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档案数字化管理的现状与对策

发表时间：2021/8/9 来源：《中国科技信息》2021年9月中作者：陈常树

[导读] 档案在各种信息资源中是最重要的信息资源，蕴藏着各种信息和知识。

兴安盟住房公积金中心陈常树内蒙古乌兰浩特 137400

摘要：档案在各种信息资源中是最重要的信息资源，蕴藏着各种信息和知识。在传统档案库中，档案信息以纸质的形式来进行存储，想要准确而迅速地找出自己所需要的档案，既费时又费力，而数字化档案的管理打破了传统的档案管理模式和方法，能提高各类档案信息管理工作的质量和效率，促进资源共享和提供利用。
关键词：新形势下；企业；档案管理；存在的问题；概念
        引言
        规划管理档案是指在城乡规划及其管理活动中直接形成的应归档的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的历史记录。由于城乡规划与发展的决策、纠纷案件、再建设项目的借鉴等方面用户需求的日益增长，社会对规划管理档案的管理机构提出了越来越高的要求。传统的手工管理模式，已经严重影响和制约了规划管理档案的合理、高效利用。因此，规划管理档案的数字化就成为一种必然的选择。数字化是规划管理档案工作现代化的必要前提条件之一。在推进规划管理档案数字化的工作中,档案管理机构应注重在条件允许的前提下，有效利用现代信息技术手段,实现档案数字资源的深度整合,充分共享,将规划管理档案资源的深层次价值挖掘出来,为城乡规划、建设提供借鉴和数据支持与服务。规划管理档案的数字化是一项工作量大、技术要求严的系统工程，涉及许多环节。每一工作环节完成的质量，对整个数字化建设的质量都会产生重要影响。因此，在数字化过程中必须进行质量控制，以保证每一个环节的质量都符合预设计划或方案的要求。
        1新时代企业档案管理的必要性
        档案材料是指组织在其工作期间创建的信息资源（包括公共数据）。它涵盖了组织的所有发展趋势链接，涉及内部的各个方面，并且属于一项关键任务。相关组织本身每天都涉及大量的材料和数据信息。当今的管理方法对于该组织至关重要。根据科学研究，可以发现相关档案的内容与科学研究，实践活动的结果以及企业的发展趋势工作经验有关。不仅对企业的发展趋势有很大的影响，而且对相关工作的发展趋势具有明显的现实意义。一般来说，这项工作非常关键，传统的核心概念和方法无法适应当前的发展趋势。要及时升级，适当改革创新，与时俱进，提高企业竞争优势，改革创新档案管理方式，自主创新档案管理方式，以加快企业档案管理的发展趋势。作为相关结构的关键组成部分，档案管理涉及重要的数据信息和关键材料。根据工作的合理实施，可以保证企业工作的顺利进行，增加员工的积极性和积极性，加快工作发展趋势，使用价值明显。
        2档案数字化管理的现状
        2.1档案人员素质存在差异
        档案数字化对档案人员的业务水平要求很高，既需要懂档案专业的知识，又需要掌握扫描、数字影像处理、计算机基本操作等多种技术。档案数字化也需要档案人员有较强的个人素质，在工作中需要对破损原件进行修复裱糊、需要对扫描档案进行图像处理、需要对电子档案进行格式转换等。增强档案管理人员的业务水平、提升个人素质，是企业档案数字化的必要条件。
        2.2企业档案数字化基础薄弱
        企业档案数字化管理需进入企业信息集成系统，对复杂的档案信息进行分类，对动态产生的电子档案信息进行整理分类。但实际上，许多企业仍然停留在数字化管理的初级阶段，对于档案的概念仅停留在实物和纸质文件为载体的媒介上。而数字化过程中面对不同的档案管理方式、模式，档案工作人员具体应该如何操作，如何循序渐进地进行，企业并没有明确的规章制度来规范。
        2.3缺乏技术管理方法
        当前，我国信息技术的飞速发展也是信息管理社会的发展。使用了许多商品，包括计算机和扫描仪，这些商品加速了我国相关领域的发展趋势。

