提高，信息流动速度明显加快，在这种环境下，企业文书处理工作必须高速运转，掌握时机。同时，随着企业管理的不断进步，对企业内部各项管理工作的要求也更严、更细、更实。对文书工作人员也提出了更高的要求。
        3.新时期文书人员工作内容
        3.1文书工作是各级机关、群众团体、企事业单位专设的岗位，是一项政治性、事务性、执行性很强的工作，包括文书的拟写、立卷、收发、处理、管理和归档和各种活动的记录和整理及文书的收发、登记、传阅等等，既繁杂又十分重要。任何政策方针的传达落实都离不开文书工作，机关的工作部署和战略方针也依托文书的下达，重大会议和活动也需要文书工作的记录，文书工作既保存了重要历史的一手资料，还是联系上下级，决策部门和执行部门的桥梁。随着经济的发展和科学技术的进步，国际形势变化日新月异，文书工作也面临着前所未有的机遇和挑战。
        3.2信息技术的进步给文书工作带来了极大的便捷，不仅提高了工作效率，还大大增加了工作的准确性，丰富了的形式内容，方便了搜索查找，把文书人员从繁琐的工作中解脱出来。传统的文字处理方式都是人工完成，需要消耗大量的时间，大量的人力，而且错误率常常很高。计算机出现之后，文字处理、收发和管理都变得非常高效。通过电脑就可以便捷地输入、输出、编辑、打印文字，计算机的使用让文书的收发也变得非常方便，电子邮件使原本繁琐的工作变得十分简单。以前各级党政机关、群众团体和企事业单位开展工作、管理政务、下达指示、记载活动都只能以文字的形式来体现。计算机出现之后，文书形式变得更加多样化，照片、录音、视频等不同形式的文件合成一体，既方便管理，又利于文件的调用。计算机的辅助检索系统查找文书记录也变得非常简单。只需要在电脑输入某个信息，就能方便地找到结果，效率非常高，大大节约人力和物力。但另一方面随着社会的进步和时代的变化，工作节奏大大加快，会议活动也日益频繁，文书工作量也在不断增加。
        4.适应新形势，文书人员自身需要加强的素质培养
       随着社会的不断发展，国际形势日新月异，知识的更新换代也非常快。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆

面对新形势的变化，文书人员必须加强自身修养，在现代企业管理中，做为一名合格的文书工作人员，需要加强以下素质培养：
        4.1加强思想政治修养
        文书工作具有很强的政治性，尤其领导办公室的文书人员往往能第一时间接触到集团公司的政策方针，并把上级的工作部署传达给下级，因此文书工作是一项政治性、思想性、业务性很强的工作，必须要有坚定正确的政治方向。文书人员要努力学习马克思列宁主义、毛泽东思想和邓小平理论，提高政治觉悟。在思想上做到与时俱进，了解国家的大政方针，学习三个代表重要思想和科学发展观，并积极关注国际和国内的重大新闻事件，了解局势变化，提高识别是非的能力。同时，文书工作要热爱本职工作、忠于职守，为领导服务，做好领导的参谋和助手，努力提高工作效率，严谨精细，高质量地提供服务。
        4.2加强知识技能修养
        文书工作是一项业务性很强的工作，尤其随着时代的变化，文书工作的内容和形式也发生了一定的变化，办公节奏更加快，工作质量要求更高，对文书人员的素质也提出了更高的要求。新的时期，文书人员必须努力学习相关业务知识，刻苦钻研本职工作，认真研究新形势下文书工作的新方法和新思路。尤其随着科技水平的进步，很多文书工作都实现了自动化、智能化，文书人员要根据形势变化，努力学习新技术，掌握基本的现代化技能，学会利用计算机辅助自己的工作，确保文书工作的及时性、有效性、准确性。同时，文书人员不仅要努力学习科学文化知识，还要熟悉本机关的专门业务和职责分工，掌握文书处理的基本技术。此外，文书人员经常和文字、文章打交道，所涉及的内容包罗万象，所涉及的领域十分繁杂。例如，各式各样的合同、协定、法律、法规。这就要求文书人员必须有较高的文化素质。作为一名文书人员一定要具备较高的文化素质，不仅要有文学文字上的功夫，还要具备其它学种。诸如历史、地理、政治、经济、法律、企业管理等各方面的知识，这样在工作中才能充分发挥出自身的作用。
