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浅谈会计档案管理的规范化

发表时间：2021/8/9 来源：《中国科技信息》2021年9月中作者：王婷宋洪花金美玉

[导读] 在行政事业单位的财务管理中，会计档案管理是不可或缺的环节，反映着行政事业单位的财务状况，支持和保障着行政事业单位的正常运营和管理。

延边朝鲜族自治州农业科学院（延边特产研究所）王婷宋洪花金美玉 133000

摘要：在行政事业单位的财务管理中，会计档案管理是不可或缺的环节，反映着行政事业单位的财务状况，支持和保障着行政事业单位的正常运营和管理。目前，会计档案的管理水平落后于经济发展水平，缺乏规范化管理标准。为了促进会计档案管理水平的提升，本文在分析和研究规范管理会计档案存在的问题的基础上，对进一步做好会计档案管理规范化提出相应对策，对促进会计档案管理规范化和促进行政事业单位的健康可持续发展起到积极作用。
关键词：会计；档案管理；规范化
        引言
        会计档案是行政事业单位财务管理的重要环节，也是国家档案的必要组成部分，主要包括会计凭证、会计账簿、财务报告和其他会计资料等以文字和图表形式保存的资料。随着信息技术的发展，会计档案也包括电子会计档案。会计档案具有形成范围广泛、档案类别稳定和外在形式多样等特点，真实反映着行政事业单位的财务运行情况，对行政事业单位的经营发展与管理，甚至国家宏观政策的制定起着重要作用。
        一、规范化管理会计档案存在的问题
        1.会计档案管理制度不健全
        有些小微行政事业单位因日常业务少，会计档案以纸质资料为主，没有建立完善的会计档案管理制度，导致会计档案立卷、归档、保管、借阅和销毁等管理工作的进行无章可循，同时缺乏协调机制和监管机制，致使难以划清会计档案管理责任和存在资料遗失或不对称的问题。有些中大型行政事业单位虽然建立有完善的会计档案管理制度，但因日常业务多，且随着会计电算化的发展，现有的针对纸质档案的管理制度满足不了管理电子会计档案的需求，导致无法高效、有效的利用会计资料。
        2.会计档案管理工作不规范
        从意识上来看，对会计档案管理缺乏充分的认识及重视，出现重具体会计业务的开展完成，轻会计资料搜集、整理、归档和存放管理，导致会计业务的实施与会计档案的管理工作存在资料信息不对称问题。从经验结构上来看，会计档案管理人员专业素质不佳，缺乏具有针对性的、和会计行业发展与时俱进的培训，甚至存在身兼数职的情况，加上缺乏专业人员的指导，导致在会计档案管理过程中不规范的行为出现频率较高，出错的几率也相应升高，从而阻碍相关会计业务的顺利开展，严重者可能会影响行政事业单位的发展。
        3.会计档案管理电子化落后于信息化发展
        随着绿色发展深入人心，计算机信息化的发展推动着国家有关部门推行会计档案管理电子化，但是，从目前来看，会计档案管理电子化脱节于信息化发展。首先，对会计档案管理电子化认识不足，单纯地把会计档案相关的文字、图标存储在计算机网络上，不再进行后续处理，使会计档案管理电子化水平大大降低。其次，在会计档案管理的过程中仍然以传统的管理方法为主，没有结合现代信息技术和人工智能技术的发展，以电子版会计资料取代传统纸质版会计资料，从而降低工作效率和质量。
        二、规范化管理会计档案的具体措施
        1.完善会计档案管理相关制度
        古语有云：“无规矩，不成方圆”，做好会计档案管理规范化工作的前提是有健全的相关制度。首先，根据国家会计管理和档案管理的相关法律法规及标准，结合自身行政事业单位的实际情况，制定合法、合规、合用的会计档案管理规范化制度，明确会计档案管理的范围、管理及使用部门、分类归档、移交、查阅、保存期限及销毁等内容，同时明确会计档案管理人员的职责与义务，使会计档案管理人员在进行工作时，能做到有章可循、有章必循，提高会计档案管理的规范化。

