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大数据时代事业单位人事档案信息化建设研究戴中兴缪琦

发表时间：2021/8/9 来源：《中国科技信息》2021年9月中作者：戴中兴缪琦

[导读] 随着国家科学技术的发展，国家信息技术事业也有了很大的进步

中国科学院苏州纳米技术与纳米仿生研究所戴中兴缪琦

摘要：随着国家科学技术的发展，国家信息技术事业也有了很大的进步。对于政府机关人事档案管理而言，这些新技术运用的运用也有重要的意义。人事档案管理工作并不是满足其他的部门的查阅与使用，实际上人事档案的管理工作可以借助大数据管理，实现各类信息与各种部门之间的信息传送与分享。如今，档案信息的保存与分享越来越受到各方的重视，所以在大数据时代，事业单位人事档案信息化建设很有必要。本文主要分析了事业单位人事档案工作的主要内容与特点，并分析了当前事业单位人事档案建设工作中存在档案库管理方式落后、纸质档案信息化存储不足、档案的真实性存疑、档案数据共享困难、人事档案保密性不强的问题，并阐述了可以通过大数据完成档案电子化管理、建立人事档案云储存平台、优化人事档案管理系统、加强信息保密性的方式来进行事业单位人事档案信息化建设研究。
关键词：大数据时代；事业单位；人事档案；信息化建设
        引言：
        档案信息是伴随每个人一生的，事业单位的人员档案反映了事业单位人力资源状况，也为事业单位后续人才需求指明方向，所以对于事业单位的人事档案的储存与运用变得至关重要。在互联网时代，对于各种数据的管理与收集变成了一项重要的技能。同时，对于事业单位来说，人事档案的信息怎么才能在其中挖掘出最有用的资源，并且运用到工作中是必不可少的。但是当前，事业单位的人事档案管理工作存在一定的问题，并不能让工作很好地开展下去。档案管理方式依然落后，保持着传统的纸质管理，人事档案更新不及时，档案更新速度缓慢，甚至由于信息的闭塞性，档案信息的真实性都不能保证，各类人员信息档案与其他相关部门分享困难，数据的保密性也不够。
        一、事业单位人事档案工作的内容与特点
        事业单位人员档案内容广泛，包括人事档案、健康档案与专业技术档案。人事档案记录了即将退休人员从工作开始的人事关系，一直记录到人员退休；健康档案记录的是即将退休人员的健康状态，为事业单位以后返聘身体素质好的老同志发挥余热打下基础；专业技术档案是指一些专业技术岗位人员在技术类工作上的档案。人事档案的存储不仅包括人事关系，其实员工的健康档案与专业技术档案都可以统一为人事档案，所以事业单位对于人事档案的工作就会变得复杂，对档案的管理工作需求不清晰，不能很快处理好各部门需要的数据与人员信息，分享速度慢，这对事业单位人事工作的处理存在一定的阻碍性[1]。
        二、事业单位人事档案建设存在的问题
        （一）档案库管理方式落后
        对于这些重要的档案资料，事业单位职员档案管理制度基础薄弱，没有相关机构监督事业单位人员档案的保管，所以经常发生档案无人看管，甚至档案被借阅、乱丢乱放；其次，很多领导缺乏对单位职员档案合理储存的意识，资金匮乏，没有专门的档案管理地点，档案管理者是其他部门的工作者，一人多岗任职，或者档案管理者水平低下，责任意识不强，对于人员档案不重视，档案存放不达标，导致可能会发生档案丢失的现象；没有特定的技术人才进行档案管理与服务工作，对档案的处理没有相应的程序与方法，事业单位档案管理一般都是纸质档案，或者通过手写档案，档案多而杂，很容易丢失。
        （二）纸质档案电子化不足
        当前由于国家单位统一部署，所以大部分事业单位的各种管理制度是统一的，进行大改革需要不断试错，所以大部分的事业单位对于档案的储存保留的都是传统的纸质档案储存方法，对档案的电子化信息更新不及时。虽然当前的干部档案管理系统中已经有数字化档案的规定，但是实施起来有诸多困难。事业单位对档案的处理只要是依靠人工的方式对归档资料进行收集，对人员信息进行处理，这种处理信息的方式既缓慢又容易出错，对纸质信息的查询不够仔细，很容易出错。事业单位档案管理一般都是纸质档案，或者通过手写档案，档案多而杂，很容易丢失，而且不能及时联网，导致信息更新不及时，思维固化与科技落后阻碍了电子化档案管理的成长。
        （三）档案的真实性存疑
        当前，大部分事业单位人事数据的录入主要靠人员手动输入，纸质归档的方式进行录入，这种方法很容易让档案信息的真实性存在问题。首先，在数据录入的时候，人员对材料的真实性并不能保证，只能依靠自己的生活经验来进行信息的甄别，这往往会存在鉴别人员有敷衍的现象，对材料信息只是保证整个录入的程序完整性，并不会对档案资料进行过多的思考；其次，系统不能立刻识别出录入的信息是否真实，虽然现在的部分事业单位对部分干部的档案已经实现了电子化处理，但是大部分仍然是没有完成信息电子化；最后，由于数据系统的不完善，大部分的数据可能会遭到网络病毒的攻击，数字档案容易被篡改，同时，第三方对干部人事档案进行储存时可能由于数据的问题，导致档案信息的失真，所以在当前的数据处理中需要找到更好的方法来保证数据的真实性。
        （四）档案数据共享困难
        由于事业单位人事档案信息是重要的档案资料，所以对于其他部门来说，查阅的流程也是比较繁琐的。

