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浅析大数据背景下档案管理的创新及应用

发表时间：2021/8/9 来源：《中国科技信息》2021年9月中作者：崔立慧

[导读] 随着网络技术的发展，档案管理中应用大数据处理技术，将传统的档案管理方式从电子档案向数据化档案转变，档案的信息获取和信息收集发生了巨大转变。

河南省濮阳市范县白衣阁乡人民政府崔立慧河南濮阳

摘要：随着网络技术的发展，档案管理中应用大数据处理技术，将传统的档案管理方式从电子档案向数据化档案转变，档案的信息获取和信息收集发生了巨大转变。但是大数据技术的核心在于对于海量档案资源的信息筛选和处理，通过大数据处理技术能够快速挖掘高价值信息，并且将这些信息所带的附加值传递给使用者，继而提高档案管理应用水平，发挥档案最大价值。
关键词：大数据；档案管理；创新；应用
        引言
        数据处理能力的提升，各行各业深度融合信息技术，传统的管理方式、操作方式也发生了极大改变。企事业单位中档案作为企业不可或缺的资料，如何做好档案管理，发挥档案效用，也成为了每个企事业单位需要考虑的问题。在大数据背景下，档案管理如何进行创新，也成为了研究热点。
        一、传统档案管理的局限
        档案作为企业经营活动的载体，档案管理工作成效对于企业的未来规划布局和发展都有极为重要的影响。所以做好档案管理工作极为重要，然而目前企事业单位在传统档案管理方面存在一定的问题，包括档案管理方式落实、档案管理制度不健全等问题。具体可以体现在以下几个方面。
        1.1 传统档案管理数据信息处理能力差
        企事业档案包括多项内容，包括人事档案管理、企业经营活动合同管理、企事业单位技术资料以及其他的发展记录材料管理，这些庞杂的信息内容，依靠简单的EXCEL表格和人工整理，让信息数据收集的精准度、收集的完整性都存在一定的偏差。同时在数据分析方面，分析速度慢，工作效率低，浪费了大量的人力和物力，对于企业而言档案数据资料后期应用水平较低。
        1.2 传统档案管理数据信息孤岛效应
        各个部门之间都有自己的档案存储，在需要使用时，就需要到部门之间进行信息调用，这种信息的调用不仅影响了工作效率，同时因为管理标准和数据格式的不同，相关数据整合效果较差，各个部门之家的信息流通性大大降低，导致信息利用率低，档案管理水平下降。
        1.3 档案管理的数据集成化问题
        档案管理不仅仅是档案的收集工作，还需要档案的管理维护和档案的调用使用工作，现阶段企事业单位中的档案管理系统仅仅提供了查阅、录入等简单的档案管理功能，没有充分发挥网络平台的信息处理集成能力，将线上的高效工作转化为了线上与线下相融合的工作模式，增加了人为管理误差，降低了工作效率，所以要加快开发档案管理的集成化问题，将管理平台的功能进一步丰富和优化，提高管理水平。
        二、大数据档案管理的创新应用
        传统的档案管理制约了档案管理效能，必须要改变这一情况，开拓档案管理新局面。信息技术的发展，对于数据处理能力的提升，让档案管理工作变得更加简单和方便成为了可能。所以基于大数据档案管理工作的开发与应用成为了现代档案管理中不可缺少的一部分。
        2.2 数据价值的进一步扩大
        利用大数据技术与档案管理工作相融合，进一步提升的档案数据价值。前文已经论述了档案管理中存在大量的数据，但是这些数据并不代表都是有开发利用价值的，针对某个项目或者某个作业任务，仅仅有部分数据材料是有价值的。利用传统的方法进行筛选，费时费力，同时筛选的精准度较低。而引入大数据技术，对档案数据进行全面覆盖筛选，并且可以迅速找出关联内容，在关联内容中可以进行二次甄别筛选，找到可以使用的档案数据资料，提高了档案数据提取和筛选效率，保证筛选无遗漏。
        数据的获知变得简单快捷，让信息的利用水平得到了一个质的飞跃。档案管理应用人员通过大数据很快的完成资料筛选，然后就可以将这些材料投入到企事业单位实际业务之中，发挥档案资料的价值。
        2.2 数据推送能力提升
        前文论述道每个部门的都有相应的档案资料，在调用时不方便。

