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事业单位档案管理效率提升的路径吴煜华

发表时间：2021/8/9 来源：《中国科技信息》2021年9月中作者：吴煜华

[导读] 在社会高速发展的形势下档案管理工作的重要性日益突出。

南宁市花卉公园吴煜华广西南宁 530001

摘要：在社会高速发展的形势下档案管理工作的重要性日益突出。事业单位档案管理对事业单位重大事项决策和未来发展都具有重要的基础性作用，事业单位应针对其档案管理中存在的问题，对事业单位档案管理流程、制度进行梳理，积极推进档案信息化建设，加大档案管理创新力度，加强档案管理人才队伍建设，进一步提升档案管理效率。
关键词：事业单位；档案管理；效率；提升
        引言
        事业单位是我国经济社会发展中非常重要的组成部分，事业单位中档案管理工作能否有序地开展，对于事业单位发展、社会经济稳定，都有着非常重要的作用。只有不断地提升档案管理水平，才能够确保事业单位实现顺利、稳定的发展。因此，为了提升档案管理工作的实际效率和质量，当前需要对实际工作中存在的问题进行分析和研究，通过制定出针对性的问题解决策略，确保档案管理水平能够实现提升，更好地适应新时期背景下事业单位工作需求。
        1档案管理对事业单位的重要意义
        事业单位本身是服务性质的社会单位组织，而档案管理则是事业单位发展过程中必不可缺的重要内容，不仅与事业单位管理体系的完善有着紧密的联系，还能够直接影响事业单位管理和服务质量。事业单位的档案管理内容非常完善，不仅包括事业单位在历史发展过程中所产生的各类资料内容，还有相当的理论与文献，这些资料都可以为事业单位的决策形成重要凭证。随着档案管理部门的全新发展，事业单位的档案资料也融合了现有的知识成果，变得更加合理完善，具备相当大的使用价值。通过进一步优化档案管理模式，能够对事业单位档案资料展开深层次的研究与分析，收集能够推动事业单位发展的相关资料，对事业单位的改革创新形成全新方向。对于事业单位的发展而言，档案管理的重要性不仅体现在档案资料与单位的发展有着紧密的联系，还体现在事业单位的档案管理本身属于国家档案的重要组成部分，因而有必要构建完善的档案管理体系，紧密结合国家档案管理事业的发展需求，维护事业单位档案的完整性，做好安全防护措施，多方面保障事业单位的科学发展。
        2事业单位档案管理工作存在的不足
        2.1信息化技术支持较为薄弱
        目前我国事业单位档案管理信息化基础和技术支持较为薄弱，这是事业单位推动档案信息化建设受到的关键性阻碍，其主要体现在信息化管理基础设施及设备的落后上，目前事业单位应用的计算机系统、互联网等信息设备存在一定的滞后性，其作为档案管理载体在运行、整理、储存等功能上工作效果有限，使得档案信息化管理无法实现大规模推广。并且在“互联网+档案管理”的信息化模式构建中，事业单位档案管理的硬件设备和软件系统的性能无法满足互联网工作的要求，针对声像档案的收集面临困境，缺乏专业设备和软件实现高效完整的声像信息采集归档，且在建设过程中没有立足于自身工作的实际需要，从而限制了档案管理信息化建设的推动和发展。
        2.2事业单位档案管理的制度不够科学完善
        科学良好的档案管理工作，往往需要制定出完善的制度，因为这样才能为事业单位的监控发展提供良好的支撑作用。但是根据实际的分析情况得知，国内很多事业单位因为缺乏对档案管理工作的重视，所以并没有在实际管理工作开展中，制定出科学、合理的档案管理制度，这样的工作状态直接导致了档案管理部门，在实际档案管理流程当中，缺乏明确的制度规范，在各种档案信息收集与处理方面，没有办法按照一个科学统一的模式展开操作，这样久而久之也就导致了档案管理工作相对混乱，最终极不利于今后档案的利用与保管。

