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人事考试档案工作存在的问题及解决对策尹德才

发表时间：2021/8/9 来源：《中国科技信息》2021年9月中作者：尹德才

[导读] 实际工作中由于业务繁忙而疏于人事考试档案的管理，为日后的人才选拔工作和查档鉴证留下隐患，充分发挥好考试档案的作用可以为考试更好的服务。

十堰市人事考试院尹德才 442000。

【摘要】实际工作中由于业务繁忙而疏于人事考试档案的管理，为日后的人才选拔工作和查档鉴证留下隐患，充分发挥好考试档案的作用可以为考试更好的服务。加强人事考试档案管理有着重要意义。
【关键词】人事考试档案;作用;现状;对策
        人事考试机构承担着各类人事资格、职称考试、专业技术人才评价、事业单位招聘工作人员笔试考务、命题、面试、证书管理以及拟订有关人事考试考务管理制度、标准和技术规范及信息化管理工作。人事考试档案是作为人事考试的成果和载体，人事考试工作档案事关考生切身利益，最终体现考生考试成果、工作业绩，是专业技术人员、大学毕业生进入进入企事业单位任职得到的原始记录。是人事考试机构在人事考试管理活动中形成的，记述和反映专业技术人员能力信息和个人信息集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的各个环节的历史记录。是有关部门技术甄别、人才选拔、人才培养和成果运用的重要依据，因此加强人事考试档案管理有着重要意义。
        一、人事考试档案的重要作用
        人事考试档案是人事考试管理的一个重要环节，对单位和个人来说，是非常重要的信息资料。主要包括考试文件、实施方案、考生信息、考试题目、考试成绩、考试材料以及网报档案库、违纪违规信息，是考试各个环节运行的真实记录。
        (一)人事考试档案是考察专业技术能力的重要依据。有关部门选拔、输送干部和专业技术人才时，除派人考察外，还必须查阅人事考试档案，以全面了解其在专业能力、考试信息、违纪违规情况、诚信情况等各方面的信息，掌握每个人的专业及所长，以便进行全面分析，权衡利弊，因人制宜，将最佳人选及时任用在最需要、最适合的岗位上去，从而及时发现优秀人才，具有依据和参考的作用。
        (二)人事考试档案是确认考生权益的可靠凭证。人事考试档案体现着考生入职前发展历程，是个人历史和现实面貌的原始记录，能比较客观、全面地反映一个人各方面的状况，是令人信服的历史证据。同时，随着考试热度越来越高，购买、兜售假证的情况时有发生，通过查阅原始记录，可以有效甄别证书的真实性，杜绝制假证书在市场上出现。专业技术人员的证书与转正定级、职称评聘、兑现待遇、退休等都有关系，都需要档案作为信证，保障个人的切身利益不受到损害。
        (三)人事考试档案为研究人事考试规律提供可靠依据。每一份人事考试档案都具有时代信息，反映当时人事考试运行模式、载体特点、档案形式、确认方式、有效期限等情况通过对材料的分析，从侧面反应考试决策的依据、组织实施方式、领导专家的意见，真实反应考试的发展历程。通过对历年考试题目的分析，可以更好地把握命题规律，提高人事考试命题质量。通过设置考生诚信档案库来引导考生诚信应考，促进考试公平，打击和震慑作弊考生，也可以为用人单位查询考生诚信情况提供依据。
        二、人事考试档案管理现状
        (一)兼职现象较多，责任意识淡薄。

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人事考试档案立卷后，内容上需要不断补充完善，注意做好材料的收集补充。档案管理工作人员多为兼职人员，平时工作任务繁杂，相对与在行政管理方面业绩比较，人事考试档案管理工作只是其中的一小部分，造成档案工作者责任意识不强，使档案管理人员既不注意档案材料的收集归档，也不按照业务规范整理档案，更不善于学习现代化管理手段。
        (二)缺乏必要知识，管理水平不高。由于职务升迁，人员调动，业务培训工作跟不上等原因的存在，对档案资料的存档方式、档案工作的功能、材料收集标准、材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应档案管理工作。档案转递、档案材料收集整理归档不及时，不规范，造成档案材料不齐不全。管理方式比较落后，业务水平处于初级阶段。
        (三) 规章制度粗放，运行机制不畅。对档案保管的主要任务不明确。没有建立基本的规章制度。档案管理过程中，没有建立健全有效的保管制度，新形成的档案材料归档不及时，材料鉴别粗糙，对材料的属性、内容把握不够精准，分类混乱，参差不齐。对材料的核查不能做到定期进行。档案转移投递记录不够详细，没有一个规范的管理标准。个别管理人员在借出使用、出具证明材料、档案利用的手续等方面不严格履行手续。同时，硬件设施解决落实差，个别单位“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁、完整。
        三、加强人事考试档案工作管理的对策
        (一)提高思想认识，加强组织领导。单位领导要高度重视人事考试档案管理工作，把它作为单位基础性工作、信息化手段的重要载体来对待。只要领导重视的单位，档案就管得好，领导不够重视的单位，档案管理就差。必须提高部门对人事考试档案管理工作的认识，实行人分时考试机构主要领导亲自负责抓总，切实加强领导，将其纳入议事日程，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，从严监督，发现问题及时解决。
        (二)稳定干部队伍，加强业务培训。部门领导要提高对稳定档案队伍重要性的认识，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的干部从事档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活、充分发挥积极性和创造性，保证档案管理工作的相对稳定。每年选派他们参加当地档案部门组织的业务培训，掌握收集、鉴别、整理、装订的技术，不断更新知识结构，精通专业知识，熟练掌握技能，提升档案保管方式。
        (三)建立健全规章制度，保障规范运行。建立健全人事考试档案的材料审核、材料接转及档案质量登记等各项档案管理基本制度，及时纠正档案中发现的问题，保证档案资料的真实性、完整性。对档案管理人员的工作任务、工作目标、职责权限和应遵守的纪律作出明确规定，促使工作人员遵章守纪。建立健全责任追究制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，利用方便，提供准确，对档案管理中出现问题的，实行责任追究，强化制度约束。
        (四)创新工作方法，提高服务质量。逐步摒弃旧有的人力管理模式，改之为技术支撑型模式，利用现代化管理手段管理档案，开发档案信息管理系统，探索建立电子档案的新途径，提高信息检索、查阅的效率和速度，适应现代化信息手段的需要。适时更新信息，使信息及时得到保护，随时为有关部门提供最新最实的信息，提高服务质量和水平。
作者简介：尹德才，男，十堰市人事考试院副院长