关于城建档案管理数字化建设的几点思考--中国期刊网

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关于城建档案管理数字化建设的几点思考

发表时间：2021/8/9 来源：《中国科技信息》2021年9月中作者：欧阳建云

[导读] 互联网新时代背景下，信息大多以数字档案的形式来记录、储存在专属部门中。

海西州城市建设档案馆欧阳建云青海省海西州 817099

摘要：互联网新时代背景下，信息大多以数字档案的形式来记录、储存在专属部门中。当然，单位自然会有一些重要信息需要云端保存，那么数字档案就是不可或缺的。当信息的数量比较少时，整理难度不大，但是，当信息量增大，传统的档案管理模式就很难解决。所以，城建档案的数字化管理是十分重要的，我们要采用高效的方式来整理大量的城建信息档案。
关键词：城建档案；数字化；管理
        引言
        现如今，数字技术被广泛应用于普通民众的生活和工作中，其中数字化技术已被用于文件管理，以有效地提高工作效率和质量。城建档案管理的数字化是在城建档案管理链接中使用数字信息技术，将纸质档案转换为数字电子档案，并将其存储在城建档案管理系统中。数字化技术将档案的存储形式发生巨大改变，包括后续的查找方式也随之有所改变，从而使城建档案管理操作的创新发展得以继续。数字化技术的最明显优势就是大大节约了档案存储空间，并通过对文件管理内容进行分类，在查找、存储档案资料是提供了极大的便利。在数字化城建档案管理中，始终坚持真诚，有效，安全，便捷的服务宗旨，大大提高了数字化管理的效率。
        1数字档案信息的概念
        众所周知，古人很早就有意识进行档案管理，那个时候人们的家族信息被官方统一记录和管理，当时的档案被称为卷宗，记录的材料是竹简，后来有了造纸的技术，通过纸为载体记录了更多的信息。延绵至今，我们依旧离不开纸质的档案，但问题就来了，那么庞大的信息，涵盖诸多方面，且不说对纸质版档案管理起来工作量极大，就连我们需要某些档案信息的时候，在所有的档案里面进行寻找时，即便已经分门别类了，那也需要耗费很多的时间。因此在建立电子档案系统时必须解决到位，否则将会带来重大损失。再细化的来说，利用网络来载入档案，要保证网络的安全性，比如企业内部可以设立一个专属自己的网络，并对其加密，利用计算机技术来对庞大的电子档案进行系统化的规整，在安全的环境下，我们可以进行新数据的录入，陈旧数据的筛除等等，更方便查询数据，以最快的速度找到我们想要的信息。就数字的档案系统自身而言，技术人员要操作好方方面面，考虑很多问题，比如档案系统的打开方式是否便捷，是否进行了加密处理，以及信息搜索起来是不是很繁琐等等，这些问题都是技术人员要顾及的，当然，技术人员也可以再细分信息，做一个搜索引擎或者制作一个比较细化的目录。数字化的档案信息将会给工作和生活带来巨大的便利。
        2城建档案管理数字化建设
       2.1创新服务技术
        在城建档案服务创新当中，技术创新是一个重要的保障，能够为城建档案工作提供不竭的动力。通过对现代科学技术的不断创新和应用，推动城建档案管理工作向科技化、智能化发展。所以，在城建档案服务工作中，对信息利用率的提升，是一个重要的方面。当前很多新技术在城建档案馆中得到应用，如数据推送技术、数据抽取技术、数据挖掘技术、数据仓库技术、多媒体技术等，还有在信息化环境下新开发利用的各种新型信息技术，都极大地提高了城建档案管理工作效率，拉近了用户和信息之间的关系，从而也大大提升了城建档案信息开发的工作高度。
        2.2加强城建档案信息化建设
        随着信息技术飞速发展，城建档案管理工作的管理范围从纸质档案扩展为各种不同载体档案，管理对象从档案转变为信息，城建档案信息化建设已经成为不可逆转的发展趋势。（1）建立城建档案信息化管理制度。城建档案工作是在档案信息化背景下开展城建档案管理工作。

