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事业单位电子档案管理工作中存在的问题与对策

发表时间：2021/8/9 来源：《探索科学》2021年7月上13期作者：任全建

[导读] 随着信息时代的到来，我国公共机构档案管理中存在的一些问题日益突出。为进一步提高韩国公共机构的档案管理水平，本文客观分析了韩国档案管理的现状，指出存在的问题，并提出具体的解决办法。

身份证号码：372926****12305752 任全建山东省菏泽市 274935

摘要：随着信息时代的到来，我国公共机构档案管理中存在的一些问题日益突出。为进一步提高韩国公共机构的档案管理水平，本文客观分析了韩国档案管理的现状，指出存在的问题，并提出具体的解决办法。
关键词：事业单位；档案管理；存在问题；对策
        引言：
        随着我国社会经济的快速发展，公共机构必须推进现代化和信息化改革，以适应市场化的需要。事业单位档案管理应通过大数据建设网络数据库，实现信息共建共享，实现档案管理信息化。
        1电子档案管理过程中的问题
        1.1电子档案自身的安全性问题
        档案信息安全主要包括档案信息的载体安全和传输安全。运营商安全主要是指存储介质对信息安全因素的影响。电子文件通常使用磁盘和光盘作为载体，其部件复杂，性能不稳定，容易造成文件失真。此外，它对环境温度、湿度、磁阻、机械损伤等条件要求较高，易损坏变质，保质期比常规纸质文件短。传输安全也是网络安全。随着互联网的发展，电子文件共享的范围越来越广。同时，广泛存在的网络黑客和计算机病毒给电子文件管理带来了巨大的安全风险。
        1.2办公自动化与电子档案管理无缝结合
        办公自动化在新的办公模式中慢慢走在前列，每天处理的文件量快速增长。电子文件有逐渐取代纸质文件的趋势，但就目前而言，纸质文件仍应是主要档案。由于设计人员和开发人员的方法不一致，电子文件系统和办公自动化系统无法无缝结合，电子文件提交相对滞后，甚至无法保证存档文件的准确性。
        1.3对电子档案管理人员提出了新挑战
        电子档案管理人员知识结构单一的矛盾。随着文档集成的实施，电子文档管理已经超越了纯学科领域。使档案学成为计算机科学与档案学相结合的综合性学科。电子档案管理员除了掌握档案管理的专业知识外，还要不断提高现代管理技术等相关领域的知识，以满足档案业务现代化的需要，从根本上保证真人档案的长期保存。电子时代的活动。目前档案管理人员素质普遍偏低，知识面相对较窄。它几乎是空的，尤其是在网络安全、计算机技术、数据库技术等方面。他们努力适应新的需求。尽管引进了现代设备，但仍不能完全发挥其作用。
        2优化事业单位档案管理工作的相关对策
        2.1做好档案的收集整理工作
        档案的收集和分类非常重要，传统纸质档案管理在时间和空间上要求较高，限制也比较高。要做好电子信息档案管理工作，加强工作逻辑和制度，方便档案查阅。管理和收集任务这样做。档案通常有多个文件，一些较旧的档案缺乏一定数量。后来在部门变动和发展过程中，变得非常混乱，无法更好地管理档案。为实现规范发展，需要建立档案分类管理工作模式，科学分类档案，加强档案管理的连续性。此外，要建立规范的管理指标和制度，努力完善档案。系统保障在电子信息化档案管理中非常重要，是提高档案管理水平的必由之路。完善仓储制度、检查制度、安全管理制度，防范异常经营行为。
        2.2全面组织和完善现有的电子文档库管理模式
        部分单位的电子档案管理模式较为松散、结构不统一，造成档案数据丢失，同时影响整体管理效率，与引入电子化管理的初衷背道而驰。基于此，有必要对现有的电子档案管理方式进行全面的组织和完善。首先，仔细审查所涉及的程序，从档案的录入、存储、保管、调取，并查找任何可疑问题。

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例如，一些单位的档案管理人员年龄较大，几乎有价值，与传统纸质档案相比，可以在更短的时间内快速找到，但通过计算机检索目标文件时，其水平有限。操作或改进设备本身的性能，所需的和实际的处理时间比原来长得多。遇到此类问题，责任人应引起重视，找出根本原因，及时解决。其次，虽然电子文件比纸质文件有明显的优势，但这不是改变工作态度的理由。在日常工作中，行政人员必须对自己更加严格，必须反复检查档案的每一个细节，以确保信息真实准确。
        2.3切实推进数字信息资源库建设，大力加强电子档案工作
        为加强电子信息化档案管理建设，需要从以下几个方面提高工作能力，更好地做好电子信息化档案管理工作。一是要在单位备案操作中加大数字化管理力度，做好数据库分类工作；二是要对未及时保管的文件进行集中管理。根据档案类型执行综合管理任务根据相关工作经验进行扫描任务和判断提高第三方档案管理人员的工作技能在档案管理业务的持续发展中，无论您是专业人士，对工作要求较高，需要档案管理的技术问题不管你是不是半职，你都必须提高个人的职业素质和能力，在原有知识的基础上不断提高自己的能力和成就。行政知识到位，更好地为档案管理服务。在专业知识方面，员工需要深入学习档案管理理论、档案编辑理论、档案保护技术等，以及计算机应用技术、缩微技术、光盘技术等专业技术的继续教育。提高自己的工作能力，如技术、抄写、抄写等技能，提高自身素质能力和综合能力。除了学习理论和技能外，档案管理人员还必须不断探讨和加强学习交流，学习彼此的长处，完成相关任务，不断发现和落实档案管理操作中的问题和缺陷。优化和改进档案管理操作。
        2.4以规范统一的管理制度进行档案体系化管理
        标准化、一体化的管理系统是构建文件系统的重要组成部分。从馆藏到档案分类，需要对档案进行分类，将收集到的信息和数据结合起来，建立不同的编档档案，并按时间顺序一一整理，整理出管理的先后顺序。无论您是想将它们展示在在线网络管理平台上，还是单独管理重要的离线文档，我们都建议您选择搜索率高的文档。它也是排序文件的标识符。通常，您应该专注于测试来自较旧机构的存档信息。不同的档案在不同的历史年代有不同的保存、保管和放置方法。如果保留时间超过固定年数，可以及时处理，防止后续文件更新和离线文件排序。最后但并非最不重要的是，文件保存。对于关键管理文件，应结合科学技术措施，增加保密性。
        2.5提高档案管理信息化水平
        随着信息技术的飞速发展，大数据、云计算等技术在人们的生活和生产中占据着重要的地位，信息技术的应用对事业单位档案管理的发展起到了重要的作用。只有实现档案管理与现代技术的有机结合，档案管理才能走上良性发展的轨道。因此，必须积极利用信息技术与档案管理的充分融合，以达到降低员工劳动强度、提高工作效率、减少人为错误的目的。利用专业知识，掌握工作内容，利用信息技术支撑，优化现有档案管理运作，提高事业单位档案管理质量。要做好档案备份工作，建立信息化格局，结合实际，制定整体发展规划，切实提高档案管理水平。
        结束语：
        档案是原始信息的重要来源，既客观又真实。事业单位档案是事业单位持续发展的重要历史证据。单位领导可以参照相关档案，制定相关规章制度，根据档案加强单位管理，并对档案进行综合分析，为正确决策提供有效依据。因此，我国公共事业单位应树立正确的档案管理意识，运用先进的档案管理方法和手段加强档案管理，促进档案管理的健康可持续发展。
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