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信息化技术在档案管理中的应用与创新靳宇

发表时间：2021/8/9 来源：《中国科技信息》2021年9月中作者：靳宇

[导读] 随着经济社会的不断发展，大数据时代已然到来，对于档案的信息化管理也逐渐渗透到了所有行业。

兴安盟住房公积金中心靳宇内蒙古兴安盟乌兰浩特市 137400

摘要：随着经济社会的不断发展，大数据时代已然到来，对于档案的信息化管理也逐渐渗透到了所有行业。为了让档案信息的获取可以不再受到时间、空间的约束，在档案管理领域，通常会把计算机应用进来，以期能够进一步提高档案管理的效率，也即实现档案管理的信息化。说起来，档案管理信息化就是借助计算机程序识别和读取把实体的信息资源转变为数字化数据的电子信息资源，且确保此类数字化资源在任何一台拥有权限的智能设备上均能够被读取，也即通过整合和处理加工数据资料，并在后台构建专门的信息资料数据库，且在这一基础上建立相关的信息管理系统，统一将信息资料数据进行搜集、分类、整合、存储，其目的在于便于后期的及时查找与利用。由此，文章就信息化技术在档案管理中的应用以及创新进行了分析。
关键词：档案管理;信息化;计算机技术
        引言
        近年来，随着时代以及科学信息技术的快速发展，我们已然步入了一个全新的时代———数字化信息时代。数字化信息时代下，各种信息网络技术被广泛应用在各行业与领域中，为人们的日常生活、生产、工作以及学习提供了极大便利。而同时，档案管理工作也随着时代的不断发展，紧跟时代前进的步伐，逐渐引入了数字化信息技术与设备来开展档案管理工作，旨在能够从以往传统的档案管理工作方式向先进数字化档案管理工作方式所转变。但从我国档案管理工作现状来看，其档案管理工作中存在着一定的不足之处。
        1档案管理工作的现实意义概述
        档案资源内容丰富，其中有历史发展方面的各类信息，也有过去的具体工作信息，可为相关工作的顺利进行提供依据。当前档案管理工作的现实意义，总结包括两个方面的内容，具体如下:(1)档案可作为真实的历史凭证，是工作决策的重要参考依据，形成于社会实践活动过程，并且其中包含的各项信息都具有真实性，并非后人根据个人意愿而随意编造，保证了历史情况记录的真实性和客观性。部分珍贵档案资源是当事人在具体的工作中亲笔手稿;部分档案资源有着领导批示和签署。在具体的工作中，要想充分挖掘档案当中具有价值的信息资源，应做好档案的编码、保存等相关工作，才能确保档案资源的利用更加便捷和有效。(2)近些年来，我国档案事业发展迅速，各地企企业档案管理部门与时俱进，不断摆脱传统思想的禁锢，勇于改革创新，从过去的单一保存档案资料逐渐将重点工作转移至档案资源开发与利用的综合服务上，以此作为促进精神文明社会、物质文明社会建设的科学途径。在此过程中，应注重信息技术等现代先进技术的引进，不断提高档案资源统计、收集与整理等工作的效率和质量，以丰富档案管理服务功能，以期在社会发展中充分发挥档案管理工作的积极作用。
        2信息化技术在档案管理中的应用与创新
        2.1加强档案管理人员的信息技术培训
        档案管理信息化管理设计新型的高科技设备和技术，这就为档案管理人员提出了新的挑战，需要他们能够熟练地操作信息化设备，具备相应的信息化技术知识。同时面对信息化的档案管理，他们的档案管理知识也要有所更新和完善。总之一句话，信息化的档案管理需要同时具有档案管理能力和信息化素养的综合素质人才。因此，我们首先可以从外面引进优秀的综合素质人才，创立一个同时具有档案管理能力和信息化素养的人才团队，增强企业整体的档案管理质量。再一个，就是要重视对档案管理人员的教育培训，利用邀请专家讲座或是实际演练或是课程培训等方式，提升档案管理人员档案信息化管理水平。

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        2.2高调强化信息化档案管理建设，是实现企业科技创新战略因素
        现代信息技术不断进步，信息技术档案管理工作的建设是必然趋势。通过科学技术网络信息服务领域开展信息档案管理工作是需要长期稳定发展的艰巨任务，要改进工作方法革新档案管理制度，全力推进信息化建设，认识衡量标准能力的重要性。信息化档案管理能够有效预防档案管理的风险及防范漏洞，利用实时记录及实时规避错误信息等智能监控设备，将档案管理能力全面提升。企企业需要开展专业知识水平及道德素质的培训，领导层要重视信息化档案管理建设工作，要从自身履行责任，真正地把信息技术网络档案服务平台发展起来，发挥信息安全技术档案管理的职能作用，推动企企业信息化技术档案管理建设，实质性地提供企企业经济保障和社会效益的全面能效水平管理。
        2.3职务信息化
        在传统意义上，档案管理工作一般都是依靠人力实现的，档案管理人员在具体操作过程的不细致很可能直接造成数据错误，造成查询人员在检索和利用相关信息时受到较大的困扰。而档案管理的信息化能够有力弥补这一问题，其对于单位的信息能够进行集中的细分、检索、开发或者是集成，这样就可以根据信息化的数据系统，从而替代传统的档案管理人员的目录编制、信息储存以及类型划分等工作，这样既可以有力地提高档案管理工作的效率，也可以进一步杜绝信息错误的现象的发生。
        2.4推进档案管理信息化进程，丰富档案管理方法
        在档案管理工作中，档案资料的收集工作是基础环节，也是至关重要的一个环节，在此过程中，信息化系统应做到无缝对接，确保各项档案资料能够及时、完整且广泛地收集起来。进入到信息化时代，企企业在运行过程中会产生大量数据，而由于档案资料形成部门较多，业务档案之间存在一定的差异性，这要求档案管理工作人员在具体的工作中，对各类业务档案进行分类管理，才能保证后续档案的高效利用。这种情况下，为确保业务部门档案资料的顺利接受，应在前端控制工作中实现无缝对接，将档案管理渗透到业务系统中，确保档案数据能够顺利传递到档案系统中，以大幅度提升档案管理的规范性和工作效率。在电子档案收集过程中，档案管理部门应具备电子档案的控制权，一方面可以通过有效控制来提高档案资源的安全性;另一方面可以大幅度提升档案的可读性，为后续档案资源的开发与利用提供支持。为了大幅度提高档案管理工作水平和质量，档案管理工作人员应具备一定的现代信息技术操作技能，如熟练运用存储技术，以满足档案信息化管理工作实际需求。同时。档案管理信息化建设不仅仅是口号上的转变，更要档案管理软件和系统等建设的支持。因此，档案管理部门应加强档案管理软件系统建设，配备完善的软件设备。在电子档案数量大量增加的情况下，档案管理部门应在软件市场中合理地选择计算机档案管理软件，加强软件系统开发，以大幅度提升档案管理工作效率和质量。除此之外，在档案管理信息化建设过程中，档案管理部门应根据社会需求，构建档案管理网络平台，为提升档案管理社会效益提供保障。
        结语
        总而言之，信息化时代背景下，档案管理工作的信息化的发展与建设是必然趋势，也是时代发展的必然结果。因此，在日常工作中，各档案管理单位或机构都应该结合自身档案管理实际情况，积极采取有效解决措施，注重信息化技术与设备的引进与应用，从而才能够促进档案管理信息化建设的良好发展。
参考文献
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