王颖
北京建工土木工程有限公司 北京市 100015
摘要：近年来，经济的发展，促进我国科技水平的提升。随着科技的发展，信息化时代的到来，档案信息化建设成为不可阻挡的趋势，不同行业都加强了对信息化档案管理的关注。对于工程档案管理而言，有效的信息化建设不仅能够提高档案管理效率，还能够优化档案管理流程，提高档案管理质量。但现阶段的工程档案信息化建设依旧存在诸多不足之处，有待调整和完善。本文就档案信息化建设与工程档案管理措施展开探讨。
关键词：信息化；工程档案；管理；建设
引言
工程档案在工程项目管理中具有非常重要的作用，因此必须进行提升工程档案管理工作的质量和效率，只有将工程档案工作标准化和科学化，才能提高工程项目管理质量。随着信息化时代的发展，工程档案也应向着信息化方向发展，实现工程档案信息共享。
1 档案信息化建设的重要意义
档案信息化建设的主要目的在于提高档案管理效率，优化档案管理流程，为档案的使用者形成更多的价值。传统的档案管理模式，主要是以纸质档案的记录与储存为根本，缺乏对档案价值的挖掘，多数时候仅仅会对档案资料加以查阅，并不会产生任何应用。随着档案管理信息化建设步伐的加快，越来越多的单位开始加强了对信息化技术的应用，将信息化技术应用到档案管理的方方面面，使得档案管理逐步呈现电子化的发展趋势，这完全替代了传统的纸质储存形式，也改变了人为管理模式。在大信息化建设的持续推动下，所有档案都能够通过电子化转化为数据信息，不同部门可以直接进行查阅，并且也能够及时上传相关档案资料，便于相互借鉴参考，共享档案资源。
2 档案信息化建设与工程档案管理措施
2.1 提高档案管理人员信息化
在信息技术全面发展的背景下，档案管理开始向信息化建设转变，随着通信管理模式的渗透，通信管理软件已经成为文献管理信息化建设的主要实践方向，越来越多的机构正在扩大通信管理软件的应用，提高文献管理的效率。为了更好地适应项目管理信息化的发展趋势，必须提高档案管理人员的信息实践水平，积极开展信息管理工作，必须加强日常培训。提高档案人员的信息素质，档案管理主要涉及各种档案资源的利用。计算机化需要将这些资源转换成电子文件，并通过选择适当的电子文件来管理应用程序。这些资源包括文档输入、文档分类、事后链接和文档摘要。由于大多数档案管理员习惯于传统的档案管理模式，缺乏足够的电子档案管理意识和工作技能，因此在实施电子档案管理的过程中会有许多缺点。档案管理部门希望改善档案工作人员的整体培训，积极探索计算机化档案管理的相关知识，提高档案管理意识，增强档案管理能力。目前，信息档案管理涉及很多设施和技术，工程文件管理员需要根据自己的文件管理进行选择。文件管理员在优化文件管理时，必须协调计划和组织工作，以确定文件管理的主要内容，便于将来的参考和使用，提高文件管理的效率。
2.2 建筑工程档案管理体制和工作程序
第一，档案管理体系。应对现有的档案管理网络进行充分地利用，实行统一集中领导和扁平化、网络化分级管理的方法。近年来，部分单位陆续调整了档案管理组织机构，将档案管理网络分层划分，下设档案管理组、档案督导组、档案检查组等小组，并分别明确了每个小组的相关职责。第二，监理单位档案管理体系。总监理工程师主要负责整体监控，另外配有土建、设备与工艺安装、电气仪表等多类别专业工程监理，采用平行检验、巡视或旁站等方式来完成监督工作，并逐渐形成系统化监理资料。第三，施工单位的档案管理体系。
为保证档案资料的准确性与完整性，施工单位设置了“五部一室”，包括项目经理部及其下设的技术质量部、工程部、计划部、物资部、财务部、档案室，全程收集和整理施工过程中形成的档案资料，并通过“五部一室”对工程项目资料进行全方位的质量控制，确保所收集的档案资料准确、齐全。
2.3 优化档案管理信息化设施与设备
档案信息化建设离不开先进的信息化设施与设备。在提升工程档案管理质量的过程中，有必要为档案管理部门配置相关的信息化设施与设备，如计算机、服务器、扫描仪等。同时，档案管理部门还应做好系统软件的开发和应用，不断完善信息化档案管理流程，建立统一的信息化档案资源共享平台。在完善档案信息化管理功能的同时，应着重关注档案录入及全文的数字化操作。档案信息数据的录入本身属于信息化档案管理的基础工作，它直接改变了传统的档案收集整理形式，使得档案管理人员在面对各个部门所移交的大量档案资料时，能够一边进行整理，一边进行电子输入，建立统一的数据格式，实施纸质档案与数字档案双向化管理。这一流程不仅能够减轻管理人员的压力，还能够提高档案管理数据录入效率，避免重复劳动的出现。
2.4 保证工程档案的质量
为了更好地发挥工程档案的作用，应该保证工程档案的质量。工程档案质量的好坏对项目管理工作具有非常大的影响，因此，必须将档案管理人员与其他部门管理人员进行紧密结合，实现各个部门之间的相互配合，将项目工程中的所有资料信息进行准确输入和存储，从而提高管理质量。
2.5 持续推动工程档案信息化管理的发展
工程建设的过程本身也是工程档案的形成过程，这使得工程档案的建立往往需要较长的周期，而在这段时间中将产生大量的工程档案信息。在传统的档案管理中，无法及时跟踪所有的档案管理信息，只能筛选出较为重要的信息加以保存，这使得一些档案管理资料不是非常完善，容易存在一定的疏漏。随着信息化建设进程的加快，工程档案管理效益获得了明显的提升。电子档案录入形式能够及时将所有资料录入档案中，并进行筛选，剔除其中没有价值的信息资料。工程档案管理部门应当在新时期建立多层次的档案管理考评制度，要求档案管理人员加强信息化档案管理的学习，提高工作素质。除了档案管理信息化手段以外，还需要尝试学习一些计算机和信息应用知识，只有对计算机管理软件形成一定的了解，才能够合理参与到档案价值的挖掘工作中，从而提出准确的档案信息分析结果，对工程的下一步开展形成重要参考依据。档案数据的录入质量将直接决定着档案管理系统的质量，因而档案管理部门应严格把好数据录入关，确保所录入的数据都准确而有效，不存在遗漏或者缺失的情况，否则难以保证档案信息资料的完整性，也会影响到整体的档案信息管理。
结语
综上所述，在信息时代，计算机应用程序的普及和网络技术的发展极大地促进了档案的管理。使用计算机和网络创建专用的文件管理平台，不仅可以有效地动态管理档案文件和提高文件管理效率，还可以节省大量人力和物力。确保档案信息建设和社会信息建设同步发展，提供快速有效的档案信息服务，促进国家经济和社会发展。
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