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档案管理中知识管理的功能与应用措施陈红

发表时间：2021/8/9 来源：《探索科学》2021年7月上13期作者：陈红

[导读] 上个世纪八十年代出现知识管理这一概念，其将知识观点作为一切管理行为的核心，通过知识信息的组织和应用，将更多新型知识传递出来。通过在档案管理中应用知识管理，能够从本质上改变档案管理活动，有助于档案使用者知识需求的满足。

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摘要：上个世纪八十年代出现知识管理这一概念，其将知识观点作为一切管理行为的核心，通过知识信息的组织和应用，将更多新型知识传递出来。通过在档案管理中应用知识管理，能够从本质上改变档案管理活动，有助于档案使用者知识需求的满足。因此，企业需充分重视知识管理的应用价值，结合现阶段档案管理的工作进展，科学应用知识管理理论，不断提高档案管理水平。
关键词：档案管理;知识管理;功能;应用
        引言
        作为影响社会发展进程的重要生产要素，知识在社会生产过程中所发挥的作用日益突出。知识管理这一新兴概念诞生于20世纪90年代，知识管理实现了从海量无序信息到有序数字化知识的加工和转换。创新档案管理体系，对有效发挥信息资源的价值具有重大的现实意义和深远的历史影响。将知识管理应用至档案信息资源获取、加工、存储、利用等方面，对解决档案信息资源管理面临的现实挑战、挖掘“沉睡”的数据信息、实现档案信息资源价值的最大化具有重大的意义。
        1知识管理概念
        知识管理是一种新的知识经济管理概念，1990年代首次出现在商业领域，并扩展到其他领域。就内涵而言，这是企业和个人在竞争环境中发展的必然趋势，信息化已成为21世纪新的组织管理方法。知识管理涉及通过学习和传播、利用和管理知识的内在价值以及研究知识在工作中的应用和发展，促进发展的创新。预计今后知识管理将在全社会得到广泛应用，企业和个人将能够利用现代资源参与所有活动，日常档案管理需求将日益增加。
        2档案信息资源是知识管理的内容来源
        从档案信息资源的内容和载体特征来看，一方面，档案信息资源内容来源于人类社会活动的原始记录，根植于历史，服务现代，面向未来。在不同的时代，档案信息的解读空间和应用价值均呈现出多元化、差异化的基本特征。另一方面，信息技术的快速发展带动了档案载体的变迁，由甲骨、泥版、金石、竹简、木简、纸张等传统文书，逐步演变到胶片、光盘等电子文档，反映了各自所处时代的社会发展水平，让信息资源价值的解读和利用有了更多的可能性。知识管理是以理念、内容和技术为客体的，档案信息资源能为其提供丰富的内容以作为管理活动的主要目标和重点支撑。在人类社会的漫长发展历程中，档案学领域积累了丰富的信息资源。将知识管理引入档案信息资源的管理过程，有利于不断调整、优化档案部门的管理职能，为企业提供决策依据，以适应档案信息资源开发利用的社会需求变化。
        3档案管理中知识管理的应用措施
        3.1革新档案管理观念
        知识管理的重要特征为开放性和共享性，要求企业档案管理人员及时革新自身的思想观念，重新梳理管理模式与流程。通过树立知识管理新理念，不仅档案管理人员的工作热情和积极性可以得到发挥，推动档案知识管理工作的发展；又能够对全体员工产生带动作用，深入参与到档案知识的挖掘过程中，促使档案知识资源开发的集成化发展目标得到实现。在具体实践中，首先档案管理人员需将知识管理理念的实践指导作用充分发挥出来，严格依据知识管理理论开展各项工作。做好档案整理、查阅等基础性工作的同时，能够将知识管理技术运用过来，对档案中的显性知识、隐性知识等深度挖掘与传播利用。其次，企业档案管理人员需将档案知识管理的价值和优势广泛宣传给档案资料的形成者，包括生产人员、管理人员等，促使知识共享氛围得到良好形成。相较于档案管理人员来讲，档案形成者更加了解档案内蕴含的价值与知识，因此，要将这些形成者的主动性调动起来，引导其对档案中隐藏的隐性知识全面挖掘。
        3.2技术创新
        应在知识管理链中增加新的技术管理。