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大部分的档案管理人员对档案的审批流程需要一定的时间，纸质的档案材料的审批更为复杂，当前人事档案管理主要涉及到两个部门，人事管理部门与人员管理部门，档案管理部门主要对人员管理部门负责，只是对人员管理部门开放，并没有实际的查阅权限，所以如果其他部门需要相关资料还需要找相关人员管理部门，经批准后，才能查阅相关资料，所以其使用效率非常低下，并没有被其他部门使用，由于这些信息是在特定的管理部门进行传达，所以在一些特定范围内也不能进行信息共享，并没有做到更好地为需要档案的管理部门负责[2]。
        （五）档案信息保密性差
        档案的保密性问题是事业单位人事档案管理中最基本的问题，但是由于当前事业单位主要是以纸质档案信息为主，档案内容多且杂，每本档案都录入系统需要耗费的大量的人力，所以会存在敷衍了事的情况发生，档案的保密性工作就会存在一定的问题；同时，由于硬件与软件设施的更新不够及时，所以之前的软件的安全性也不能很好地保证；第三，由于当前的档案管理系统老旧，程序差，容易被外界病毒攻击，容易造成档案的信息流失。
        三、事业单位人事档案信息化建设的措施
        （一）完成档案信息电子化处理
        由于数据的不断发展，大数据时代的来临，改变了事业单位档案管理的模式。大数据的应用首先需要改变地方认识档案管理模式，但档案信息转换为数据，进而对人事数据进行处理，这会减轻档案管理人员的管理工作。事业单位应该根据本单位的情况建立专门的人才档案信息库，更新档案管理模式，同时与其他政府部门进行信息同步更新。单位可以成立专门的档案电子化管理小组，组内员工通过多方学习不断完善人员档案处理方法，加强对组内人员档案电子化管理的培训。人员的档案电子化处理有利于提高档案保管者处理档案工作的效率，还有利于降低其工作的繁琐性，提高员工档案信息的准确性[3]。
        （二）加强档案信息云储存
        通过对人事档案管理系统的不断升级，针对档案数据的容易损坏性与丢失性，加强对档案信息的云储藏功能的开发，不断增强人事档案信息的保管工作，对档案资料能及时进行转出，以防止因为意外情况导致原始材料丢失而不能对后续数据进行对比，加强档案信息云储存，也避免了档案管理人员在信息更新后对档案工作的进一步整理，节约了档案管理者的工作时间，让他们有更多的时间思考如何将档案的管理工作进行更好地处理。
        （三）优化档案信息共享功能
        前面提到，由于当前人事档案管理主要涉及到两个部门，人事管理部门与人员管理部门，档案管理部门主要对人员管理部门负责，只是对人员管理部门开放，并没有实际的查阅权限，所以会造成信息的闭塞，并没有真正为他们服务，所以加强档案信息共享十分有必要。这需要确定每一个层级在人事档案管理工作中的层级，简化查阅审批流程，做到档案能给其他部门共享变得更为便捷。首先确定各个层级的查阅权限，在权限以内的查阅不需要进行大的审批，可以直接进行查阅，这会节省查阅人员的时间，同时也让这整个查阅流程变得简单。最重要的是，对整个数据的管理权限的设置，数据的修改只能有专门的人员来修改，这样会保证整个档案的真实性与原始性，不会因为查阅的人变多了而导致信息被改变的现象发生。
        （四）提高数据的真实性与保密性
        实现档案信息管理最重要的也是档案信息的真实性，因为假的信息一旦录入系统，形成数据，最后进行核对就很困难，纸质材料的对比量巨大，不一定能发现问题，所以在进行纸质档案的识别时就要注意，档案管理人员在第一道防线就要守住，对存疑的资料一定不能马虎带过，需要进行实地考察，确保该资料的真实性与完整性，同时对录入的数据需要按时按量地完成，设置一定的程序，最重要的是对纸质档案中进行涂改的年龄与学历等信息需要仔细甄别，积极排查，以防年龄与学历造假。同时针对档案保管者认知水平落后的缺点，单位应该投入资金让保管人员接受相应的档案归档、保存培训，认识到档案保存服务的重要性，并学习新的信息化电子档案管理[4]。
        四、结束语
        在信息化不断发展的今天，大数据的应用不断增强。陈旧的、纸质版档案保存方式已经不能满足单位的需求，优化事业单位人事档案处理方法变得越发重要。通过不断加大人力、物力的投入，健全档案管理体系，进行电子化档案管理等手段，事业单位人员档案服务工作开始逐渐拨云见日。但是这些优化档案管理的方法可能不会满足未来单位的发展需求，所以还需要各事业单位不断探索出更好的档案处理方法。
参考文献：
[1]许兰香.浅谈大数据时代对事业单位人事档案创新管理的影响[J].传播力研究，2019,000(008):227-227.
[2]李石.大数据时代事业单位人事档案管理信息化建设探索与实践[J].图书情报，2019,000(009):P.1-2.
[3]张伟城.大数据时代下机关事业单位人事档案管理面临的困境及出路探索[J].兰台内外，2020,No.301(28):7-9.
[4]郑明伟，王锋华.探讨大数据时代事业单位档案信息化建设策略[J].电脑迷，2019,000(002):16-17.