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对办公室行政事务管理工作的认识及探讨张科明

发表时间：2021/8/9 来源：《中国科技信息》2021年9月中作者：张科明

[导读] 随着我国综合国力的提升，促使国家对办公室行政事物管理的工作质量要求越来越高，再加上行政事物管理工作对单位的发展具有重要影响，需要相应工作者协调各个部门之间的关系，为单位的平稳发展创造良好条件。

徐州市财政效能中心张科明江苏徐州

摘要：随着我国综合国力的提升，促使国家对办公室行政事物管理的工作质量要求越来越高，再加上行政事物管理工作对单位的发展具有重要影响，需要相应工作者协调各个部门之间的关系，为单位的平稳发展创造良好条件。本文主要对本文主要对对办公室行政事务管理工作的认识及探讨进行浅析。
关键词：办公室；行政事务；管理工作；认识；探讨
        引言：机关行政事务管理是一项工作内容多、任务繁杂的工作职业，对单位的长期发展起着主要的影响作用，在具体工作的过程中管理难度大，再加上当今社会变动节奏加快，需要行政事务管理工作者学习的内容较多。因此，办公室行政事务管理工作者在工作中，应根据单位运转的实际情况，积极与各个部门沟通，采用科学的管理制度，有序提升行政事务管理工作者的工作效率。
        一、办公室行政事务管理工作的认识
        1、工作内容
        单位办公室行政事务管理工作是一项综合性工作，在工作中需要负责两方面的责任，即就是服务和管理，工作内容复杂，需要接待客户、下发通知、档案管理、对各项工作督查督办等，并且这些工作对单位的平稳运行具有关键性的影响。因此，为了推动单位实现平稳发展的目标，办公室行政事务管理的工作人员应在日常中通过多种方式拓展视野，学习新型管理观念和方法，提升自身的管理水平，增强自身的管理质量，切实发挥办公室行政事务管理在单位中的价值，促使单位各项工作都能有序运转。
        2、工作特点
        1、服务性
        办公室行政事务管理工作是以服务企业高层和基层的中间部门，具有服务性特点。工作人员每天的工作内容较多，需要与多个部门和层级保持良好联系，解决员工在工作中存在的问题，为员工建设良好的工作环境，为提升单位综合工作效率奠定基础。
        2、多样性
        对于办公室行政事务管理工作来说，工作内容较多，每天需要处理各种单位内部的大小事，如果在处理事情的过程中，出现处理方式不恰当、处理结果不合理的情况，容易出现问题扩大的形势，从而对单位的发展造成不良影响。因此，相应工作者在工作的过程中，需要以端正的态度面对各种大小事，以积极的心态处理相应事务。并在日常工作中全面的督查各个部门，防止出现不良问题。
        1.3困难性
        首先，办公室行政事务管理工作者的职责范围广，在工作中需要有统领全局的观念，根据自身的工作经验对各项工作事务进行系统管理，合理安排领导会议、购发办公用品等，这些工作内容如果处理不好细节问题，则会影响单位的工作效率。其次，需要相应工作者具备良好的沟通能力，处理好上级和下级、部门和部门之间的关系，在单位内部需要给员工创造良好的工作条件，在单位外部需要营造良好的单位形象。最后，需要工作人员具优秀的应变能力，由于行政事务管理工作每天需要处理的问题较多，解决时间较短，为了单位平稳运转，需要相应工作者在较短的时间发现问题、解决问题，并且防止问题再次发生，这就对工作者的随机应变能力具有较高要求。
        二、办公室行政事务管理工作的探讨
        1、工作现状
        管理制度不够完善。对办公室行政事务管理工作的要求就是规范管理，提高工作效率。