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整个社会的信息化水平不断提高，在知识海洋中寻找有用的内容，以及通过专业的技术措施提高档案管理水平，将不可避免地成为全社会的技术发展方向。档案管理员还应在数据方面采取创新办法，将档案中的信息转化为知识，并向用户提供这些信息。信息时代对人类社会的发展产生了重大影响，管理人员不仅要有良好的信息知识，还要适应社会的发展，掌握现代管理技能，能够解决问题。例如，现代电子文件的出现极大地提高了创建档案量的效率，使档案管理员能够直接在计算机上预先参与档案管理，从而使文件和档案部门能够协调地分享资源。可以看出，信息技术的发展对今后的档案管理产生了影响。该理论表明，传统的档案实体理论已不再是整理档案的唯一方法，信息技术的应用维护了档案之间历史联系的完整性，并使各种有价值的信息得以保存。
        3.3优化文件知识库
        档案知识库储存和管理大量的信息资源，需要技术、管理和内容的支持，并依靠丰富的信息资源，这意味着档案管理机构必须使用知识管理工具，根据信息资源的性质来汇编和开发信息资源档案知识库涵盖广泛的学科和内容，分类方法灵活多样。其设计人员和研究人员可以利用知识库支持环境、专业档案开发方法、有效工具和系统模型，通过收集和确定公共需求、收集和提取档案信息资源、分析和利用档案知识库这使现有档案数据库得以升级和重新配置，并根据各种信息资源的知识产权进行结构调整。
        3.4积极促进大案件的概念
        从知识管理的角度来看，需要不断提高知识本身并促进其进步。企业在处理档案管理问题时，打破了传统档案管理模式的局限性。档案不应局限于知识层面，而应包含企业社会实践的完整清单。通过制定一系列有效的科学措施，澄清隐性知识，突出其独特性，分析具体的实践问题，并积极推广大型档案的概念，档案储存的效率大大提高。一般而言，档案管理服务必须充分考虑到外部因素，但有一项谅解，即档案管理不仅限于数据和信息的收集和整理，而且还必须在个案基础上进行，充分考虑到企业的实际情况并整合知识管理内容。为档案管理工作提供坚实的技术保障和基础设施保障，进而提高档案管理效率。
        3.5坚持用户需求导向原则
        用户体验与需求是企业档案知识管理的重要原则，要通过现代信息技术的综合运用，将个性化知识服务提供给用户。首先，信息服务提供之前，需深入分析与获取用户的信息需求。企业档案管理人员可将聚类分析、数据挖掘技术等先进技术综合运用过来，对不同知识结构档案用户的实际需求全面挖掘，要将隐性知识需求作为挖掘的重点。其次，档案用户信息隐私不受影响的基础上，深入分析用户行为。通过对档案用户在档案信息服务领域的行为习惯、领域等内容进行全面分析，将档案用户潜在的信息需求充分挖掘出来。通过对个人数字档案馆进行构建，促使档案用户的个性化信息服务需求得到满足，信息获取体验得到显著优化。此外，要对档案中的显性知识进行整合，通过文献产品的编撰，促使档案知识产品得到传播，增强档案知识服务的便捷性。
        结束语
        综上所述，知识管理能够彻底变革档案管理模式，有助于档案管理水平的提高，能够更加全面发挥档案资源的价值。因此，档案管理人员要充分重视档案知识管理工作的开展，及时转变落后的思想观念，明确知识管理的应用流程和策略，积极挖掘隐性与显性知识。同时，企业也需深度参与进来，从组织文化、激励机制等诸多方面着手，为档案知识管理的实施提供良好的环境支撑。
参考文献
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