梁伯智1 刘 硕2
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摘要：近年来，随着当今社会经济建设及城市化发展的持续推进，各地区的大量基础设施正在逐渐完善，此时传统的纸质档案管理模式已经不能保障新时期工作需要得以充分满足。基于此，各企事业单位进行文档管理工作时，应跟随着信息化时代发展步伐加强信息化建设力度，借此保障文书档案安全性的同时，促使文书档案利用率显著提高。国家档案局于2018年强调，下属单位及其他单位都应该在档案管理效率方面进行提升，档案管理工作中应融入新时期背景下涌现的先进信息技术，进而为信息化及数据化的文书档案管理方向发展提供技術支撑。基于此，对于本管理站来说，尤为必要的就是在现有管理模式方面进行积极优化和改进。
关键词：文书档案管理;信息化;利用率;安全保护
新时代背景下，逐渐普及的网络多媒体技术，给文书档案管理提供了全新方向和更多机遇，显出推动了档案管理信息化及数字化发展局面逐渐形成。传统纸质档案的开发和利用环节，不可避免地会受各种主客观因素影响、导致档案数据信息存在缺失、不准确等因素，不仅不利于水利工程、防震减灾等工作的良好开展，同时也难以提高文书档案利用率。基于此，在开展文书档案管理工作时，应考虑到城市规划、基础设施建设、社会发展等的现实性需求，进而与时俱进，整合多种信息技术加强信息化建设，进而实现文书档案高效利用的目的，为上述工作开展提供可靠的基础保障和准确数据信息支撑。
一、传统文书档案管理现状
当前，各单位的文书档案工作基本已经全面趋于信息化方向发展，但值得注意的是，受用房条件这一限制性因素影响，加之落后档案管理方式、人员匮乏及大量历史资料数据等因素存在，使得一些单位的信息化模式仍未贯彻实行，给档案工作的科学规范、信息化发展造成了影响。从目前一些单位文书档案调阅实际情况来看，查阅档案的方式，仍沿用目录、人工检索等传统形式，导致大量库房空间被占用的同时，查阅过程往往也会消耗大量时间和人力。之后，虽然大部分单位跟随信息化时代发展，在电子档案归档目录方面加强建设力度，但因此方式对文件目录查阅时，只能以电脑及文本为主，原文信息难以看到，因而通常还需要到库房对相应文件进行调阅，所以仍然有调卷效率低及原件易破损等问题存在。
二、文书纸质档案及电子档案特征分析
（一）纸质档案
载体以纸张为主的档案形式之一就是纸质档案，如公文及会议材料等的保存。从传统纸质档案形式来看，其存储形式对阅读、保存等能提供极大便利，同时通过浏览纸质档案、也能够清晰可见其字体及字迹等内容，并且具有不可更改性的纸质档案内容、其真实性往往会更高。具体来说，纸质档案特征体现在以下方面：稳定性，载体以纸为主的纸质档案，往往具有较高稳定性，并且也会存在相对稳定的字迹颜料及染料等，具有较长使用寿命[1]。值得注意的是，传统纸质档案也存在较为显著的缺点，如受环境及条件等因素影响，保存纸质档案时需要大量的存储空间，且具有较高的维护成本，同时在查阅过程也会耗费较多的时间和人力，而在传统纸质档案保存及搬迁环节，一些自然灾害性的潜在风险问题较为严峻，如破损及丢失、火灾等。
（二）电子档案
在信息化时代背景下，文书档案发展的必然趋势就是电子档案，所以必然会产生以电子为载体的档案形式，此种档案的显著特征体现在以下方面：第一，载体小，却具有很大的存储量，如U盘、硬盘等，在把资料向电子数据进行转化的情况下，使得以往以纸为载体的档案存储模式开始被取代，随之档案管理过程的各种资源也得到了有效节约。
第二，存储多样性特征，在新时期背景下，以往单一且以文字为主要形式的纸质档案开始发生巨大改变，通过信息技术的应用，能够从数字化角度来综合处理文字及音视频等资料，之后在同一介质内进行存储，使得传统纸质档案仅能对文字加以存储的局限性被突破，因而逐渐丰富了文书档案资料内容[2]。第三，便捷的异地利用和资源共享，在逐渐形成电子档案的背景下，使得以往档案信息资源的空间及地域等限制性因素被一一突破，随之文书档案的高效利用目标逐渐实现，加之备份方式的多元化，也限制提升了档案安全性。
三、提高文书档案信息化利用率的途径
（一）建立文书档案信息化长效机制
规范性质机制。数字化的档案应与真实性管理要求相符，在进行数字化档案建设过程，应全面收集元数据，同时数字复制件应以原貌保持为主，之后向电子档案管理系统中纳入，以统一管理的方式进行档案管理[3]。文书档案信息化建设过程，需要从数字化角度来复制纸质档案，借此有效识别纸质档案全文内容的同时，把单位现有的图像数据向文本信息方面进行转化，为检索、开发、利用等提供便利作用，同时应统一要求档案信息化格式，并且把电子文档和电子版管理制度积极建立起来，以相应管理规范为依据，把职责充分明确，并且电子文档管理工作开展时，应以分离式的规范性原则为主，进而把对应规范及制度积极建立起来，确保有序化及规范化的数字文档建设全过程良好工作局面得以逐步形成。
实用性机制。数字化档案管理工作开展时，应以自身实际情况相结合，注意档案信息化发展进程及具体范围的全面考量，同时从统筹角度来综合考虑档案重要性及实际利用率等内容，进而优先处理重要文书档案的信息化建设及管理工作。此外，针对一些不具备较高利用率和使用价值的文书档案来说，这些档案的信息化加工处理可暂缓，确保档案管理工作效率以及成效得以显著提升。
同归档机制。建设信息化文档时，一项重要工作内容就是共同归档纸质文件及电子文件，在信息化文档建设工作初次进行时，应注意以往纸质文件向电子文件的转变，借此使得电子文件因自身特征而造成的存储风险问题得以有效避免，在同时归档纸质文件及电子文件的情况下，能为档案安全性提供进一步保障，并且选择同时归档的方式、也能够为答案间相互联系的良好保持提供便利作用，使得档案的整体优势得以充分发挥，对档案保管及利用等也十分有利[4]。（二）提高文书档案信息化管理水平
四、结语
目前，我国城市化、城镇化建设正在持续推进，加之国家开始高度重视水利设施、防洪减灾等工作的情况下，日益凸显了文书档案重要性，同时也在一定程度上提高了文书档案利用率。面对此种情况，要想为社会各界对文书档案资源的利用提供便利，必须要重视文书档案信息化建设，基于信息化管理模式的应用、加之各种安全保障措施的积极制定，为文书档案高效、安全利用提供全面保障。
參考文献：
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[4]潘晓梅.大数据时代文书档案管理及信息化应用途径研究[J].办公室业务，2020（10）：8182.
[5]林英华.信息化背景下文书档案管理工作研究[J].办公室业务，2019（23）：107108.
[6]赵国伟，胡爱真，刘襄军.浅谈文书档案管理信息化建设利用率和安全保护[J].高原地震，2019，31（02）：7174.