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因此，首先要建立健全信息化管理制度，规范信息化管理流程，解决城建档案信息化工作推进过程中不同层次及不同领域间标准、规范不一致、不兼容问题。（2）研发城建档案信息化应用系统。城建档案工作的信息化建设，是循序渐进融入社会和政府信息化整体进程的动态过程。在这个过程中，除了要不断更新硬件设备、基础软件等信息化建设工作开展必需的基础设施，还要研发一套档案信息资源管理、共享、安全保障及方便利用的应用系统。
        2.3着力加强城建档案管理数字化体系的建设
        要想在数字化时代使用信息技术做好城建档案管理工作，健全的档案规范体系是一切工作的基础，能够统一管理工作的各项标准。在传统的管理工作中有很多缺陷，管理工作质量较低，城建档案管理工作的作用没有得到充分发挥，现如今，城建档案管理工作缺少统一标准，数字化技术的覆盖不彻底，所以，我们必须要有一个健全的管理规范体系，提高城建档案管理工作的质量。没有规矩不成方圆，城建档案管理体系的不够完善，使城建档案管理数字化工作不能够顺利进行，导致很容易在城建档案管理过程中出现纰漏，从而使城建档案管理无法高效的去完成，无法满足工作需求，从而丧失了城建档案管理和建设的现实意义。但是在当前的城建档案管理中使用数字化技术手段，这些现象仍然普遍存在，这很大程度上会阻碍城建档案管理数字化工作的快速发展和创新体系建设。因此，注重加强城建档案管理的数字化建设对于工作效率有着很大的现实意义，我们要注意管理体系的系统化建设，以确保城建档案管理的准确性和完整性。有效的利用数字化技术进行城建档案管理需要充分利用数字化整合技术，另外，标准化的城建档案管理可以极大地促进城建档案管理的数字化。
        2.4数字档案的安全管理目标必须要明确
        在数字档案的安全管理工程当中，需要明确安全管理目标，在制定目标的时候，必须要有专业的项目安全管理工程师借助科学手段来制定。明确坚定目标之后，必须要抵达档案管理现场充分了解城建档案的数字化管理现场的各项情况，全面掌握工程项目的要点，而且要结合国家相关法律法规政策来开展数字档案的整理收纳工作。城建的数字档案管理部门必须要在数字化档案管理工作开展之前及时提出项目管理人员的优化配置，要根据现场城建档案的数字化管理方案的要求和实际情况，来合理设置数字化档案整合管理机构。除此之外，城建档案的管理人员还负责对数字化档案整理过程当中出现的一切问题，全面掌握管理工作涉及的制度和流程，这要求相关管理人员要有效解决现场出现的一切问题。同时及时地指出问题，避免出现数字化档案整合进度之间的矛盾。
        2.5完善档案信息数据库
        城建档案的数字化管理系统是借助计算机网络实现档案业务功能的档案信息系统，除配置相应的现代化设备外，还须有一定的软件作支撑，通过软件实现数字化的文档管理、共享和利用，通过建立通用备份等技术手段确保信息不泄密和损毁。完善资源库建设是做好城建档案数字化建设的重点，加强城建档案目录建设、目录中心建设、全文数据库和多媒体数据库建设，使城建档案管理满足科学化要求，确保实现齐全完整、标准规范的优质档案信息资源建设目标。同时，还要采取措施防止由于数据格式和软硬件环境发生改变而导致电子文件不能使用的情况发生。
        结语
        综上所述，数字化技术手段在城建档案管理中的运用，可以极大的节省人力物力和财力资源，将人力逐步向服务转型，不仅仅使城建档案管理更加方便快捷，并且在需要查找档案资料时，可以快速准确的找到相应的档案资料，存取档案的过程简化大大提高了相关工作的效率。数字化技术在城建档案管理工作中的应用，也顺应了当今数字化世界的趋势，是城建档案管理模式的一大革新。
参考文献
[1]韩晓雪.数字档案信息化建设在传统档案管理中的价值及地位分析[J].兰台内外,2018(03):70-71.
[2]路乾隆.论不动产房屋数字档案管理的法律地位[J].数字档案管理,2018(01):61-64.