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在档案管理方式方面，企业无法与现实接轨，无法顺应趋势和发展趋势的要求，不能保证管理方法的准确性，不能保证资料的一致性。另外，许多企业继续使用传统的管理方法，无法加强对优秀技术的使用，难以实现预期目标，并危及企业的发展。
        3如何开展企业档案数字化管理
        3.1健全档案管理制度
        档案数字化管理是国家鼓励和支持的档案管理方法，档案管理部门要建立健全档案安全工作机制，完善档案管理制度。结合企业的自身状况，符合当前档案数字化发展的趋势，新建一套档案管理制度，例如，档案安全保密制度、档案信息系统管理制度、电子档案管理规范等。有健全管理制度的保障，档案数字化工作才能稳步推进，向着程序化、流程化、规范化的方向前行。
        3.2建构完善的数字化管理平台，实时共享文书档案资源
        在文书档案管理过程中，相关工作人员应结合实际情况积极建构完善的数字化信息管理平台，有效发挥互联网技术的实用性价值，进一步强化档案管理工作的数字化程度。在文书档案数字化信息平台运行过程中，还应针对其管理工作的内部结构进行合理细分与优化，从整体上保障档案管理工作的有效性。另外，在数字化管理过程中，还应将档案管理软件与计算机硬件进行有机融合，以此为各个部门搭建良好的沟通交流平台，实现档案管理资源合理配置目标。相关档案管理部门在实际工作过程中，可从档案专用服务器与备份软件的安装角度着手，科学实施OA与档案信息的交接工作，进一步加强档案管理工作的数字化建设力度。另一方面，在档案管理软件控制过程中，还应确保其与扫描仪和高拍仪的适应性，以此直接将纸质档案扫描为电子档案，并将其安全存储到相应的软件空间中。与此同时，相关工作人员还可以在指定的存储系统中完成档案资料的打印与检索操作，通过搜索关键词的方式高效检索数据信息，真正为相关管理人员提供良好的便利服务。在计算机硬件设施建设过程中，相关档案管理部门应结合实际情况成立专门的档案管理工作室，在此基础上对文书档案、照片信息进行数字化加工，进而为社会公众提供良好的档案管理服务。但需要注意的是，在档案管理软件采购过程中，应严格遵循质量优先原则，并指派专门的工作人员定期更新与检查档案管理软件中存在的漏洞问题，从源头上降低电子文档发生隐私泄露风险的可能性，有效解决文书档案管理工作中存在的各种常见问题。
        3.3逐步推进企业档案数字化转型
        想有效实现企业档案工作的数字化转型，除了以上几点建议之外，还应该注重循序渐进，科学且具有逻辑地推进档案工作数字化转型。首先企业应该制定符合自身发展情况的转型计划，以科学务实的方法对短中长期不同阶段制定不同的方法制度。协调各个部门之间的关系，实现以档案部门为主，其他部门为辅的企业档案工作数字化转型模式，争取实现档案管理工作转型渗入企业信息化建设的每个方面，为进一步实现档案数字化转型打下基础。
        结语
        规划管理档案数字化是对保存在传统载体上的档案信息，通过现代化的技术手段转化为计算机可以识别的形式，使其能够在数字环境下进行管理和利用的一种方法。这项工作是一项复杂的系统工程。高质量的数字化成果是档案数字化所追求目标。为了使这项工程能够满足规划管理档案管理和利用的现代化目标需要，档案数字化质量控制策略的制定和实施就显得尤为重要。城乡规划管理部门应在规划管理档案数字化项目建设的各个环节，加强质量控制，强化项目参与人员的质量意识和知识技能培训，在科学规划、认真实施、稳步推进的思想指导下，开展数字化工作。在数字化工作中，城乡规划管理部门还应做好系统规划，注重考量规划管理档案所具有的特殊性，做好有针对性的规划设计和计划安排，并在实际加工工作时严格按照设计规划、计划要求进行加工；同时要加强质量检查和监督，做好规划管理档案信息的深层次加工，不断提高规划管理档案的数字化质量。
参考文献
[1]孟凡宏.事业单位档案数字化建设面临的问题与措施[J].办公室业务，2017（3）：127.
[2]刘小娟.探究数字化档案的管理[J].科学论坛，2020（5）：376.