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其次，在信息化技术不断发展的今天，会计档案管理从传统的纸质版管理走向电子化管理，因此，需要在原有的传统纸质版会计档案管理规划化制度上，增加电子化会计档案管理规范化制度，促使行政事业单位电子化会计档案管理模式与制度相结合，进一步提高电子会计档案管理规范化，为行政事业单位的生产经营的可持续发展提供坚实的支持和保障。
        2.合理设置会计档案管理人员，促进会计档案管理规范化
        第一，设置专人专职进行会计档案管理，避免会计档案资料存放无序、遗漏、损坏等问题出现，同时提高会计档案管理的规范化水平和加深对会计档案资源的开发利用。对于无单独设立会计档案管理专员的小微行政事业单位，可采取交付第三方档案管理机构，对会计档案进行规范化管理。第二，提高管理人员专业素质。信息化技术的发展及互联网的广泛应用，电子化会计档案管理模式已逐渐替代传统纸质版会计档案管理，而电子化会计档案具有载体特殊性和过程信息化特点，在这种情况下，行政事业单位需要招募专业的管理人员或对会计档案管理人员进行培训，特别是关于计算机、互联网技术应用于规范管理电子化会计档案方面的应用，提高会计档案管理人员的业务水平和信息素养，有效促进会计档案管理规范化的发展。第三，在实现会计电算化以来，传统的会计档案管理模式遇到巨大挑战，传统会计档案已不能给行政事业单位的决策提供重要帮助。因此，行政事业单位结合自身的实际情况，按需建立适应本单位发展的会计档案管理模式，随着会计行业的发展和信息化技术的更新，不断调整管理模式，从而有效管理传统纸质档案和电子化档案，促进电子化会计档案管理的规范化。
        3.借助新技术，促进会计档案管理规范化
        信息化技术和人工智能技术的发展，推动着我们进入大数据和人工智能时代，行政事业单位的会计档案管理也不例外。首先，通过扫描设备将传统纸质资料制成电子版录入计算机档案管理系统，通过会计电算化对相关会计资料进行分类、整理。其次，利用信息化手段，对录入系统的会计资料和数据进行系统化管理，及时发现和解决会计档案管理过程的漏洞，借助大数据的强大的分析功能对会计档案所涉及到的相关信息进行分析、整理、汇总，提高工作效率。最后，随着人工智能技术的发展，在传统档案信息关联性不足方面，有突破性的应用，进一步挖掘会计档案信息的潜在价值。具有人工智能的自然语言处理技术应用于会计档案管理时，能有效提高会计档案的查全率和查准率，同时还能对行政事业单位的会计档案自主进行合理编研，给行政事业单位创造可观的经济效益。基于人工智能的生物特征识别技术能高效识别确认管理人员身份，防治会计档案资料被篡改，同时还能核查对会计档案主体的形成进行核查确认，确保会计档案内容真实。新技术的应用，有效增强会计管理工作的质量、保障会计档案管理的安全性，进一步提升会计档案管理的规范化。
        4.深挖会计档案信息，加强开发利用
        会计档案管理规范化不仅仅是在档案的收集、整理归类和保存上，还要打通规范管理会计档案的“最后一公里”——深入挖掘会计档案潜在的具有利用价值的信息。行政事业单位对会计档案建立数据库、利用信息检索工具，提高信息服务，挖掘对行政事业单位经济发展具有价值的信息，同时，需要注意的是，在对会计档案试行数据化管理的同时，做好安全防范措施，保障信息安全。
        三、结语
        会计档案是行政事业单位的重要经济档案，反映着行政事业单位的经济运行情况，关系着行政事业单位的经济发展，因此，对会计档案的规范化管理十分重要。要充分认识到会计档案管理规范化的重要性，完善会计档案管理相关制度，合理设置会计档案管理人员，借助新技术，促进会计档案管理规范化的同时深挖会计档案潜在的利用价值，走好会计档案管理规范化的最后一步。
参考文献：
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[2]涂传建,王晓丹,吉鹏飞.加强会计档案规范化管理的路径探讨[J].绿色财会,2019(11):43-45.
[3]郑芳芳.人工智能技术在会计档案管理中的应用探析[J].档案,2020(01):41-47.
作者简介：王婷女 1992年12月28日吉林延吉东北电力大学会计系本科助理馆员从事会计档案管理工作