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企事业单位建成了集成的档案管理系统，但是这些档案管理学系统不能够进行针对性的推送，还需要管理人员进行有效的甄别。利用大数据技术结合过滤算法，可以根据各个部门的浏览行为，画出部门档案特征图，继而可以精准推送相关的档案材料，让档案使用人员更好更方便了解部门档案材料，提高了档案利用频率。
        2.3 大数据背景下档案安全问题
        利用大数据技术提高了档案管理效率，但是也改变了档案的管理模式，档案从线下转化为线上资源，档案的安全性也是需要考虑的问题。因为企事业单位中诸多合同材料都是被存储在数据库之中，如果不能够保证系统的安全性，则必然会造成企事业单位的经济损失，除此之外还可能会造成人事资料的外泄，继而造成更大范围的问题。所以大数据让所有的材料都变成数字形式存储，但是也为企业运营带来了新的挑战和困难。所以企事业单位档案管理在大数据时代还需要做好安全防范，制定针对性措施，提高安全防范能力。
        2.4 大数据背景下系统高度集成化
        大数据背景下，让档案数据处理能力得到了极大改善，传统的电子档案存储系统经常崩溃的问题得到了改善。系统高度集成化成为了可能，利用云计算系统解决系统的承担负荷问题，利用大数据技术来提高运算速度，可以有效的将各个部门、各个档案管理板块集成到统一的档案管理系统之内。诸多单位更是将档案管理系统集成到企业OA系统或者办公系统之中，让所有的人员都可以实时的调阅相关材料。提高了各部门之间的信息沟通效率，避免因为信息标准不统一而造成的信息无法有效传递，影响工作效率。
        2.5 大数据与智能化档案管理系统
        大数据让数据的处理变的简单，通过升级档案管理向智能化系统进化。在档案管理工作中，通过设定相关参数或者编制相关算法，企事业单位的通过智能终端可以将数据直接发送到系统之中，系统就会对数据材料进行分析，寻找其特征，然后系统会自动将所含此特征的档案材料编制相关的档案号，然后发到制定的档案数据库之中，极大的提高了档案的收集整理能力，提高了工作效率。
        三、大数据应用趋势
        大数据在档案管理中的应用趋势主要体现在以下几个方面。
        3.1数字化向数据化的进一步转变
        数字化向数据化的演变是将现有的电子档案向数据化系统的转变，企事业单位档案管理从电子档案向数据档案转变，从载体形式上而言都是线上数据形式，但是从应用内涵而言，电子档案的资源挖掘远远不够的，必须要进行深层次的挖掘与开发，大数据背景下信息管理者更加关注的不仅仅是档案资料而是档案资料价值，所以未来的重点仍是数据筛选和分析，更多新的算法和大数据计算手段被应用到档案管理工作中。
        3.2 信息共享到信息价值共享转变
        大数据技术下的数据挖掘已经达到了一个较深的层次，档案也从单纯的信息共享向信息价值共享转变，所以未来重点在于信息服务水平。获取的信息如何服务与生产经营如何服务与企业管理这是需要思考的问题。大数据背景下，信息价值共享的核心关键点在于服务系统的延伸和应用，基于大数据技术的智能终端以及综合管理平台应该进一步研究开发，提高档案价值的利用频率，避免档案资源闲置。
        结束语
        大数据背景下档案管理从电子档案向数据档案转变，档案的信息获取和信息收集发生了巨大转变。但是大数据技术的核心在于对于海量档案资源的信息筛选和处理，通过大数据处理技术能够快速挖掘高价值信息，并且将这些信息所带的附加值传递给使用者，继而提高档案管理应用水平，发挥档案最大价值。
参考文献
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