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然而通过实际调查发现，很多单位的办公室行政事务管理工作存有管理制度不够完善的问题，导致员工在工作中没有明确的工作目标，不能理性认清自身的工作职责，使得他们在处理事务中存在工作效率低下的问题，影响了单位的平稳发展。
        监管力度不足。办公室行政事务管理工作者在工作时，由于日常处理的事务较多，从而使得他们在现实监管中，容易忽视对细节的检测，不能及时发现其中存在的问题，导致单位在日常运转中经常会出现各种问题，使得单位难以实现平稳发展。
        管理水平较低。随着国家综合实力的提升，推动单位不断向前发展，使得单位项目增多，增加了行政事务管理工作者的工作内容，然而通过调查发现，现如今我国办公室行政事务管理工作者仍存有管理观念陈旧的现象，专业水平较低，在管理的过程中不能紧跟时代变化灵活变更自身的管理观念，降低了他们的管理质量。
        2、改进措施
        制定完善管理制度。为了确保单位平稳发展，提升办公室行政事务管理质量，单位应在发展的过程中，结合行政事务管理中存在的问题，制定科学的管理制度。为了提高制度的可行性，管理部门可以将其分成两个步骤实行，第一个步骤是制度试运行阶段，单位可以在内部网站上开辟反馈渠道，如果工作人员在管理的过程中，发现制度漏洞时，可以采用图文结合的方式，将制度问题详细描述并通过反馈渠道汇报给单位，这样领导可以结合工作人员的反馈，分析制度漏洞存在的原因，并根据单位的实际情况进行完善。第二个步骤是实施阶段，该阶段管理制度的内容不能随意更改，需要行政事务管理的工作者严格按照制度规范自身工作内容，并采用责任制的方式，将各项工作落实到人，这样可以在后期出现行政事务处理的工作问题时，可以第一时间找到责任人，询问他们的工作步骤，找到问题产生的原因，在短时间内快速解决问题，并按照情节严重程度，采用薪资惩罚的方式，提升行政事务管理工作者对项目审查的重视程度，全面提高行政事务管理的工作质量。
        加大监管力度。对于办公室行政事务管理工作来说，涉及到的工作内容较多，工作人员在检查单位运转情况时，容易出现检查不全面的情况。因此，为了在检查中及时发现单位内部存在的问题，就应加大监管力度，结合管理制度制定完善的质量管理工作程序，规范监管步骤，促使工作人员能够在检查单位情况时，及时发现单位存在的潜在问题。再者，办公室行政事务管理的工作者可以在监管的过程中，借助现代信息技术，通过线上沟通的方式，了解各个部门的运转情况，加强与各个部门和单位之间的联系，在互动中分析员工在工作中是否存在问题，增强自身的工作效率。
        提升工作者的管理水平。办公室行政事务管理工作者的工作质量决定了单位的发展前景，对单位的工作环境和发展形势具有重要影响。为了确保单位可以有序发展，办公室行政事务管理的工作者在日常工作中，应通过多种方式提升自身的管理水平。例如，相应工作者可以在业务时间参加与行政事务管理有关的培训会，让工作经验丰富的工作人员讲解自身的工作技巧，提升相应工作者对自身工作内容的认识程度，在培训会上积累工作经验，促使全体工作者在今后开展事务管理的工作时，能够结合单位的现实情况，灵活采取恰当的方式进行管理。与此同时，为了端正办公室行政事务处理工作者的工作单态度，单位可以采取薪资奖励政策，将相应工作人员日常工作表现进行记录，并在月末积极对工作表现优异的人员进行薪资奖励，促使其它工作者在工作者中，时刻在心中树立良好的工作意识，能够端正自身的工作态度，以严谨、细心的工作心态投入到工作中来，全面提升办公室行政事务管理工作者的管理水平。
        结束语：综上所述，随着国家综合实力的不断发展，对办公室行政事务管理工作者的工作质量要求越来越高。为了提升办公室行政事务管理工作者的工作效率，相应工作者应全面分析事务管理中存在的问题，结合单位管理现状，制定完善的管理制度，加大监管力度，通过多种方式提升办公室行政事务管理工作者的管理水平，促使单位实现平稳发展的目标。
参考文献：
[1]张晓丹.企业办公室行政事务管理工作的相关研究[J].经营管理者，2019：54~55.
[2]王琳.新时期企业办公室管理实践思考[J].现代商贸工业，2020，12：68~69.
作者简介：张科明（1979年12月生），男，江苏邳州，本科，徐州市财政局下属（徐州市财政效能中心），高级工，研究方向：行政事务，党务工作