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        3提升事业单位档案管理效率的有效路径与保障
        3.1优化管理机制，完善工作制度
        事业单位中的档案管理工作的有效开展，对于管理人员的实际业务能力、专业素质等方面，都提出了比较严格的要求，在实际工作中，需要通过不断的完善相关管理机制，健全档案管理工作制度，才能够确保各项工作有效地开展。因此，针对事业单位中的档案管理工作来说，需要从管理体系入手，制定出针对性的管理制度，细化管理办法，确保管理工作能够更加有序地开展。首先，需要从统筹规划、整体局势等方面，制定出全新的制度框架，对现有的档案管理工作制度进行全面调整，提升管理制度的完善程度和制约能力，为后续各项工作更加有效地开展提供基础支持。同时，在实际工作中，相关管理人员需要注重完善“持续管控”相关工作，保证档案管理工作更加可靠地开展。此外，在内部管理工作上，也要将自我监督、内部监督、社会监督结合在一起，通过共同的努力，营造出一个以事业单位为核心的全新管理体系。其次，针对档案内容的归纳、整理以及积累等工作，需要在开展工作之前，做好对应的调研工作，对各个岗位的职责进行明确。通过对职责管理制度进行完善，结合不定期的突击检查工作，以及相关的考核机制，真正建立起完整的档案质量管理体系，发挥出制度的约束和促进作用，进而保证管理工作能够实现深化发展。
        3.2利用信息化建设提高档案管理效率
        事业单位传统的档案管理模式不仅程序复杂，而且还耗费大量人力、物力。因此，必须利用信息化手段提升档案管理效率。事业单位应将档案管理信息化建设作为重要工作加以推进。应结合事业单位档案管理实际，制定科学合理的档案管理信息化建设规划，明确信息化建设的短期、中期和长期目标，分步实施。同时，应转变原有的档案管理理念，要求各个部门密切配合事业单位档案管理信息化建设相关工作，充分调动事业单位各部门参与档案管理信息化建设的积极性和主动性。加大对档案信息化建设的落实力度，经常检查档案管理信息化建设的进展，及时研究解决面临的新情况、新问题。应对信息化建设给予足够的政策和资金支持，确保信息化建设的推进力度，最大程度地提高档案管理效率。
        3.3提升员工专业水平
        在事业单位档案管理中，需要对档案管理信息化人才加强培养，从而更好地促进档案管理工作的开展以及制度建设，在对档案管理信息人才培养中，要制定科学的培训计划，利用多种形式加强档案管理人才建设，单位职工是整个档案管理的主体，他们的专业能力和信息技术水平是整个档案信息化建设的重要保障和坚实后盾，因此事业单位要想做好档案管理工作信息体系建设，必须要意识到人才的重要作用。首先，建立专业的人才管理制度，定期对档案管理人员的工作能力进行考察，重点要放在其对档案归档、整理、开发利用以及安全管理等方面，以及员工的安全管理意识以及工作素质的问题。事业单位除了要进行思想教育工作之外，还可以设置内部竞争机制。对优秀的档案管理人员进行表扬和鼓励，从而在单位内部营造良好的档案管理工作氛围。
        结语
        总而言之，随着时代的迅速发展，传统的事业单位档案管理模式已经无法迎合新时期的发展需求，而档案服务机制也存在相当多的不足，不能迎合使用者的具体需求。为了提高档案管理与服务效率，事业单位有必要结合自身的发展需求优化档案服务流程，建立健全档案服务机制，采用全新的档案管理信息化实践手段，不断提高档案管理人员的专业素质与道德修养，确保档案服务功能能够得到进一步拓展和完善，为使用者带来更多的服务内容，充分发挥档案资料的使用价值。
参考文献
［1］刘伟．事业单位档案管理及服务效率提升策略研究［J］．传播力研究，2019（33）：298
［2］张艳红，于磊.事业单位档案管理工作的优化路径探究［J］.经济学，2019（06）：76—77.
［3］李素芳.新时代事业单位档案管理的思考［J］.档案管理，2020（06）：129—130.
作者简介：吴煜华（1982-），男，侗族，广西南宁人，本科，主要从事档案管理员助理工作。