        4.3培养严谨细致的工作作风，树立求真务实的工作态度
        文书工作总体上来说比较复杂。新形势下，文书工作的信息量更大，工作内容更加复杂，涉及到党政机关工作的方方面面，必须要培养严谨细致的工作作风，树立求真务实的工作态度。文书工作处理的每份文件往往具有很强的时效性，如果不能及时发挥其作用就有可能造成严重的损失，这就要求文书人员必须提高工作效率，尤其要有雷厉风行的工作意识，做到“今日事，今日毕”。文书人员还应该有不怕吃苦的精神，很多时候文书的工作是较为繁杂的，这些工作又要求在特定的时间内完成，要求文书人员要有正确的工作的态度，任劳任怨地完成各项任务。除了注重工作的效率之外还要注重工作的质量，在工作的过程中必须有求真务实的精神，严肃认真，一丝不苟，不能马马虎虎，不注重工作的准确性。除此之外，更重要的一点，文书人员在日常工作中一定要分清轻重缓急，做到重要工作提前做，次要工作不耽误，绝对不影响领导交给的各项任务。
        4.4提高对文字的处理能力
        文书工作包括文书的拟写、立卷、归档和各种活动的记录和整理及文书的收发、登记、传阅等等，需要经常与文字打交道，因此文书人员对文字的处理能力属于一种基本技能。文书人员要掌握公文的写作技巧，写作格式和方法，能够熟练地进行文书的拟写。在文书的拟办和批办的环节对于文书人员对文字的综合处理能力提出了更高的要求，综合修改意见，向领导呈现出一个综合文字材料。另一个环节就是校对，校对是发文的最后一关，文书人员一定要严肃认真对待。对校样与原稿进行校正，大到段落格式、语句顺序小到标点符号和错别字都要认真核对，丝毫不能马虎。对于需要修改之处要本着忠于原稿的原则，合理进行改动。
        4.5具备一专多能的业务素质
        在具有较高的政治思想和职业道德素质的同时，还要具有一专多能的业务素质，才能成为称职的文书工作人员。在不同部门、不同岗位上工作的文书工作人员，对业务素质的要求有所不同，但总的说都应具备专业知识和熟练的业务技能。专业知识包括：基础理论知识，如文书学、公文写作、信息管理、档案管理、文书、信访等相关学科；实际操作知识，熟练和掌握文书工作各个环节的操作程序、操作方法。业务技能包括综合处理能力、文字书写能力、速记能力、校对能力、运用现代化办公设备的能力，特别是在电脑打字机、电子计算机、复印机、传真机等办公自动化设备广泛应用的情况下，熟练地掌握它们的使用方法，不仅可以提高工作效率，而且可以大大提高文书工作的质量。
        综上所述，文书工作在企业中占有十分重要的地位，迎接新形势的机遇与挑战，作为一名符合现代企业发展的新型文书人员，必须加强自身修养，提高工作素质，提高工作水平。同时，培养严谨细致的工作作风，树立求真务实的工作态度是根本，加强思想政治修养和知识技能修养是关键，提高对文字的处理能力和业务素质是基本要求。
参考文献：
1.矫云.论新形势下文书工作的机遇与挑战[J].东方企业文化，2019，04：63-64.
2.韩敏华.浅议文书工作在档案管理中的作用[J].办公室业务，2018，21：55.
3.叶清洁.建立机关文书工作内部控制机制的探讨[J].科技创新导报，2019，35：246+248.
4.郑阿梅.办公自动化条件下文书工作发展探析[J].科技与企业，2017，23：271.