黄剑波
浙江省特种设备科学研究院 浙江杭州 310020
简要：档案是经验的总结，是无形的宝贵财富。利用好档案，可以有效的解决问题。利用档案的第一步是管理好档案。本文，我们以特种设备检验检测档案为例，谈谈档案管理中遇到的一些问题和解决措施。
关键词：特种设备；档案管理；问题；措施
引言
特种设备是指用于作业的大型设备，这类设备可以高效的工作，但是危险也很高。特种设备管理的一个秘诀就是建立特种设备使用档案，将特种设备的使用心得、操作技巧、问题解决经验写在档案里，无论是新人的培训还是特种设备的日常检验，都可以作为依据。这些档案可以培养一个又一个特种设备使用人才，这可以极大的避免操作失误，保证特种设备的操作安全。
一 特种设备档案管理中存在的问题
长时间重复工作容易出错。档案管理日常工作就是收集、整理、审核、归档、移交转递，同时要随时准备着为档案使用部门提供准确的档案信息。因为涉及保密，所以涉及档案管理的一切工作都需要档案管理人员亲力亲为，且随时待命。但是管理员每天面对的都是档案盒、档案袋、一沓一沓的当年材料，你弟给这些纸归档、归类、编号，装订。领导要求电子化了你还得一页一页的录入电脑。干这些工作，时间长了整个人都不好了，肯定会出错误。
领导不理解。领导有时候就觉得，不就是一个数据吗？你去给我查出来就完了，哪里那么多事情。但是几十年如一日，面临的档案整理的繁琐性是一般人所不能想象的。
档案管理人员素质过低。特种设备档案是一件很严肃很专业的事，里面涉及到很多专业的知识，档案里包括特种设备的使用心得、常见问题的解决措施、一些提高使用效率的小技巧等等，这需要专业人士去分类整理。目前，大部分企业的档案整理人员是没有学历的，有的企业甚至招聘一些年龄比较大的员工去管理，这样特种设备档案分类很难，甚至摆放也很混乱，因为这些档案管理人员根本不知道那个档案应该放在哪里，混乱无法避免。
缺乏档案意识。建立特种设备档案是管理特种设备的关键，有利于解决特种设备使用中遇到的困难。但是建立特种设备档案室是需要花钱的，很多制造类企业为了省钱，降低生产成本，压根不考虑建立特种设备档案。大部分特种设备操作者写的每日工作总结都留在了生产车间，领导把这些珍贵的特种设备使用经验当成每日晨报，签完字就当做废纸处理掉了，很可惜。
没有档案管理制度。目前很多企业对特种设备档案的管理完全是靠人，并没有形成制度。管理靠人的意识，管理员想干就干不想干就随便乱放，乱糟糟的毫无条理性。部分大型企业设有档案管理条例，但是企业领导人关注的是产品，包括每日的生产量、每日良率、产品的革新，领导的心思都放在了产品的改进措施上，没工夫监督档案室工作，而没了监督，档案室的条例成了一张废纸，还是处于混乱状态。
二 特种设备档案管理措施
首先，设备档案立卷的原则就是一设备一立卷，同一台设备不同年度产生的档案都应归到同一卷（同一），每次增加新的，可以在卷内备考表上注明增加项和时间，卷内目录和卷盒以及档案管理系统也要修改相应信息。当然如果资料比较多，也可以另组一卷，但是分类号要一致，卷号就是—2了。
使用现代化工具。档案管理目前很繁复，未来实现电子档案单套制以后能轻松很多。现在基本都是信息化办公了，选个适合的工具真的能事半功倍。比如规档云，在日常档案管理工作中使用规档云，效率提高很多。人有时候找东西是真的找不到，规档云有个全文检索，就是搜文件内的任何词，都能找到这个文件，超级方便。还有一个是能把人事档案清单导出来，上面可以看到哪些人材料都交了，哪些人需要补交材料，很方便。
做好档案部门跟范围内其他部门的沟通。须知档案部门在很多单位并不是很受欢迎的角色，年年催着其他部门的交档案，但之后的职能服务又大多跟不上。所以在档案部门工作首先要摆正自己是职能服务部门的位置，丢掉等着别人来交档案的思维方式，积极跟其他部门建立协作关系。档案的本质是整理别人的经验、见识，和其他部门闹得不愉快，那档案构建工作很难开展。
在整理档案的过程中，最基本的原则是保证档案齐全完整、应归尽归、服务到位，最后安全是底线。具体来说要做到以上几点，首先要熟悉国家和行业的各种标准规范，档案工作是很讲规矩的，一切照规矩做是标准动作了。在此基础上，由于现在信息技术和信息需求变化非常快，一些不合时宜的规矩可以探索如何改进，该引进的成熟技术可以尽管去尝试，档案行业还是很包容创新的。
积极融入行业交流。因为档案界圈子很小，各种交流的微信群非常多，大家因为没有竞争和利害关系圈子里也特别融洽，经常有各种工作经验的交流，甚至是不定期的线下交流。可以多找找同行了解大家有什么新的工作心得或做法，一起推动行业进步。一个人的思维是有限的，多和同行交流，不但可以开阔自己的视野，还可打开档案管理的思路，想出更多更好的点子，提高档案管理效率，促进档案管理工作的高效开展。
设立清单。首先就要在每个档案里面有个清单的呀，标明里面都有些什么，写上日期。在一个周期后又可以定期排查下，看看有没有丢掉什么。这样子看看呀防止档案里面的资料丢失，或者是丢失了也可以大概查出是什么时候丢失的。可以及时弥补。第二就是，档案封面处都会有个档案号，按照档案号来排列，这样以后寻找也容易。然后就是在系统里面也要有备案，让每个姓名，身份证号码，档案号都准确匹配上，以后随便输入其中一个信息就可以查到他的其他信息。
三 结语
本文通过讨论特种设备档案管理的难题，重点指出进行档案管理的难点有5点，分别是档案管理员长时间重复工作容易出错、档案管理员素质过低、领导不重视、缺乏建档案的意识、缺乏档案管理的制度，针对这些问题，提出了5点解决措施，分别是使用现代化工具、做好部门间的沟通、坚持原则、多与同行交流以及设立档案清单。笔者相信，通过采取这些措施，特种设备档案可以顺利的构建，这样特种设备的安全性可以得到很大的保证。
参考文献
[1]张诚栋.特种设备安全技术档案管理中存在的问题及对策[J].中国质量技术监督,2014（11）:156-159.
[2]覃晓燕.建立特种设备安全技术档案的几点思考[J].办公室业务，2014（09）：156-158.
[3]纪金兰.特种设备安全技术档案管理问题及应对思考[J].办公室业务，2015.