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档案信息化提高档案管理能力常春玉

发表时间：2021/8/9 来源：《中国科技信息》2021年9月中作者：常春玉

[导读] 我国的经济在快速发展，社会在不断进步，传统的档案管理工作，是以手工工作模式完成相关归档程序，档案管理工作严重滞后，发生重大纰漏及损毁等现象严重，浪费人力、物力及资源，还降低了工作效率，为企业经营活动安全生产等平添了许多的安全隐患。

兴安盟住房公积金中心常春玉内蒙古自治区兴安盟乌兰浩特市 137400

摘要：目前，我国的经济在快速发展，社会在不断进步，传统的档案管理工作，是以手工工作模式完成相关归档程序，档案管理工作严重滞后，发生重大纰漏及损毁等现象严重，浪费人力、物力及资源，还降低了工作效率，为企业经营活动安全生产等平添了许多的安全隐患。采用现代信息技术档案管理建设标准为衡量工作效率的主要指标，提高市场调查信息服务技术平台的重要性。替代单一老套的档案管理模式，可以从本质上改变及解决归档问题的不足及漏洞，提升了企业档案管理的工作效率，为企业的经济效益和社会效益带来了巨大的便利条件。
关键词：档案信息化；档案管理；能力
        引言
        互联网的广泛应用，给我们的生活和工作带来了巨大的便利，对于档案管理的发展也有着重要的影响，档案管理随着科技正在不断改变，不仅是信息技术的使用，还有一些高效的管理思想的融入，让档案管理工作更具有新意。
        1档案信息化建设及服务创新意义
        1）利于简化档案管理工作流程企业档案日常管理工作中，档案信息化建设可简化档案管理工作流程，更加便捷与准确的检索档案资料。相较之传统纸质档案整理、归类与检索，当前应用现代信息技术快速检索档案资料，同步进行档案资料的归类与储存，为工作人员节省了检查与档案找寻时间，保障了准确性，全面保障工作人员在工作时间更好地服务于用户。2）档案储存使用更加方便传统档案纸质管理模式极易档案资料损坏与遗失，现代信息技术档案管理则是数字化转换传统不同载体档案，在大容量、方便实用、空间小的硬盘亦或是网络平台中储存这些复杂的信息。计算机与网络技术的应用，突破了时间与地域束缚，可规避传统的反复查阅同一档案引起的磨损，不断提高的信息技术水平使得数据恢复功能日益完善，保障档案信息储存的持久性与安全性。
        2档案信息化提高档案管理能力
        2.1档案管理信息化需要跨档案、信息及业务的复合型人才
        一是具备信息化技术知识和技能人才，主要是做好档案信息系统的日常维护，确保系统可靠可用。二是具备创新档案业务能力人才。档案人员应将多年档案专业的业务实践经验，结合档案信息系统进行归纳、整理和创造。例如：在资料检索服务方面，以往主要是根据案卷名称、文件名称、文件字号、作者等查询，甚至信息化后可以对电子文件实行全文检索，档案查找效率大幅度提升。但在日常工作中，经常会有一些特殊文件情况，如：笔者所在的上海轨道交通行业，一些文件早期提到青浦线，一些文件后期提到17号线，其实是代表同一条地铁线路；由于轨道交通前期各类审批规划文件分散在不同年份不同子类别中。档案人员可以探索在对系统中的电子文件增设专业标签（tag）对多个内部关联、交叉关联的文件进行标签分类，甚至探索在业务流程的归档阶段由业务部门完成赋予电子文件分类业务标签，以提高后期检索利用和资料整合。三是为企业决策提供档案利用服务的人才。档案管理系统化后，将实现文件随结随归，档案人员也将重视企业业务动态信息的收集整理。在企业开展某项工作时，档案人员可以参与寻找档案资源中的显性知识和业务流程中的隐形知识进行深度开发和利用，实现从信息服务提供者专项解决方案提供者，挖掘档案中的知识实现档案价值。
        2.2推进档案管理信息化进程，丰富档案管理方法
        在档案管理工作中，档案资料的收集工作是基础环节，也是至关重要的一个环节，在此过程中，信息化系统应做到无缝对接，确保各项档案资料能够及时、完整且广泛地收集起来。

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进入到信息化时代，企企业在运行过程中会产生大量数据，而由于档案资料形成部门较多，业务档案之间存在一定的差异性，这要求档案管理工作人员在具体的工作中，对各类业务档案进行分类管理，才能保证后续档案的高效利用。这种情况下，为确保业务部门档案资料的顺利接受，应在前端控制工作中实现无缝对接，将档案管理渗透到业务系统中，确保档案数据能够顺利传递到档案系统中，以大幅度提升档案管理的规范性和工作效率。在电子档案收集过程中，档案管理部门应具备电子档案的控制权，一方面可以通过有效控制来提高档案资源的安全性;另一方面可以大幅度提升档案的可读性，为后续档案资源的开发与利用提供支持。为了大幅度提高档案管理工作水平和质量，档案管理工作人员应具备一定的现代信息技术操作技能，如熟练运用存储技术，以满足档案信息化管理工作实际需求。同时。档案管理信息化建设不仅仅是口号上的转变，更要档案管理软件和系统等建设的支持。因此，档案管理部门应加强档案管理软件系统建设，配备完善的软件设备。在电子档案数量大量增加的情况下，档案管理部门应在软件市场中合理地选择计算机档案管理软件，加强软件系统开发，以大幅度提升档案管理工作效率和质量。除此之外，在档案管理信息化建设过程中，档案管理部门应根据社会需求，构建档案管理网络平台，为提升档案管理社会效益提供保障。
        2.3加强电子文件的管理
        目前网络技术的使用，已经普及到生活和工作中，而且目前我国对于相关文件的电子化使用，也在向电子化转变。因此加强档案文件的电子化管理，是目前档案管理工作的重点内容之一。笔者针对电子文件的管理提出以下几点建议：1.成立专门的电子文件管理部门，主要对电子文件进行管理和保存，以及电子文件资源的整合，以便增加电子文件的管理效果；2.加强相关人员对电子文件的管理，需要管理人员及时注意文件的传送、接收、保存等工作，确保电子文件管理工作顺利进行；3.目前许多电子文件都存在时效性，因此需要相关工作人员关注电子文件的期限，以便在使用过程中避免因时间问题出现错误。此外，对于一些长期使用的电子文件，要定期进行备份和复制，防止电子文件缺失，导致给单位带来不必要的麻烦。
        2.4开展信息化档案管理工作专业知识技术人才培训
        企企业应开展信息化档案管理工作专业技术知识人才培训，提升专业知识水平及道德素质教育，聘用专业人士及相关专家学者指导信息化档案管理规范，企企业领导层应从自身做起，掌握理论知识及引领身边的人，强化管理能力，提升自身价值取向。建立健全信息技术档案管理体制及规范相关制度，把信息化档案管理工作贯彻落实，采用绩效考核标准，加大投入档案管理力度，吸引人才加入团队行列，从而使信息技术档案管理能力更加全面完善不断进步发展。
        结语
        企业档案信息化建设是实现知识服务的重要途径，要制定科学的规划，注重与办公自动化系统、业务系统的协调，同时严格执行相关标准，加强与档案馆的衔接，借助档案馆丰富的信息资源，为企业各项工作服务，实现企业档案信息化建设的最大效益。
参考文献
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